Việc sắp xếp tài liệu một cách hiệu quả, đặc biệt là những tài liệu dài, có thể là một thách thức. Với các tính năng tích hợp trong Google Tài liệu, bạn có một số cách để soạn báo cáo, bài viết, tiểu luận, đề xuất, tài liệu nhóm, v.v. một cách hiệu quả.
Bạn cần cấu trúc tài liệu để dễ dàng hiển thị thông tin và quét chi tiết. Vì vậy, hãy xem xét một số tính năng chính để sắp xếp tài liệu Google Doc tiếp theo của bạn.
1. Quét tài liệu có tóm tắt và dàn ý
Một trong những cách đơn giản nhất để tạo cái nhìn tổng quan về chi tiết tài liệu của bạn là sử dụng tính năng tóm tắt và dàn ý. Những công cụ tiện dụng này nằm bên ngoài nội dung để không gây xao lãng và có thể hiển thị hoặc ẩn chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Các tính năng tổ chức này cho phép bạn tóm tắt nội dung tài liệu của mình và chuyển đến phần bạn cần với dàn ý được tạo tự động.
Hiển thị và đóng phần tóm tắt và dàn ý
Để hiển thị tóm tắt và dàn ý, hãy chuyển tới tab Xemvà chọn Hiển thị dàn ý.
Sau đó, bạn sẽ thấy biểu tượng Hiển thị đường viền tài liệuở phía trên bên trái của không gian tài liệu. Chọn nó để mở rộng nó.
Khi bạn hoàn thành phần tóm tắt và dàn ý, hãy sử dụng mũi tên Đóng dàn bài tài liệuđể ẩn nó và hiển thị lại biểu tượng Hiển thị dàn bài tài liệu.
Thêm phần tóm tắt và dàn ý
Để thêm bản tóm tắt, hãy sử dụng dấu cộngđể mở hộp và nhập văn bản của bạn.
Để thay đổi sau, chỉ cần chọn biểu tượng Chỉnh sửa(bút chì).
Để sử dụng dàn bài, hãy thêm tiêu đề vào tài liệu của bạn (được giải thích bên dưới) và chúng sẽ tự động xuất hiện trong dàn bài. Sau đó, bạn có thể chọn tiêu đề để chuyển đến phần đó của tài liệu.
Bạn có thể xóa một tiêu đề cụ thể khỏi dàn bài nếu cần bằng cách chọn Xở bên phải của nó trong dàn bài..
2. Bao gồm và tùy chỉnh mục lục
Nếu bạn muốn nội dung nào đó trong nội dung mà người đọc có thể sử dụng để điều hướng tài liệu, bạn có thể chèn mục lục vào Google Tài liệu. Tính năng này rất cơ bản nhưng Google đã cải tiến theo thời gian để khiến nó có thể tùy chỉnh và hấp dẫn.
Chèn mục lục
Để tạo mục lục, hãy cấu trúc phần tài liệu của bạn bằng các tiêu đề. Nhập văn bản cho tiêu đề, chọn tiêu đề đó rồi chọn cấp độ tiêu đề từ hộp thả xuống kiểutrên thanh công cụ. Những tiêu đề này sẽ tự động xuất hiện trong bảng cho bạn.
Khi bạn đã sẵn sàng chèn bảng, hãy đặt con trỏ vào tài liệu ở nơi bạn muốn. Sau đó, mở menu Chèn, di chuyển đến Mục lụcvà chọn một kiểu từ Văn bản thuần túy, Chấm chấm và Được liên kết.
Chọn thiết kế bạn muốn sử dụng và bạn sẽ thấy bảng xuất hiện.
Tùy chỉnh mục lục
Bạn có thể điều chỉnh giao diện và hoạt động của mục lục trong Google Tài liệu. Đây là một tính năng thú vị.
Để mở công cụ chỉnh sửa, hãy chọn bảng để hiển thị thanh công cụ nhỏ. Sau đó, sử dụng ba dấu chấmtrên thanh công cụ để chọn Tùy chọn khác.
Khi thanh bên mở ra, bạn sẽ thấy hai phần dành cho Cấp định dạng và Cấp tiêu đề.
Bạn sẽ thấy các điều chỉnh của mình được cập nhật theo thời gian thực.
3. Làm việc hiệu quả với các tiêu đề có thể thu gọn
Google đã thêm một tính năng siêu hữu ích vào Tài liệu vào đầu năm 2023, cho phép bạn làm việc với các tài liệu dài dễ dàng hơn một chút. Bạn có thể thu gọn và mở rộng các tiêu đề. Điều này rất tốt để tập trung vào các phần của tài liệu bạn đang sử dụng trong khi thu gọn những phần bạn không sử dụng.
