Google Drive đã trở thành đối thủ cạnh tranh lớn với Microsoft Office 365 cho cả phần mềm lưu trữ đám mây và văn phòng. Một trong những lý do cho sự phổ biến của nó là vì bạn có thể nắm bắt được những điều cơ bản rất nhanh.
Trong khi những điều cơ bản có thể dễ học, nhiều tính năng tốt nhất không được chú ý. Trên thực tế, có hàng tá tính năng ẩn trong các menu của Sheets, Docs và Google Drive.
Cho dù bạn đang tìm kiếm để cải thiện năng suất của bạn, muốn biết cách tìm kiếm tệp nhanh hơn hoặc muốn các mẹo để quản lý các bản sao lưu đám mây của bạn, Google Drive sẽ mạnh mẽ hơn với một số mẹo Google Drive nâng cao - chúng tôi đã chọn ra cách tốt nhất dưới đây.
Sử dụng Công cụ tìm kiếm nâng cao
Một trong những vấn đề lớn nhất bạn sẽ gặp phải khi sử dụng Google Drive thường xuyên hơn là tìm lại tệp. Rất may, Google Drive có một số chức năng tìm kiếm nâng cao mà bạn có thể sử dụng để xác định chính xác các tệp.
Nhấp vào thanh tìm kiếmvà nhấp vào Công cụ tìm kiếm khác. Bây giờ bạn có một danh sách rộng lớn các công cụ có sẵn để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn. Ví dụ: bạn có thể chọn loại tệp - bao gồm mọi thứ từ Ảnh và bản trình bày đến các tệp và thư mục .zip. Bạn cũng có thể tìm kiếm chủ sở hữu, hữu ích cho việc tìm kiếm nội dung được chia sẻ.
Đó mới chỉ là khởi đầu. Bạn cũng có thể lọc kết quả theo lần cuối cùng các tệp đã được sửa đổi và cũng lọc theo văn bản được tìm thấy trong chính tệp đó. Ví dụ: nếu bạn đã viết một bài viết về một công thức cụ thể, nhưng chỉ cần nhớ một thành phần bạn đã viết trong bài viết, bạn có thể tìm thấy công thức đó chỉ bằng cách nhập chính thành phần đó.
Lịch sử truy cập & Khôi phục bản sao lưu trong Google Docs & Sheets
Google Docs và Google Sheets sẽ tự động lưu khi bạn tiếp tục làm việc trên tài liệu của mình. Tuy nhiên, nhiều người không biết rằng bạn có thể nhấp vào Tất cả các thay đổi được lưu trong văn bản Driveđể xem và khôi phục các bản sửa đổi trong quá khứ.
Google Drive sẽ tự động ghi lại tất cả các thay đổi kể từ đầu thời gian, miễn là lần đầu tiên bạn tạo tệp trên chính Google Drive. Và chỉ với một nút duy nhất, bạn có thể khôi phục các phiên bản cũ hơn. Ngoài ra, chỉ cần cuộn qua các bản sửa đổi trong quá khứ và nhấp vào từng bản để có tất cả các thay đổi được tô sáng.
Điều này có thể hữu ích khi bạn loại bỏ văn bản cũ mà bạn cần một lần nữa trong tương lai hoặc nếu bạn cần kiểm tra các chỉnh sửa trong quá khứ để biết bất kỳ chi tiết bị thiếu nào. Bạn cũng có thể nhấp vào bất kỳ sửa đổi nào trước đó và đổi tên nó để nó dễ dàng tìm kiếm và quản lý hơn trong tương lai.
Hạn chế quyền đối với một số ô trong Google Sheets
Rất dễ dàng để chia sẻ Google Sheets và Docs tập tin để cộng tác với những người khác. Chỉ cần nhấp vào Tệp>Chia sẻ>Nhận liên kết có thể chia sẻ.Tuy nhiên, ngay sau khi bạn đặt quyền cho bất kỳ ai có liên kết đó có thể chỉnh sửa tài liệu của bạn, họ có thể thay đổi hoàn toàn mọi thứ theo mặc định.
