Các giá trị trùng lặp trong trang tính Excel của bạn có thể làm xáo trộn dữ liệu của bạn. Trừ khi các bản sao có chủ ý, chúng có thể gây ra báo cáo không chính xác và sai lệch.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tìm và loại bỏ các bản sao trong tài liệu Excel của bạn.
Cách Tìm Hàng hoặc Dữ liệu Trùng lặp
Trước tiên, điều cần thiết là phải kiểm tra xem hàng (hoặc cột) nào có thông tin giống nhau. Vì vậy, trước khi chúng tôi hiển thị cho bạn cách xóa các bản sao trong Excel, hãy hướng dẫn bạn quy trình kiểm tra dữ liệu trùng lặp trên trang tính của bạn.
Phương pháp 1: Tìm kiếm toàn bộ trang tính
Excel có Công cụ định dạng có điều kiện giúp xác định, trực quan hóa và rút ra kết luận từ dữ liệu. Dưới đây là cách sử dụng công cụ để đánh dấu các giá trị trùng lặp trong tài liệu Excel của bạn.
Excel sẽ ngay lập tức đánh dấu các hàng và cột có giá trị trùng lặp.
Phương pháp 2: Bằng cách kết hợp các hàng
Phương pháp này hoàn hảo để tìm các hàng có giá trị trùng lặp trên tất cả các cột hoặc ô. Trước tiên, bạn sẽ cần sử dụng hàm “Kết hợp” của Excel để kết hợp nội dung của mỗi hàng. Sau đó, chọn cột mà bạn muốn các giá trị kết hợp được lưu trữ và làm theo các bước bên dưới. Chúng tôi khuyên bạn nên kết hợp các giá trị trong cột bên cạnh giá trị cuối cùng trên hàng đầu tiên.
Hãy nhớ rằng, các tham chiếu ô sẽ khác nhau tùy thuộc vào số lượng hàng và cột trên bảng.
Excel sẽ đánh dấu cột có các giá trị trùng lặp. Điều đó cho bạn biết các ô trong hàng cụ thể đó có giá trị trùng lặp như một hàng khác trên trang tính.
Nếu bạn quan sát kỹ hình ảnh ở trên, bạn sẽ nhận thấy rằng công cụ Định dạng có Điều kiện không đánh dấu Hàng 4và Hàng 13. Cả hai hàng đều có giá trị trùng lặp trong cột Tên, Điểm sốvà ID, nhưng các giá trị khác nhau trong cột Ngày.
Chỉ 3 trong số 4 cột ở cả hai hàng có thông tin trùng lặp. Điều đó giải thích tại sao công cụ Định dạng có điều kiện không đánh dấu các giá trị được nối hoặc kết hợp cho cả hai hàng. Cả hai hàng (Hàng 4 và Hàng 13) là duy nhất vì có thông tin phân biệt trong cột “Ngày”.
Cách loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel
Bạn đã tìm thấy nhiều hàng chứa trùng lặp thông tin trong trang tính Excel của bạn. Hãy hướng dẫn bạn cách xóa các hàng trùng lặp này bằng hai công cụ Excel.
1. Sử dụng Công cụ “Xóa bản sao”
Công cụ này chỉ có một công việc: đảm bảo bạn có dữ liệu sạch trong trang tính Excel của mình. Nó đạt được điều này bằng cách so sánh các cột đã chọn trong trang tính của bạn và loại bỏ các hàng có giá trị trùng lặp. Dưới đây là cách sử dụng công cụ:
Nếu PC của bạn có màn hình nhỏ hoặc cửa sổ Excel được thu nhỏ, hãy nhấp vào Công cụ dữ liệu nút thả xuốngvà chọn Xóa các bản trùng lặp.
Mẹo nhanh:Để tạo dòng đầu tiên của trang tính Excel tiêu đề, chuyển đến tab Xem, chọn Cố định ngănvà chọn Cố định hàng trên cùng.
2. Sử dụng Công cụ Bộ lọc Nâng cao
“Bộ lọc Nâng cao” là một công cụ tuyệt vời khác giúp bạn làm sạch dữ liệu của bạn trong Excel. Công cụ này cho phép bạn xem, chỉnh sửa, nhóm và sắp xếp dữ liệu trên trang tính của bạn. Làm theo các bước bên dưới để tìm hiểu cách sử dụng công cụ này để xóa các hàng trùng lặp khỏi trang tính Excel của bạn.
Nếu bảng hoặc trang tính chứa nhiều hàng có thông tin hoặc giá trị giống nhau, Excel sẽ loại bỏ tất cả trừ lần xuất hiện đầu tiên của các bản sao.
Lưu ý:Công cụ Bộ lọc Nâng cao tự động coi hàng đầu tiên là tiêu đề. Điều này có nghĩa là công cụ sẽ không xóa hàng đầu tiên, ngay cả khi nó chứa thông tin trùng lặp. Ví dụ: trong bảng bên dưới, việc chạy tính năng “Chỉ bản ghi duy nhất” của công cụ Bộ lọc nâng cao đã không xóa hàng đầu tiên và hàng cuối cùng — mặc dù cả hai đều có giá trị trùng lặp trên tất cả các cột.
Vì vậy, nếu trang tính hoặc bảng Excel của bạn có tiêu đề, tốt nhất bạn nên sử dụng công cụ “Xóa hàng trùng lặp” để loại bỏ các hàng trùng lặp.
Mẹo nhanh:Đã vô tình xóa các hàng hoặc giá trị trùng lặp? Nhấn Control+ Zđể hoàn nguyên thay đổi và lấy lại dữ liệu trùng lặp.
Xóa bản sao trong Excel: Hạn chế
Chúng tôi nên lưu ý rằng bạn không thể xóa các hàng hoặc giá trị trùng lặp khỏi trang tính có chứa dữ liệu được phác thảo hoặc nhóm. Vì vậy, nếu bạn đã nhóm các hàng và cột trong trang tính Excel của bạn, có lẽ vào Tổng và Tổng, bạn sẽ phải hủy nhóm dữ liệu trước khi có thể kiểm tra các bản sao. Tham khảo tài liệu chính thức này từ Microsoft để tìm hiểu thêm về cách xóa các bản sao trong Excel và lọc các giá trị duy nhất.