Tính đến thời điểm viết bài này, các tiêu đề có thể thu gọn chỉ hoạt động khi bạn sử dụng bố cục Không có trang. Không rõ liệu tính năng này cuối cùng có được chuyển sang bố cục Trang hay không.
Để sử dụng bố cục Không phân trang trong tài liệu mới hoặc tài liệu hiện có, hãy đi tới Tệpvà chọn Thiết lập trang. Sau đó, chọn Không phân trangở trên cùng và OKở dưới cùng..
Bạn sẽ thấy các mũi tên ở bên trái tiêu đề trong tài liệu của mình. Chỉ cần sử dụng những mũi tênđó hoặc nhấp chuột phải để thu gọn và mở rộng các tiêu đề.
4. Theo dõi thông tin dễ dàng với các khối xây dựng
Building Blocks trong Google Documents cung cấp cho bạn những cách nhanh chóng và thuận tiện để hiển thị thông tin bằng cách sử dụng bảng, mục nhập văn bản và danh sách thả xuống. Chỉ cần chèn một trong các khối đóng gói sẵn này và nhập thông tin chi tiết của bạn vào một chỗ.
Bạn hiện có thể chọn trong số bốn khối được tạo sẵn, bao gồm lộ trình sản phẩm, trình theo dõi đánh giá, nội dung dự án và trình theo dõi nội dung ra mắt. Bạn có thể sử dụng Khối xây dựng nguyên trạng hoặc tùy chỉnh khối xây dựng cho phù hợp với nhu cầu của mình.
Để chèn Khối dựng, hãy chọn một vị trí trong tài liệu của bạn và đi tới Chèn>Khối dựng. Chọn loại bạn muốn sử dụng từ menu bật ra.
Bạn sẽ thấy khối xuất hiện trong tài liệu của mình, sẵn sàng để bạn sử dụng. Nếu muốn thay đổi các tiêu đề cho phù hợp với nội dung của mình, bạn có thể chỉnh sửa chúng như bất kỳ văn bản nào khác.
5. Tạo và tái sử dụng các khối tùy chỉnh
Nếu có Tài khoản Google ở cơ quan hoặc trường học được hỗ trợ, bạn có thể thiết lập Khối dựng tùy chỉnh trong Tài liệu. Điều này cho phép bạn tạo một khối, lưu nó và sử dụng lại nó. Khối này được lưu vào Google Drive của bạn dưới dạng loại tệp Google Tài liệu, do đó, bạn cũng có thể sử dụng khối này trong các tài liệu mới.
Để sử dụng khối mới của bạn, hãy nhập ký hiệu @ (At) theo sau là tên khối và chọn khối đó từ danh sách xuất hiện.
6. Nhập đoạn mã lập trình bằng khối mã
Nếu tài liệu của bạn chứa mã lập trình như Java, JavaScript hoặc Python, bạn có thể tận dụng mã Khối xây dựng. Điều này cho phép bạn cấu trúc mã của bạn một cách gọn gàng trong tài liệu của bạn..
Đi tới Chèn>Khối xây dựng, di chuyển tới Khối mãvà chọn ngôn ngữ trong menu bật ra.
Khi khối của bạn xuất hiện, chỉ cần nhập đoạn mã của bạn. Nếu bạn muốn thay đổi ngôn ngữ lập trình, hãy sử dụng hộp thả xuống ở trên cùng bên trái. Để cập nhật màu, hãy sử dụng biểu tượng Làm mớiở trên cùng bên phải.
7. Cộng tác trên Email, Lời mời trên Lịch và Ghi chú Cuộc họp
Một công cụ thú vị khác để sắp xếp các mục trong Google Tài liệu là khối mẫu tích hợp sẵn. Những điều này đặc biệt hữu ích nếu các bạn đang cộng tác làm việc cùng nhau trên email, lời mời trên lịch và ghi chú cuộc họp.
Đối với email, bạn có thể điền người nhận, chủ đề và tin nhắn. Sau đó, chọn biểu tượng Gmailđể tạo bản nháp trực tiếp trong Gmail.
Đối với lời mời theo lịch, hãy nhập tiêu đề, khách mời, thời gian bắt đầu và kết thúc, địa điểm và mô tả. Sử dụng biểu tượng Lịchđể mở sự kiện trong Lịch Google.
Đối với ghi chú cuộc họp, hãy chọn một sự kiện từ danh sách thả xuống và bạn sẽ nhận được một khối có tiêu đề, ngày tháng và những người tham dự có dấu đầu dòng cho ghi chú và hộp kiểm cho các mục hành động. Sử dụng biểu tượng Emailđể tạo bản nháp với ghi chú cuộc họp trong Gmail.
