Google Documents là một phần của bộ công cụ năng suất dựa trên đám mây của Google. Nó giúp bạn dễ dàng cộng tác trên các tài liệu và chia sẻ chúng với những người khác. Chúng tôi hướng dẫn bạn cách theo dõi các thay đổi trong Tài liệu để bạn có thể thấy những thay đổi trong phiên bản mới nhất.
Sự khác biệt với các thay đổi theo dõi của Word
Trong Microsoft Word, sự cộng tác tài liệu diễn ra nối tiếp nhau. Một người bật "Theo dõi thay đổi", làm việc trên tài liệu, hoàn tất chỉnh sửa và gửi tài liệu cho người tiếp theo để xem xét. Người đó có thể xem lại các thay đổi đã theo dõi và thực hiện các chỉnh sửa, do đó tạo nhiều phiên bản của cùng một tài liệu.
Trong Google Tài liệu, không có nhiều phiên bản của một tài liệu, mà chỉ là một bản sao duy nhất trên đám mây. có thể được nhiều người dùng chỉnh sửa đồng thời.
Nếu bạn muốn biết những điểm khác biệt khác, hãy xem Google Documents và Microsoft Word - Sự khác biệt là gì?
Nhớ Chia sẻ Tài liệu của Bạn
Nếu bạn muốn theo dõi các thay đổi trong Google Tài liệu để người khác có thể xem lại, bạn cần chia sẻ tài liệu đó với người đó.
Để chia sẻ tài liệu với người khác:
Google Tài liệu lưu lại lịch sử của tài liệu từ thời điểm tài liệu được tạo. Vì vậy, ngay cả khi bạn quên hoặc không biết cách theo dõi các thay đổi trong Google Tài liệu của mình, bạn luôn có thể tra cứu chúng bằng lịch sử sửa đổi của tài liệu:
Sử dụng Chế độ đề xuất
Chế độ đề xuất là tính năng gần nhất để theo dõi các thay đổi mà bạn sẽ tìm thấy trong Google Tài liệu. Điều này hữu ích nhất khi bạn được mời chỉnh sửa tài liệu do người khác viết.
Khi bạn sử dụng chế độ Đề xuất:
Dưới đây là ví dụ về giao diện của nó. như:
Dễ dàng bật chế độ Đề xuất:
Bây giờ, bạn đã sẵn sàng thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu bạn muốn mà không phải thay đổi văn bản vĩnh viễn.
Để lại nhận xét cho người khác Người dùng
Ngoài các đề xuất tự động, bạn cũng có thể để lại nhận xét cho các biên tập viên và nhà văn khác để cung cấp thêm ngữ cảnh cho các đề xuất của bạn.
Để lại nhận xét:
Hãy nhớ rằng bạn có thể gắn thẻ những người chỉnh sửa khác bằng ký hiệu @. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng trò chuyện trực tiếp nếu những người viết khác trực tuyến cùng lúc với bạn.
Tải xuống Tài liệu của bạn dưới dạng tệp Word
Bạn có thể chuyển đổi các đề xuất thành các thay đổi được theo dõi bằng cách tải xuống Tài liệu Google của bạn dưới dạng tài liệu Word. Khi được mở trong Word, các đề xuất sẽ hiển thị dưới dạng các thay đổi được theo dõi, với tất cả các nhận xét được giữ nguyên. Đây là cách thực hiện:
Chọn Tệp>Tải xuống>Microsoft Word.
Lưu ý:Tài liệu đã tải xuống hiện độc lập với Google Tài liệu trên đám mây. Không có thay đổi nào được thực hiện trong tài liệu đó sẽ phản ánh trong phiên bản đám mây. Nếu bạn muốn chia sẻ các chỉnh sửa của tài liệu Word, bạn sẽ phải tải nó lên dưới dạng Google Documents mới và chia sẻ nó từ đầu.
Chúng tôi khuyên bạn không nên chỉnh sửa trên Word và Documents theo cách này vì nó có thể tốn thời gian, giới thiệu các vấn đề về định dạng và dẫn đến nhầm lẫn. Một giải pháp thay thế tốt là sử dụng Microsoft 365, bao gồm các tính năng tương tự dựa trên đám mây và cộng tác.
Never Lose Track Again
Giờ đây, bạn có thể theo dõi và chia sẻ các thay đổi trong Google Tài liệu. Chỉ cần nhớ chia sẻ bài viết này với bất kỳ biên tập viên nào khác đang làm việc trên tài liệu với bạn vì tất cả họ đều phải kích hoạt chế độ đề xuất một cách độc lập.