Cách chuyển đổi tài liệu Word thành bảng tính Excel

Nếu bạn đang làm việc với các con số trong Word nhưng muốn chuyển sang Excel, bạn có thể làm điều đó. Có một số phương pháp dễ dàng mà bạn có thể thử chuyển từ Word sang Excel, cho dù là sao chép dữ liệu theo cách thủ công hay chuyển đổi loại tệp.

Nếu bạn muốn biết cách chuyển đổi tệp Word sang Excel, hãy thử các bước được nêu bên dưới.

Sao chép và dán

Cách đơn giản nhất để chuyển đổi tài liệu Word sang Excel là sao chép và dán dữ liệu theo cách thủ công. Điều này hoạt động tốt nhất khi dữ liệu của bạn ở định dạng bảng vì các hàng và cột dễ dàng khớp với bố cục Excel.

Để thực hiện việc này, hãy mở tài liệu Word có chứa bảng bạn muốn chuyển đổi sang Excel.

Chọn toàn bộ bảng bằng cách nhấp và kéo qua bảng đó. Ngoài ra, hãy nhấn biểu tượng Chọnở góc trên bên trái của bảng.

Nhấn Ctrl + Cđể sao chép bảng vào khay nhớ tạm (hoặc Cmd + Ctrên Mac).

Tiếp theo, mở sổ làm việc Excel mới hoặc hiện có mà bạn muốn dán bảng.

Chọn ô nơi bạn muốn dán bảng hoặc nhấp vào bất kỳ đâu trên trang tính để tạo bảng mới.

Nhấn Ctrl + V(hoặc Cmd + Vtrên Mac) để dán bảng từ bảng nhớ tạm hoặc nhấp chuột phải và nhấn Dán.

Excel tự động điều chỉnh độ rộng và định dạng của cột để phù hợp với bảng Word.

Sau đó, bạn có thể thực hiện thêm các thay đổi đối với dữ liệu để phù hợp với bảng tính của mình (chẳng hạn như thay đổi phông chữ, màu sắc hoặc kích thước).

Lưu dưới dạng tệp văn bản và nhập vào Excel

Một cách khác để chuyển đổi tài liệu Word sang Excel là lưu tệp dưới dạng tệp văn bản thuần túy rồi nhập tệp đó vào Excel. Điều này hoạt động tốt nhất khi dữ liệu của bạn ở định dạng danh sách, với mỗi mục nhập được phân tách bằng ký tự phân cách như dấu phẩy, tab hoặc dấu cách.

Excel sẽ chuyển đổi từng bit dữ liệu giữa mỗi ký tự dấu phân cách thành một ô, với mỗi dòng là một hàng riêng biệt.

Để thực hiện việc này, hãy mở tài liệu Word chứa danh sách bạn muốn chuyển đổi sang Excel.

Nhấp vào Tệp>Lưu dưới dạngvà chọn vị trí bạn muốn lưu tệp văn bản..

Trong danh sách thả xuống Lưu dưới dạng, hãy chọn Văn bản thuần túy (*.txt).

Nhấn Lưuđể lưu tệp.

Hộp thoại Chuyển đổi tệpsẽ xuất hiện — để nguyên cài đặt mặc định và nhấp vào OK.

Tại thời điểm này, hãy đóng tài liệu Word (hoặc thu nhỏ tài liệu) và mở Excel.

Trong Excel, nhấn Dữ liệu>Từ văn bản/CSV(hoặc Dữ liệu>Lấy dữ liệu>Từ Văn bản (Cũ)) và duyệt đến vị trí bạn đã lưu tệp văn bản.

Chọn tệp văn bản của bạn và chọn Nhậphoặc Nhận dữ liệu(tùy thuộc vào phiên bản Excel của bạn).Excel sẽ mở một Văn bản Trình hướng dẫn nhậpđể giúp chỉ định cách phân tách và định dạng dữ liệu của bạn.

Ở bước 1/3 của Trình hướng dẫn nhập văn bản, hãy chọn Được phân cáchnếu dữ liệu của bạn được phân tách bằng các ký tự như dấu phẩy hoặc tab hoặc Chiều rộng cố địnhnếu dữ liệu của bạn được căn chỉnh thành các cột có khoảng cách giữa chúng.

Nhấp vào Tiếp theođể tiếp tục.