BỊ THIẾU HÌNH ẢNH
Để sử dụng một trong các mẫu này, hãy đi tới Chèn>Khối xây dựngvà chọn một tùy chọn từ menu bật ra.
8. Nhập chi tiết bằng danh sách thả xuống
Khi sử dụng Khối xây dựng ở trên để theo dõi thông tin, bạn có thể tận dụng danh sách thả xuống được tạo sẵn của Google Tài liệu. Tuy nhiên, bạn có thể tạo danh sách thả xuống của riêng mình chỉ như trong Google Trang tính. Điều này rất hữu ích để bạn, người đọc hoặc cộng tác viên của bạn nhập thông tin chi tiết bạn cần một cách dễ dàng.
Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn có danh sách, mở menu Chènvà chọn Thả xuống.
Để sử dụng danh sách thả xuống được tạo sẵn, hãy chọn một danh sách từ phần dưới cùng.
Để tạo danh sách của riêng bạn, hãy chọn Danh sách thả xuống mới. Sau đó, nhập tên và danh sách các tùy chọn. Bạn có thể chọn màu bên cạnh mỗi mục trong danh sách, thêm các mục khác và sắp xếp lại thứ tự bằng cách kéo và thả. Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Lưu..
Sau đó, bạn sẽ thấy danh sách thả xuống mới mà bạn có thể sử dụng lại nhiều lần. Chỉ cần chọn nó từ menu Chèn>Thả xuống.
Để thực hiện thay đổi sau này, hãy mở danh sách thả xuống và chọn Thêm / Chỉnh sửa tùy chọn.
9. Cập nhật thông tin bằng chip thông minh
Để liệt kê và xem rõ ràng các liên hệ, sự kiện, tệp, vị trí và ngày tháng, bạn có thể chèn Chip thông minh trong tài liệu của bạn. Những công cụ tiện lợi này vẫn được cô đọng nhưng mở rộng để hiển thị chi tiết và cho phép bạn thực hiện các hành động chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Bạn có thể chèn Chip thông minh bằng cách nhập biểu tượng @ theo sau là tên của mục hoặc bằng cách đi tới Chèn>chip thông minhvà chọn một chip từ menu bật ra .
Sau khi bạn lắp chip, hãy di con trỏ qua chip đó hoặc chọn chip đó để xem bản xem trước. Mỗi chip chứa các chi tiết và hành động khác nhau tùy thuộc vào loại chip. Ví dụ: với File Smart Chip, bạn có thể xem trước tệp, sao chép liên kết tới tệp hoặc mở tệp.
Nếu có tài khoản Google Workspace được hỗ trợ, bạn có quyền truy cập vào các Chip thông minh bổ sung, bao gồm đồng hồ bấm giờ, đồng hồ bấm giờ và các biến có thể sử dụng lại.
Hãy tận dụng các Chip thông minh này để đưa vào thông tin bạn cần trong khi vẫn giữ cho nội dung của bạn ngắn gọn và hấp dẫn.
10. Chèn phương trình dễ dàng
Một điều tốt nữa công cụ Google Docs cung cấp là dành cho các phương trình. Dù là sinh viên hay giáo sư, bạn có thể ngừng tìm kiếm các ký hiệu chính xác và sau đó định dạng chúng cho phù hợp với tài liệu của mình. Chỉ cần sử dụng trình chỉnh sửa phương trình.
Để mở trình chỉnh sửa, hãy đi tới Xem>Hiển thị thanh công cụ phương trình. Bạn cũng có thể chọn Chèn>Phương trình. Bạn sẽ thấy thanh công cụ chỉnh sửa xuất hiện ở đầu tài liệu của mình.
Sử dụng hộp thả xuống trong thanh công cụ để thêm biểu tượng của bạn. Bạn có thể sử dụng các chữ cái Hy Lạp, toán tử toán học, ký hiệu quan hệ và mũi tên.
Sau đó, bạn sẽ thấy phương trình của mình xuất hiện trong một hộp văn bản đẹp mắt và gọn gàng trong tài liệu của bạn.
Từ bản tóm tắt đến bảng theo dõi, danh sách thả xuống đến khối chi tiết, bạn có thể sắp xếp tài liệu Google của mình theo nhiều cách khác nhau để đáp ứng nhu cầu của mình. Tính năng nào trong số này sẽ nhanh chóng trở thành tính năng yêu thích của bạn?.
Để xem hướng dẫn liên quan về các ứng dụng khác của Google, hãy xem cách đặt ngày hết hạn trên các tệp Google Drive của bạn.
.