Kể từ khi phát hành vào năm 2016, Notion đã tạo nên làn sóng trong không gian năng suất và vì một lý do chính đáng. Nó giúp loại bỏ nhu cầu dàn trải công việc giữa nhiều ứng dụng và hoạt động như một ứng dụng tất cả trong một ghi chú, quản lý nhiệm vụ và công cụ cộng tác. Cách tiếp cận dựa trên mô-đun của Notion đối với mọi thứ cũng có nghĩa là bạn có thể biến nó thành bất cứ thứ gì bạn muốn.
Tuy nhiên, nếu bạn vừa đăng ký Notion, chắc chắn bạn sẽ thấy giao diện người dùng tối giản khó hiểu. Không giống như các công cụ năng suất khác, bạn sẽ không thấy bất kỳ thanh công cụ hoặc tùy chọn định dạng ưa thích nào để sử dụng.
Tuy nhiên, thiết kế đơn giản và tính thẩm mỹ của Notion là điểm mạnh nhất của nó. Thay vì ép buộc bạn vào một cấu trúc hoặc hệ thống phân cấp cụ thể, bạn hoàn toàn quyết định cách bạn muốn sử dụng nó.
Trong bài đánh giá ứng dụng Notion này, bạn sẽ tìm thấy một số mẹo để giúp bạn bắt đầu và theo dõi nhanh con đường của mình với Notion.
1. Chèn khối
Theo Ý tưởng, mọi thứ đều là một khối. Bất cứ khi nào bạn bắt đầu nhập một thứ gì đó, bạn sẽ bắt đầu với một khối văn bản mặc định. Nhưng bạn có thể chèn một cái gì đó khác ngoài một khối văn bản.
Nhấn phím dấu gạch chéo tiến(/) và bạn sẽ thấy một ngăn nổi với tất cả các khối bạn có thể tạo. Bạn có các khối cơ bản của mình ở đầu danh sách. Những điều này cho phép bạn nhúng các trang (nhiều hơn nữa về sau), tạo tiêu đề phụ, chèn danh sách việc cần làm, thêm ngăn chia, văn bản trích dẫn, v.v. Bạn sẽ sử dụng chúng rất nhiều.
In_content_1 all: [300x250] / dfp: [640x360]->
Sau đó, bạn có cơ sở dữ liệu, phương tiện và các khối nâng cao của mình. Chúng rất mạnh mẽ và cho phép bạn làm bất cứ điều gì từ tải tệp lên, chèn Bảng kiểu Kanban, đến nhúng lịch. Thử nghiệm với từng khối. Ý tưởng sẽ bắt đầu có ý nghĩa khi bạn thêm nhiều khối.
Để làm cho mọi thứ dễ dàng hơn, bạn có thể lọc ra một khối bằng cách nhập tên của nó ngay sau khi nhấn dấu gạch chéo lên(
2. Di chuyển khối
Với Notion, bạn không cần phải hoàn thành công việc ngay lần đầu tiên. Khi bạn đã đưa các ghi chú và nhiệm vụ của mình vào một trang, bạn có thể sắp xếp lại chúng theo thứ tự bạn muốn. Điều đó áp dụng cho mọi loại khối trong Notion.
Đặt con trỏ của bạn lên một khối. Sau đó, kéo tay cầm khốihiển thị ở bên trái để di chuyển khối xung quanh. Một đường màu xanh lam sẽ đánh dấu các điểm cụ thể mà bạn có thể giải phóng từng khối.
Ghi chú cũng cho phép bạn tạo cột. Chỉ cần kéo một khối theo chiều ngang và thả ra khi bạn nhìn thấy một đường thẳng đứng màu xanh lam.
3. Chuyển đổi khối
Bạn có thể chuyển đổi một khối cơ bản sang một khối khác ngay cả khi bạn đã hoàn tất việc thêm nội dung vào khối đó. Bắt đầu bằng cách chọn tay cầm khối. Sau đó, trỏ đến Biến thànhtrên trình đơn ngữ cảnh và chọn loại khối bạn muốn.
Ví dụ: nếu bạn muốn chuyển một khối có văn bản chuẩn thành một tiêu đề phụ, hãy chọn H1, H2hoặc Khối tiêu đề kiểu H3.
4. Tạo trang con
Bạn không phải tạo một trang riêng biệt trong thanh bên Chú thích mỗi khi bạn muốn làm việc với một cái gì đó mới. Thay vào đó, hãy sử dụng khối Trangđể nhúng một trang vào một trang khác. Bạn có thể có bao nhiêu trang lồng nhau tùy thích.
Ví dụ: bạn có thể có một trang duy nhất làm trang tổng quan chính và tạo các trang con dẫn đến các nội dung khác của bạn. Điều đó không chỉ giúp bạn sắp xếp mọi thứ trong Notion một cách hợp lý mà còn phải có một thanh bên không lộn xộn.
Notion rất linh hoạt. Bạn cũng có thể kéo và thả các trang hiện có vào các trang khác trong thanh bên để biến chúng thành các trang con và ngược lại.
5. Liên kết đến các trang khác
Liên kết đến tranglà một khối cực kỳ hữu ích khác trong Notion, được kết hợp với khối Trang, có thể giúp tạo mọi thứ đều chảy. Thêm nó vào bất kỳ đâu để liên kết đến một trang khác.