Ở bước 2/3, hãy chọn các hộp bên cạnh các ký tự phân cách áp dụng cho dữ liệu của bạn, chẳng hạn như Tab, Dấu phẩy,Dấu cách>, v.v. Bạn cũng có thể chỉ định các ký tự khác trong hộp Khác. Cuối cùng, trong cửa sổ Xem trước dữ liệu, bạn có thể xem trước cách Excel sẽ chia dữ liệu của bạn thành các cột.

Nhấp vào Tiếp theođể tiếp tục.

Ở bước 3/3, bạn có thể chọn cách định dạng từng cột dữ liệu, chẳng hạn như Chung, Văn bản, Ngày, v.v... Thay vào đó, bạn cũng có thể bỏ qua việc nhập bất kỳ cột nào bằng cách chọn tùy chọn Không nhập cột (bỏ qua).

Nhấp vào Hoàn tấtđể kết thúc quá trình.

Chọn vị trí đặt dữ liệu đã nhập của bạn (trong bảng tính hiện có hoặc bảng tính mới) rồi nhấn Nhập.

Dữ liệu của bạn sau đó sẽ được nhập vào sổ làm việc Excel của bạn. Kiểm tra kỹ xem dữ liệu đã được nhập chính xác chưa trước khi bạn lưu. Nếu không, bạn có thể cần xóa dữ liệu, lặp lại quy trình và điều chỉnh cài đặt của mình..

Sử dụng Trình chuyển đổi Word sang Excel trực tuyến

Cách thứ ba để chuyển đổi tài liệu Word sang Excel là sử dụng công cụ chuyển đổi trực tuyến có thể xử lý các định dạng tệp khác nhau. Tính năng này hoạt động hiệu quả nhất khi bạn không thể truy cập Microsoft Office hoặc muốn có giải pháp nhanh chóng và dễ dàng cho vấn đề của mình.

Một số công cụ này tồn tại trực tuyến—tìm kiếm nhanh trên Google sẽ liệt kê các tùy chọn tiềm năng. Chúng tôi sẽ giải thích cách thực hiện việc này bằng cách sử dụng Công cụ chuyển đổi Convertio Word sang Excel bên dưới nhưng nhiều công cụ trong số này sẽ hoạt động tương tự.

Mở Công cụ Convertio Word sang Excel trong trình duyệt web của bạn (hoặc mở giải pháp thay thế ưa thích của bạn).

Nhấn Chọn tệpđể chọn tệp Word cần chuyển đổi từ PC hoặc Mac của bạn. Ngoài ra, hãy kéo và thả tệp vào trang để tải tệp lên.

Tiếp theo, chọn XLShoặc XLSXlàm định dạng đầu ra cho tệp Excel của bạn.

Nhấn nút Chuyển đổiđể bắt đầu quá trình chuyển đổi.

Sau khi quá trình hoàn tất, hãy nhấn nút Tải xuống ngayđể tải tệp XLS hoặc XLSX đã chuyển đổi xuống PC hoặc Mac của bạn.

Mở tệp để kiểm tra kỹ xem nội dung đã được chuyển đổi chính xác chưa. Nếu không, trước tiên bạn có thể cần phải thay đổi định dạng tài liệu của mình (chẳng hạn như sử dụng các bảng được định dạng chính xác) trước khi thử lại quy trình.

Chuyển sang một công cụ thay thế cũng có thể mang lại kết quả tốt hơn.

Chuyển đổi tài liệu Microsoft Office

Như chúng tôi đã trình bày ở trên, có một số cách khác nhau để bạn có thể chuyển đổi hoặc nhập thông tin từ tài liệu Word sang bảng tính Excel, tùy thuộc vào cách cấu trúc dữ liệu của bạn và mục tiêu bạn muốn đạt được với dữ liệu đó.

Nếu dữ liệu của bạn ở định dạng tệp khác, bạn cũng có thể chuyển đổi giữa chúng. Ví dụ: bạn có thể chuyển đổi tài liệu PDF sang tài liệu Word bằng nhiều công cụ khác nhau (bao gồm cả Word). Bạn cũng có thể lưu trang web dưới dạng tài liệu Word.

Nếu bạn đang chuyển sang Office từ LibreOffice hoặc OpenOffice, bạn có thể chuyển đổi tệp ODT của bạn thành tệp Word nhanh chóng và dễ dàng.

.

bài viết liên quan: