Bạn có phải là người học trực quan đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ? Không tìm đâu xa hơn Trello. Trello dễ sử dụng, trực quan, hợp tác và trực quan. Nó tỷ lệ tốt so với các ứng dụng tương tự và cho phép bạn ưu tiên và sắp xếp các dự án bằng cách sử dụng bảng, thẻ và danh sách. Người dùng có thể thêm tệp đính kèm, nhận xét, danh sách kiểm tra và ngày đáo hạn cho các dự án và nhiệm vụ.
Các chiến lược khéo léo nhất để khai thác tối đa Trello bao gồm:
Tạo thẻ từ bảng tính
Nếu trước đây bạn đã sử dụng bảng tính để sắp xếp và theo dõi các dự án của mình, việc chuyển sang Trello rất đơn giản. Không cần phải bắt đầu từ đầu.
Khi bạn đang di chuyển từ một danh sách trên bảng tính, bạn sẽ muốn tạo một thẻ khác nhau cho mỗi mục.
Tạo quy trình công việc
Quy trình công việc là một quá trình hoàn thành các nhiệm vụ cho một dự án từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.
Bạn có thể không lưu ý rằng bạn sử dụng quy trình công việc trong cuộc sống hàng ngày bất cứ khi nào có quy trình cần thiết để hoàn thành công việc.
Ví dụ, hãy suy nghĩ về việc lên kế hoạch cho bữa tối Lễ Tạ ơn cho đại gia đình của bạn. Nếu bạn chia nhỏ mọi thứ bạn cần để hoàn thành nhiệm vụ, bạn sẽ nhận ra rằng nếu bạn bỏ lỡ một bước, sẽ có thứ gì đó bị thiếu trong bữa tối của bạn.
Những tác vụ đó là một phần trong quy trình làm việc của bạn.
Dưới đây là một số ví dụ về quy trình công việc bạn có thể sử dụng để có năng suất cao hơn trong doanh nghiệp của mình.
Để -Do, Làm, Hoàn thành
Đây là một quy trình công việc đơn giản theo dõi những gì bạn cần làm, những gì bạn đang làm và những gì đã hoàn thành.
Sử dụng một quy trình công việc như thế này giúp việc theo dõi một dự án có nhiều nhiệm vụ dễ dàng hơn nhiều.
Bạn có thể dễ dàng thêm một danh sách cho các nhiệm vụ mà không nhất thiết phải hoàn thành ngay lập tức để theo dõi và không quên bất cứ điều gì.
Sử dụng quy trình công việc để:
Quy trình làm việc giữ mọi thứ ở một nơi và có thể truy cập được cho tất cả những người chịu trách nhiệm cuối cùng để hoàn thành công việc một cách chính xác và đúng thời gian.
Bạn có thể tăng năng suất của mình hơn nữa bằng kết nối trò chuyện nhóm Chanty để khi một hành động nhất định diễn ra trong Trello, toàn bộ nhóm của bạn cũng có thể được thông báo. Các thông báo này có thể bao gồm các trường hợp trong đó:
Sử dụng nhãn hiệu quả
Sử dụng nhãn trong Trello sẽ thêm một lớp mã màu và dữ liệu trực quan đến các thẻ trên bảng của bạn. Nếu bạn không sử dụng chúng, bạn sẽ không tận dụng tối đa hệ thống Trello.
Sử dụng nhãn để:
Đặt tên cho mỗi nhãn
nhãn một tên để dễ nhận biết. Khi bạn nhấp vào thẻ, bất kỳ ai có quyền truy cập bảng đều có thể thấy mỗi màu đại diện cho điều gì.
Tuy nhiên, sẽ dễ dàng hơn để có thể thấy tên nhãn từ chế độ xem bảng mà không cần phải di chuột qua nó . Điều đó rất dễ khắc phục.
Nhấp vào bất kỳ nhãn nào từ chế độ xem bảng và tên sẽ hiển thị cho tất cả các nhãn.
Áp dụng hoặc xóa nhãn cho thẻ
Có một số cách để chỉnh sửa nhãn trên thẻ bao gồm:
Một phím tắt khác liên quan đến thứ tự các nhãn xuất hiện trong menu. Vị trí đầu tiên là 1, vị trí thứ hai là 2, v.v., xuống dòng nhãn.
Cách nhanh nhất để thêm hoặc xóa nhãn trên bảng của bạn là di chuột qua thẻ và nhấp vào phím số trên từ khóa của bạn tương ứng với vị trí của nhãn trong menu.