Trong Google Sheets và hy vọng Google Tài liệu trong tương lai, bạn có thể tự khóa các phần nhất định để không ai ngoài chủ sở hữu ban đầu có thể chỉnh sửa nó. Điều này có thể rất có lợi khi bạn làm việc trên một tài liệu với một nhóm lớn, nhưng cần một số phạm vi nhất định được bảo vệ khỏi việc xóa ngẫu nhiên.
Để bắt đầu, nhấp và kéo khu vực bạn muốn bảo vệ, nhấp chuột phải và sau đó nhấp vào Phạm vi bảo vệ. Từ đó, một bảng điều khiển mới sẽ mở ra ở phía bên phải màn hình của bạn. Cung cấp cho phạm vi một mô tả để bạn có thể hiểu nó là gì sau đó, sau đó nhấp vào Đặt quyền.
Bây giờ bạn có thể đặt phạm vi chỉ có thể chỉnh sửa bởi chủ sở hữu, hữu ích cho các cột và hàng được ghim. Hoặc bạn có thể đặt quyền cho những người cụ thể qua email, hữu ích nếu bạn muốn khóa các trang hoặc hàng nhất định cho các tác vụ khác nhau.
Tạo nhanh nội dung mới bằng liên kết nhanh
nếu bạn muốn nhanh chóng tạo tài liệu không cần truy cập Google Drive và đi qua giao diện người dùng, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách nhập địa chỉ sau vào thanh địa chỉ trình duyệt của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đã đăng nhập vào đúng tài khoản Google trước khi thực hiện việc này.
Sau khi sử dụng các liên kết này chỉ một lần, chúng sẽ xuất hiện lại dưới dạng đề xuất khi bạn nhập chúng vào thanh địa chỉ trình duyệt tiếp theo. Vì vậy, việc tạo một tài liệu mới có thể dễ dàng như nhập Dvào thanh địa chỉ trình duyệt của bạn.
Chỉ cần nhớ, bạn sẽ cần chuyển tài liệu sang thư mục sau nếu bạn muốn sắp xếp tệp của mình tốt hơn một chút.
Chuyển đổi Word sang PDF Hoặc Tài liệu PDF thành Word
Khi bạn đã hoàn thành với một tài liệu Google Docs, bạn có thể biến nó thành PDF rất dễ dàng. Chỉ cần nhấp vào Tệp>Tải xuống>PDF. Ngoài ra còn có nhiều tùy chọn ở đây cho các định dạng tệp khác, bao gồm văn bản thuần túy (.txt), ấn phẩm EPUB (.epub) và tệp Microsoft Word (.docx).
Bạn cũng có thể làm điều đó khác cách xung quanh bằng cách tải lên tệp .PDF vào ổ đĩa của bạn, sau đó nhấp vào tệp đó để mở bản xem trước và nhấp vào Mở bằng Google Docs. Kết quả bạn nhận được trong Google Docs sẽ phụ thuộc vào cách tệp .PDF được tạo, nhưng đôi khi bạn sẽ có thể chỉnh sửa văn bản trong tệp PDF và cũng chỉnh sửa các yếu tố khác.
Đôi khi, quá trình nhập có thể chỉ hiển thị dưới dạng một trang trống. Điều này thường xảy ra nếu một hình ảnh đã được chuyển đổi thành PDF. Sau khi chỉnh sửa xong, chỉ cần nhấp vào Tệp
Tạo bản vẽ hoặc sơ đồ dễ dàng
Có lẽ tốt nhất là sử dụng công cụ của bên thứ ba nếu bạn cần đồ họa chi tiết, nhưng nếu bạn cần nhanh chóng, nhấp vào Chèn
Bạn được cung cấp các công cụ để vẽ, tạo hình cơ bản, thêm văn bản và nhập khác hình ảnh cũng vậy. Thậm chí còn có các công cụ để thay đổi vị trí và kích thước của hình dạng và xếp hình dạng cho đối xứng. Sau khi bạn thực hiện xong, bạn có thể nhấp vào lưu và đóngvà nó sẽ được nhập vào tài liệu của bạn. Tính năng này khả dụng trên toàn bộ bộ ứng dụng Google Drive.