Thực hiện lặp đi lặp lại các hành động giống nhau không chỉ nhàm chán mà còn có thể gây lãng phí thời gian và làm hao hụt năng suất của bạn. Điều này đặc biệt đúng đối với người mới bắt đầu sử dụng Excel, những người có thể không nhận ra rằng việc tự động hóa các tác vụ phổ biến bằng cách ghi macro là điều dễ dàng. Nhưng macro Excel là gì?
Macro Excel cho phép bạn tự động hóa nhiều tác vụ phổ biến mà bạn sẽ thực hiện, từ chèn công thức đến định dạng dữ liệu. Bạn không cần phải là một lập trình viên để tạo chúng, vì Excel có thể ghi lại các hành động của bạn khi bạn thực hiện chúng. Nếu bạn muốn biết cách ghi macro trong Excel, bạn cần làm theo các bước bên dưới.
Macro Excel là gì?
Macro Excel là một tập hợp các hướng dẫn được ghi lại, được tạo thủ công trong VBA (Visual Basic for Applications) hoặc được ghi tự động bằng công cụ Trình ghi Macrocủa Excel. Macro cho phép bạn lưu bất kỳ hành động phổ biến nào, chẳng hạn như xóa cột trống, thay đổi định dạng văn bản hoặc chèn công thức mới vào sổ làm việc.
Những hành động đã lưu này sau đó có thể được chạy với nhấp vào một nút hoặc bằng cách sử dụng một phím tắt cụ thể. Mỗi macro có một phím tắt cụ thể mà bạn có thể sử dụng để nhanh chóng lặp lại hành động.
Nếu bạn sử dụng Excel để ghi macro, bạn sẽ giảm thời gian tạo hoặc chỉnh sửa bảng tính, tăng tốc độ quy trình làm việc trong quy trình.
Cách ghi Macro trong Excel
Cách dễ nhất để tạo macro mới trong Microsoft Excel là ghi lại nó bằng cách sử dụng Công cụ Macro Recordermà bạn có thể sử dụng trong Excel trên Windows hoặc Mac. Rất tiếc, không thể ghi macro trong Excel Online.
Chạy, Chỉnh sửa hoặc Xóa Macro Microsoft Excel Hiện có
Tùy thuộc vào vị trí lưu bạn đã chọn trong Macro Ghicửa sổ, Macro đã ghi của bạn sẽ sẵn sàng chạy trong sổ làm việc đang mở hoặc trong một sổ làm việc mới mở.
Lưu tệp Excel bằng macro đã ghi
Sổ làm việc Excel thường được lưu ở định dạng tệp XLSX(hoặc XLScho các sổ làm việc được tạo trong Excel 2007 trở lên). Loại tệp này hỗ trợ hầu hết dữ liệu Excel, nhưng loại trừ mọi macro Excel đã lưu.
Để lưu tệp Excel với các macro được ghi lại, bạn cần sử dụng định dạng tệp XLSMthay thế.
Chia sẻ tệp Excel với Macro đã ghi
Macro Excel rất hữu ích, nhưng chúng cũng bao gồm các rủi ro bảo mật tiềm ẩn. Nếu bạn mở tệp Excel chứa macro từ một nguồn mà bạn không nhận ra hoặc không tin tưởng, thì bạn đang cho phép tệp đó chạy mã nguy hiểm trên PC của mình.
Vì điều này, các nhà cung cấp email trực tuyến thích Gmail tự động chặn người dùng gửi tệp XLSM(sổ làm việc Excel hỗ trợ macro) cho người dùng khác. Nếu điều này xảy ra, bạn có thể sử dụng dịch vụ chia sẻ tệp như Google Drive để chia sẻ trực tuyến với những người dùng khác.
Nếu bạn muốn chia sẻ tệp Excel hỗ trợ macro của mình với người dùng khác ở gần, sau đó bạn cũng có thể nhìn vào phương thức truyền tệp cục bộ để chia sẻ nó với một PC hoặc Mac khác hoặc với các thiết bị khác như điện thoại thông minh.
Các tệp Excel hỗ trợ macro có thể bị đóng gói bằng vi-rút hoặc phần mềm độc hại khác, vì vậy nếu bạn mở một tệp Excel mà bạn không tin tưởng, bạn có thể cần duyệt vi rút sau đó để đảm bảo rằng PC của bạn không bị xâm phạm. Hoặc quét chính tệp đó trước khi mở nó.
Mẹo và thủ thuật Excel nâng cao
Ghi macro chỉ là một Thủ thuật Excel có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, nhưng cũng có các tính năng Excel khác có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Người dùng thành thạo có thể quan tâm đến sử dụng Excel để thu thập dữ liệu trực tuyến, trong khi các nhà phân tích dữ liệu có thể tò mò về cách sử dụng COUNTIFS, SUMIFS và AVERAGEIFS để phân tích dữ liệu sâu rộng.
Nếu bạn thích làm việc theo nhóm hoặc đang gặp khó khăn với một công thức Excel phức tạp, bạn cũng có thể cộng tác trên bảng tính Excel bằng cách sử dụng sổ làm việc dùng chung. Tuy nhiên, bạn có thể thấy rằng Google Trang tính là một lựa chọn tốt hơn dành cho cộng tác trực tuyến với nhiều chức năng và tính năng giống nhau.