Nếu bạn là người dùng Excel lớn, bạn có thể thấy mình trong tình huống mà bạn muốn bạn có thể chỉ cần chọn giá trị cho ô từ danh sách thả xuống thay vì phải sao chép và dán văn bản giữa các ô . Ví dụ: giả sử bạn có một trang tính Excel cho ngân sách cá nhân của riêng bạn và mỗi lần bạn nhập một giao dịch trên một hàng mới, bạn nhập vào thu nhập của nó hoặc chi phí.
Đôi khi bạn có thể nhập nó không chính xác hoặc bạn có thể có một danh sách dài các loại chi phí và thu nhập khác nhau, vì vậy đây có thể là một nỗi đau để duy trì và ghi nhớ. Một giải pháp dễ dàng trong Excel là tạo danh sách các lựa chọn thả xuống của riêng bạn được lấy từ một cột cụ thể trên cùng một trang tính hoặc một trang tính khác. Điều này có thể rất hữu ích vì bây giờ bạn có thể sử dụng một trang tính để lưu trữ tất cả các danh sách tham chiếu của bạn như một cơ sở dữ liệu và sử dụng chúng trên bất kỳ trang tính nào khác trong sổ làm việc.
Vậy làm cách nào để thực hiện việc này? Nó thực sự không phải là rất khó! Dưới đây là cách thực hiện:
1. Đầu tiên, tạo một bảng tính mới và trên Sheet1bắt đầu ở hàng 1, cột 1 (A1) và nhập vào một vài loại chi phí trong cột. Ví dụ: dưới đây là những gì tôi đã đưa ra:
2. Bây giờ bạn đã có danh sách tham chiếu của mình, hãy tiếp tục và chọn các ô có dữ liệu trong đó. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn các ô từ A1 đến A8. Nhấp chuột trái vào A1 và giữ nút chuột xuống và kéo cho đến khi bạn đến A8.
3. Bây giờ trong hộp bên cạnh hộp văn bản công thức ở bên trái (còn được gọi là hộp Tên), hãy nhập tên cho danh sách của bạn và nhấn Enter. Tôi đã nhập Chi phícho danh sách của chúng tôi. Làm điều này về cơ bản cung cấp cho các tế bào từ A1 đến A8 một tên để nhóm các tế bào có thể được tham chiếu bởi một tên thay vì nói A1 đến A8.
4. Bây giờ chúng ta có thể sử dụng danh sách của chúng ta để tạo ra một menu thả xuống với những giá trị đó. Trước tiên, hãy chọn ô mà bạn muốn danh sách thả xuống của mình được tạo. Điều này có thể trên cùng một trang tính hoặc trên một bảng tính khác. Tôi đã tiếp tục và chọn ô A1 trên Sheet2 cho ví dụ.
Tiếp theo, chuyển đến trình đơn trên cùng và chọn Dữ liệurồi nhấn Xác thực. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel có giao diện ribbon, bạn sẽ phải nhấp vào tab Dữ liệu.
Trên tab Cài đặt, chọn Danh sáchtrong tiêu đề Cho phép. Đảm bảo thả xuống trong ôđược chọn và sau đó nhập tên mà chúng tôi vừa tạo trước đó (Chi phítrong trường hợp này) bằng =ký ở phía trước. Vì vậy, nó phải là "= Chi phí".
Nhấp vào OKvà bạn ' bây giờ sẽ thấy rằng ô hiện tại bạn đã chọn có một mũi tên nhỏ trỏ xuống bên cạnh ô đó. Nhấn vào mũi tên và bạn sẽ thấy danh sách các mục mà chúng ta đã gõ vào Sheet1.
Bây giờ nếu bạn cần danh sách đó trong 1000 hàng? Vâng, nó cũng dễ dàng. Chỉ cần di chuyển con trỏ đến góc dưới cùng bên phải của ô A1 và sau đó kéo nó xuống theo ý bạn. Bây giờ tất cả các ô sẽ có danh sách thả xuống.
Vậy là xong! Hãy nhớ rằng, điều này có thể được sử dụng trên bất kỳ trang tính Excel nào mà bạn có một số loại danh sách tra cứu cần được nhập lại nhiều lần. Sử dụng Xác thực dữ liệu, bạn có thể tránh lỗi của con người và tăng hiệu quả.Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về cách sử dụng danh sách thả xuống trong Excel, hãy đăng nhận xét và tôi sẽ cố gắng trợ giúp. Hãy tận hưởng!