Sắp xếp các thẻ trên danh sách
Nếu bạn muốn có thể để xem các nhiệm vụ trước tiên hoặc những nhiệm vụ có thể rơi vào vết nứt, bạn có thể sắp xếp các thẻ trong danh sách. Bạn có thể sắp xếp theo các tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như ngày đến hạn được tạo.
Hãy nhớ rằng các tùy chọn khả dụng duy nhất là tiêu chí được sử dụng trên thẻ. Ví dụ: nếu bạn không có ngày đáo hạntrên bất kỳ thẻ nào của mình, bạn sẽ không thể sử dụng nó để sắp xếp.
Thêm thẻ mới mọi lúc mọi nơi Danh sách của bạn
Không cần phải lo lắng nếu bạn muốn thêm thẻ vào đầu danh sách dài. Bạn không cần phải kéo nó từ vị trí dưới cùng lên trên cùng.
Thay vào đó, bạn có thể nhấp đúp vào giữa hai thẻ trong bất kỳ danh sách nào để thêm thẻ mới. Hoặc bạn có thể thêm thẻ ở phía dưới và sử dụng tùy chọn Di chuyểnđể thay đổi vị trí của thẻ.
Biến email thành thẻ Trello
Một trong nhiều lợi ích của việc sử dụng Trello để quản lý và cộng tác dự án là tránh nhiều email hàng ngày qua lại thành viên nhóm hoặc khách hàng.
Ví dụ: thay vì sao chép từ Gmail vào các tác vụ của Trello, bạn có thể biến email thành thẻ trực tiếp từ email hoặc hộp thư đến Gmail của bạn.
Khi bạn biết địa chỉ email duy nhất của một hội đồng, bạn có thể chuyển tiếp bất kỳ email nào đến nó. Trello sẽ tự động tạo thẻ từ nội dung của email.
Một mẹo khác bạn có thể không biết là thẻ cũng có địa chỉ email duy nhất của riêng họ. Bạn có thể chuyển tiếp bất kỳ email nào đến địa chỉ đó, nơi nó sẽ tự động được chuyển thành nhận xét trên thẻ.
Điều này đặc biệt hữu ích nếu các thành viên trong nhóm của bạn gửi nhiều phản hồi qua email.
Phím tắt
Như chúng tôi đã trình bày ở trên với nhãn, sử dụng phím tắt có thể giảm thời gian bạn sử dụng và tăng hiệu quả khi sử dụng Trello.
Có nhiều phím tắt có sẵn để tiết kiệm thời gian của bạn, chẳng hạn như:
Xem Phím tắt Trello: Một bảng cheat Infographic để biết danh sách đầy đủ.
Đánh dấu các bảng bạn truy cập thường xuyên nhất
Nếu bạn làm việc với nhiều nhóm và có nhiều bảng, thật khó để tìm ra những người bạn sử dụng thường xuyên nhất.
Điều đó rất dễ khắc phục. Đơn giản chỉ cần đi đến bảng và bấm vào nút Star. Điều này sẽ thêm bảng vào phần Bảng được gắn dấu saotrong Bảng(góc trên cùng bên trái).
Các bảng bạn đã chọn được bao gồm vì các ngôi sao sẽ xuất hiện ở đầu danh sách các bảng có thể rất dài.
Thẻ kết nối
Sẽ có lúc làm việc với Trello rằng bạn sẽ muốn tạo kết nối giữa một hoặc nhiều thẻ trên cùng một bảng hoặc thậm chí là thẻ từ một bảng khác.
Khi bạn chọn một bảng hoặc thẻ trong khu vực đính kèm, bạn sẽ thấy ảnh chụp nhanh của thẻ bạn đã đính kèm, bao gồm:
Nếu bạn nhấp vào trên hình ảnh, Trello sẽ đưa bạn trực tiếp đến thẻ khác.
Tạo kết nối giữa các thẻ
Kéo và thả
Chức năng kéo và thả của Trello giúp di chuyển các mục xung quanh bảng của bạn cực kỳ dễ dàng. Di chuyển thẻ bằng cách nhấp vào thẻ và kéo lên hoặc xuống trên cùng một danh sách hoặc vào một danh sách khác.
Danh sách có thể được chuyển đến một vị trí khác trên bảng theo cùng một cách bằng cách nhấp và kéo.
Nếu bạn chưa thử Trello, bạn không biết mình đang thiếu gì. Nó là một công cụ rất mạnh mẽ và trực quan để quản lý dự án và tác vụ.