Một trong những điều tuyệt vời về dịch vụ email trực tuyến như Gmail là bạn không bao giờ phải lo lắng về những thứ như tự động hoàn thành vì tất cả địa chỉ liên hệ của bạn được lưu trữ trên đám mây và Gmail tự động xây dựng chỉ mục khổng lồ của tất cả những người đã gửi email cho bạn hoặc mọi người đã gửi qua email. Khi bạn bắt đầu nhập tên hoặc địa chỉ email, nó sẽ xuất hiện tất cả các địa chỉ liên hệ phù hợp!
Không phải như vậy với Outlook 2016 hoặc bất kỳ phiên bản Outlook nào trước đó. Không có gì được lưu trữ trên đám mây và do đó mọi thứ đều dựa trên các tệp cục bộ. Điều đó cũng đúng đối với tính năng đề xuất tự động điền. Về cơ bản, mỗi lần bạn nhập tên hoặc địa chỉ email trong Outlook, nó lưu trữ tệp này vào một tệp và do đó, lần sau bạn nhập tên hoặc email đó, nó sẽ tự động hoàn thành nó cho bạn.
Lưu ý:Nếu bạn đang ở trong môi trường công ty, sau đó về mặt kỹ thuật, danh bạ của bạn đang được lưu trữ trên đám mây (máy chủ Exchange).
Nếu bạn đã sử dụng Outlook trong nhiều năm, thì cơ sở dữ liệu tự động hoàn tất của bạn có thể rất lớn và nếu nó đột ngột ngừng hoạt động, nó sẽ trở thành nỗi đau thực sự để gửi email cho ai đó! Đôi khi tính năng tự động hoàn tất ngừng hoạt động do sự cố với tệp PST và các lần khác đó là do nâng cấp lên phiên bản Outlook mới hơn từ các phiên bản trước. Tôi cũng chạy vào vấn đề nơi tự động hoàn thành sẽ làm việc trong một phiên của Outlook, nhưng lần thứ hai bạn đóng nó lại và mở lại, tất cả các mục đã biến mất.
Trong bài viết này, tôi sẽ đi qua một vài phương pháp tôi đã học qua nhiều năm để khắc phục sự cố tự động hoàn thành trong Outlook và cách chuyển các đề xuất tự động hoàn thành từ Outlook này sang Outlook khác.
Sửa tệp PST
vấn đề thường gặp khi tự động hoàn tất ngừng hoạt động có liên quan đến tệp PST của bạn. Điều đầu tiên cần thử là sửa chữa tệp PST và xem liệu các mục nhập tự động hoàn tất có trở lại hay ngừng đặt lại hay không. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đi tới vị trí sau trên Windows 64 bit
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
và chạy tệp scanpst.exe. Lưu ý rằng đường dẫn có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Office của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang chạy phiên bản Office 64 bit và phiên bản mới hơn thì đường dẫn có thể là C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Ngoài ra, các phiên bản mới hơn của Office có thể lưu trữ tệp ở vị trí sau:
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16
Nhấp vào Duyệt qua và điều hướng đến tệp PST của bạn. Nếu nó ở vị trí mặc định, hãy duyệt đến C: \ Users \ Username \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook. Theo mặc định, nó sẽ được gọi là Outlook.pst.
Nếu bạn thấy rằng công cụ sửa chữa đã khắc phục một số sự cố với tệp PST, thì bạn có thể sẽ may mắn và tính năng tự động hoàn tất sẽ hoạt động bình thường trở lại, đặc biệt nếu nó được đặt lại mỗi khi bạn đóng và mở Outlook.
Phương pháp 2 - Nhập các tệp NK2
Tất cả các phiên bản Outlook trước năm 2010 đã lưu trữ thông tin tên / email này trong một tệp có phần mở rộng NK2. Outlook 2010 lưu trữ nó một cách khác nhau và do đó bạn phải nhập tệp này nếu bạn đang cố gắng lấy dữ liệu đề xuất từ phiên bản Outlook cũ hơn vào Outlook 2010.
http://support.microsoft.com/kb/980542
Kiểm tra bài viết trên Microsoft KB về cách thực hiện việc này. Bạn có thể tải về chương trình FixIT của họ và chỉ cần chọn tập tin NK2 và nó sẽ làm phần còn lại cho bạn. Nếu bạn muốn tự mình làm, bạn có thể tìm tệp ở vị trí sau đây cho Outlook 2003/2007 chạy Windows 2000 hoặc XP:
C:\Documents and Settings\Username\Application Data\Microsoft\Outlook
Đối với Outlook 2003/2007 đang chạy Windows Vista hoặc 7:
C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
Bây giờ để nhập nó vào Outlook 2010, bạn cần đảm bảo tệp NK2 nằm trong thư mục này:
C:\Users\username\AppData\Roaming
Cuối cùng, nhấn vào Start, gõ run và trong hộp thoại Open, gõ lệnh sau:
outlook.exe /importnk2
Điều đó sẽ nhập bộ đệm ẩn tên từ phiên bản cũ hơn của Outlook vào Outlook 2010.