6. Định dạng Văn bản
Nhìn qua, Notion dường như không có bất kỳ tùy chọn định dạng nào. Đừng lo lắng. Chỉ cần đánh dấu văn bản bạn muốn định dạng và bạn sẽ thấy một thanh công cụ tiện lợi với một số tùy chọn để in đậm, in nghiêng và gạch chân. Nó cũng cho phép bạn thêm liên kết, thay đổi màu văn bản, v.v.
7. Thêm biểu tượng và bìa trang
Thông báo cho phép bạn cá nhân hóa bất kỳ trang nào (kể cả các trang lồng nhau) bằng biểu tượng và hình ảnh bìa. Để làm điều đó, hãy di chuột qua tiêu đề trang và sử dụng các tùy chọn Thêm biểu tượngvà Thêm bìa.
Bạn có thể chọn biểu tượng và ảnh bìa từ biểu tượng / thư viện hình ảnh tích hợp sẵn hoặc tải lên của riêng bạn.
8. Di chuyển khối sang các trang khác
Bạn có thể di chuyển bất kỳ khối nào sang trang khác. Chọn chốt chặnvà trỏ tới Di chuyển tới. Sau đó, chọn trang mà bạn muốn. Hoặc, bạn có thể chỉ cần kéo và thả nó vào trang có liên quan trên thanh tác vụ.
9. Tìm nhanh
Bạn muốn tìm thứ gì đó trong không gian làm việc Notion của mình? Chọn tùy chọn Tìm nhanhở trên cùng bên trái của cửa sổ và bắt đầu nhập để lọc ra các trang và khối ngay lập tức.
Khi bạn vào Notion, Tìm nhanh sẽ không thể thiếu. Để hiển thị nhanh hơn nữa, hãy nhấn Ctrl + Phoặc Cmd+P.
10. Chia sẻ Trang
Tùy thuộc vào gói Ý tưởng của bạn, bạn có quyền truy cập vào một số tùy chọn chia sẻ mạnh mẽ. Nếu bạn có gói Cá nhânhoặc Chuyên gia cá nhân, bạn có thể mời mọi người (Ý tưởng gọi họ là “khách”) xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa trang. Bạn cũng có thể chia sẻ các trang một cách công khai. Chọn tùy chọn Chia sẻở trên cùng bên phải của cửa sổ để bắt đầu chia sẻ.
Nếu bạn có tài khoản Nhóm, Notion chia sẻ tất cả các trang bên dưới phần Không gian làm việctrên thanh bên với các thành viên còn lại trong nhóm của bạn. Bạn vẫn có thể tạo các trang cá nhân mà không ai có quyền truy cập trong khu vực Riêng tư.
11. Trang Khóa
Rất dễ nhầm lẫn nội dung nào đó trong Notion và không nhận thấy. Khóa trang có thể ngăn chặn bất kỳ chỉnh sửa ngẫu nhiên nào. Để làm điều đó, hãy chọn ba dấu chấmở trên cùng bên phải và chọn Khóa trang.
12. Nhập nội dung
Bạn có thể nhập văn bản thuần túy, tệp Word, Excel và CSV vào Ghi chú. Ngoài ra, bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp từ các công cụ năng suất thay thế như Evernote và Trello. Chọn tùy chọn Nhậpở cuối thanh bên để bắt đầu.
13. Bật Chế độ tối
Thông báo hỗ trợ chế độ tối. Chọn tùy chọn Cài đặt & thành viêntrên thanh bên và bật công tắc bên cạnh Chế độ tốiđể bật tùy chọn này.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + Lhoặc Cmd + Shift + Lđể chuyển đổi giữa các chế độ tối và sáng nhanh hơn.
14. Notion Web Clipper
Trong khi duyệt trực tuyến, bạn có thể sử dụng tiện ích mở rộng Notion Web Clipper để thêm bất kỳ trang web nào vào không gian làm việc Notion của bạn. Nó có sẵn cho cả Trình duyệt Chrome và Firefox. Sau khi cài đặt tiện ích, hãy đăng nhập vào nó bằng thông tin đăng nhập Notion của bạn và bạn đã sẵn sàng.
15. Sử dụng Mẫu
Ý tưởng có thể gây áp đảo, nhưng đó là nơi mà các mẫu trang có thể giúp ích. Chọn tùy chọn Mẫuở cuối thanh bên để hiển thị thư viện Mẫu được tích hợp sẵn. Sau đó, mở rộng danh mục như Cá nhân, Giáo dụchoặc Quản lý dự ánvà đưa ra lựa chọn của bạn.
Chọn Sử dụng mẫu nàyvà Notion sẽ tự động tạo một trang mới dựa trên mẫu đã chọn. Tất nhiên, bạn có thể chỉnh sửa mẫu theo cách bạn muốn.
Để biết thêm các mẫu từ nhóm Notion và cộng đồng, hãy truy cập Thư viện Mẫu Chú thích.
Các khái niệm khác nhau
Có quá nhiều việc phải làm trong Notion mà chúng tôi hầu như không thể làm nổi trong bài đánh giá ứng dụng Notion này! Tuy nhiên, khi bạn đã hoàn thành các kiến thức cơ bản, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi sử dụng nó. Bây giờ, đã đến lúc tạo không gian làm việc Ý tưởng đó để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.