Word có hai tính năng thực sự hữu ích mà hầu như không ai sử dụng: So sánh tài liệuvà Kết hợp tài liệu. Như tên của chúng có nghĩa, các tính năng cho phép bạn so sánh hai tài liệu Word với nhau hoặc kết hợp hai tài liệu với nhau.
Vì vậy, khi nào bạn cần sử dụng? Vâng, nếu bạn giống tôi, bạn có thể có 20 phiên bản khác nhau của bản lý lịch của bạn được lưu ở các vị trí khác nhau trong những năm qua. Đôi khi tôi sửa đổi sơ yếu lý lịch cho một công ty cụ thể để nhấn mạnh một kỹ năng cụ thể hoặc đôi khi tôi đã thêm nội dung và chỉ lưu một bản sao mới.
Dù sao, sẽ rất tuyệt khi thấy nhanh sự khác biệt giữa tiếp tục và những cái cũ hơn để xem nếu có cái gì tôi nên thêm vào mới nhất hoặc có thể loại bỏ. Trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể sử dụng hai tính năng này để nhanh chóng tìm thấy sự khác biệt giữa hai tài liệu và hợp nhất chúng nếu bạn muốn.
So sánh & amp; Kết hợp tài liệu
Trong ví dụ của tôi, tôi muốn xem sự khác biệt giữa bản lý lịch cũ của tôi được viết vào năm 2007 và bản cập nhật mới nhất vào năm 2013. Để làm điều này, hãy mở Word, nhấp vào Đánh giávà sau đó nhấp vào So sánh.
Thao tác này sẽ hiển thị So sánh tài liệuhộp thoại bạn cần chọn tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi.
Ở dưới cùng, bạn sẽ thấy toàn bộ hàng loạt các cài đặt so sánh, mà bạn có thể chỉ để lại tất cả các kiểm tra. Theo mặc định, nó cũng sẽ hiển thị tất cả các thay đổi trong tài liệu mới, tốt hơn là làm rối các tài liệu gốc hoặc tài liệu đã sửa đổi của bạn.
A tài liệu mới sẽ mở ra với nhiều phần khác nhau: một danh sách các bản chỉnh sửa có thể cuộn ở bên trái, tài liệu kết hợp hiển thị tất cả các thay đổi ở giữa và hai tài liệu gốc ở phía bên tay phải. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng phần.
Như bạn có thể thấy ở đây, tôi đã xóa một số thứ và chèn vào một vài mục khác dòng văn bản. Nếu bạn nhấp đúp vào bất kỳ tiêu đề nào (Aseem Kishore Insertedhoặc Aseem Kishore Deleted), nó sẽ di chuyển con trỏ đến vị trí chính xác đó trong tài liệu.
Ở giữa, bạn sẽ thấy các bản sửa đổi này với nhiều màu khác nhau. Theo mặc định, bất kỳ điều gì với cảnh cáo là những gì đã bị xóa và mọi thứ có màu đỏ và gạch dưới là những gì đã được thêm vào tài liệu đã sửa đổi. Bất cứ thứ gì màu xanh lá cây đều được di chuyển xung quanh. Nơi mà nó được di chuyển từ sẽ là hai màu xanh lá cây tấn công và địa điểm mà nó đã được di chuyển đến sẽ được tăng gấp đôi gạch dưới màu xanh lá cây như được hiển thị ở đây:
Cuối cùng, ở phía bên tay phải, bạn sẽ thấy tài liệu gốc ở trên cùng và tài liệu được sửa đổi ở bên dưới. Khi bạn cuộn tài liệu trên cùng, phần dưới cùng sẽ được đồng bộ hóa để chúng được đồng bộ hóa. Tuy nhiên, bạn có thể cuộn phần dưới cùng một cách độc lập của màn hình phía trên.
Ngoài chế độ xem này, bạn cũng có thể xóa cả hai tài liệu nguồn từ ngăn bên phải và thay vào đó hiển thị bong bóng để dễ dàng xem các thay đổi. Để xem ý tôi, hãy tiếp tục và nhấp lại vào nút So sánh, sau đó nhấp vào Hiển thị tài liệu nguồnvà cuối cùng nhấp vào Ẩn tài liệu nguồn.
Giờ hãy nhấp vào nút Hiển thị Đánh dấutrong Theo dõivà nhấp vào Bóng bayvà sau đó Hiển thị bản xem lại trong bóng bay.
Ở bên phải của tài liệu, bạn sẽ bây giờ xem tất cả các sửa đổi với các dòng đến từ tài liệu. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng xem tất cả các thay đổi nếu bạn có nhiều thay đổi.
Lưu ý rằng nếu bạn chỉ muốn thấy sự khác biệt giữa các tài liệu, sau đó bạn thực sự không phải làm bất cứ điều gì khác. Nếu bạn muốn tạo tài liệu cuối cùng từ hai tài liệu này, bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ thay đổi nào và chọn Chấp nhậnhoặc Từ chối.
Khi bạn đã hoàn tất, bạn có thể lưu tài liệu mới với tất cả các thay đổi bạn đã thực hiện. Kết hợp tài liệukhá giống với So sánh. Nếu bạn chọn Kết hợp, bạn sẽ nhận được cùng một hộp thoại trong đó bạn phải chọn tài liệu gốc và đã sửa đổi.
Khi bạn làm điều đó, bạn sẽ có bố cục giống như trước đây, nơi bạn thấy các thay đổi được kết hợp ở giữa. Một lần nữa, văn bản tấn công bị xóa, văn bản được gạch dưới màu đỏ được thêm vào và văn bản màu xanh lá cây đã được di chuyển. Chỉ cần nhấp chuột phải vào từng thay đổi và chọn chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi. Khi bạn hoàn tất, hãy lưu tài liệu kết hợp mới.
Nói chung, chúng thực sự hữu ích cho những lần bạn có nhiều phiên bản của cùng một tài liệu hoặc khi nhiều người chỉnh sửa một tài liệu Word và bạn kết thúc bằng nhiều tài liệu để kết hợp thành một. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy bình luận. Hãy tận hưởng!