Phương pháp 3 - Làm trống bộ đệm ẩn tự động hoàn thành
Trong một số trường hợp, để làm việc này một lần nữa trong Outlook, bạn có thể phải xóa bộ nhớ cache Tự động điền. Nếu mọi thứ đã biến mất, thì điều này sẽ không thành vấn đề, nhưng nó sẽ giúp giải quyết vấn đề của bộ nhớ cache đặt lại nhiều lần.
Để xóa bộ nhớ cache, hãy đi tới Tệpvà nhấp vào Tùy chọn. Sau đó nhấp vào Thưvà cuộn xuống phần Gửi thư.
Nhấp trên nút Danh sách hoàn thành tự động hoàn thành. Bạn cũng nên bỏ chọn Sử dụng Danh sách hoàn thành tự động để đề xuất tên khi nhập vào hộp Đến, CC và Bcc. Thoát ra khỏi Outlook và sau đó kiểm tra lại hộp. Hãy thử gõ vào một vài địa chỉ email và sau đó thoát khỏi Outlook và mở nó lại và xem nếu tên vẫn còn đó.
Phương pháp 4 - Đổi tên RoamCache
Bạn cũng có thể loại bỏ hoàn toàn bộ nhớ cache hiện tại của bạn và bắt đầu từ đầu, đây có thể là cách duy nhất để khắc phục sự cố. Bạn chỉ cần đổi tên thư mục RoamCache thành thư mục khác và Outlook sẽ tạo một thư mục mới khi bạn khởi động lại chương trình.
Dành cho Windows Vista & amp; 7:
C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache
Dành cho Windows 2000 & amp; XP:
C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache
Phương pháp 5 - Chỉnh sửa tệp NK2
Mặc dù Outlook 2010/2013/2016 không có tệp NK2 cụ thể, chúng vẫn lưu trữ thông tin trong một tệp, nhưng với một tên khác. Tên của tệp là:
Stream_Autocomplete_X_AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA.dat
Và nó nằm ở đây:
C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache
Nếu bạn sử dụng Windows XP Outlook, sau đó nó ở đây:
C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache
Trong Phương pháp 4, chúng tôi đã đổi tên thư mục RoamCache này, nhưng xóa mọi thứ và làm cho bạn bắt đầu từ đầu. Nếu bạn mới bắt đầu gặp vấn đề này, bạn có thể khôi phục một số gợi ý tên bằng cách mở tệp Stream.dat này trong một chương trình có tên NK2Edit:
http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html
Điều đầu tiên bạn có thể thử là chỉ cần mở tệp .dat bằng NK2Edit và sau đó đóng nó lại. Đảm bảo rằng Outlook đã đóng khi bạn thực hiện việc này. Sau đó mở Outlook và xem có khắc phục được sự cố không. Lưu ý rằng chương trình này sẽ tự động phát hiện nếu bạn đã cài đặt Outlook và sẽ tải lên tệp bộ nhớ cache cho bạn nếu chương trình được lưu trữ ở vị trí mặc định. Bạn sẽ thấy danh sách tự động hoàn tất ngay lập tức:
Nếu nó không mở hoặc bạn không thể mở nó theo cách thủ công, thì bạn cần phải tạo một tệp bộ đệm mới và thay thế tệp stream.dat hiện tại Bạn có thể làm điều này bằng cách mở NK2Edit và đi tới Tệp- Tệp .NK2 mới.
Sau đó, truy cập Tác vụvà chọn Thêm bản ghi từ sổ địa chỉ.
Bây giờ chọn liên hệ mà bạn muốn sử dụng để tạo tệp NK2 mới. Bạn không phải chọn tất cả các địa chỉ liên hệ nếu bạn không muốn. Bạn cũng có thể nhấp vào trình đơn thả xuống và nhấp vào Liên hệ được đề xuất và xem có bất kỳ điều gì không. Nếu không, chỉ cần chọn Danh bạ và sau đó chọn Control + bấm để chọn các liên hệ riêng lẻ.
Bây giờ, hãy làm một Tệp - Lưu dưới dạng và duyệt đến vị trí đó của tệp bộ nhớ cache hiện tại (stream_autocomplete) và thay đổi Lưu dưới dạngthành .dat thay vì NK2.
Đối với tên tệp, chỉ cần chọn tệp hiện tại mà bạn sẽ thay thế. Đó là nó! Loại quá trình dài, nhưng nó hoạt động! Và bây giờ bạn biết cách tự sửa chữa và chỉnh sửa danh sách tự động hoàn chỉnh nếu bạn muốn!
Bạn cũng có thể nhận được nhiều thông tin hơn về Tự động hoàn thành Outlook từ trang web hỗ trợ của Microsoft. Nếu bạn vẫn gặp sự cố hoặc nội dung nào đó không rõ ràng, hãy đăng nhận xét ở đây và tôi sẽ cố gắng trợ giúp! Hãy tận hưởng!