Hộp tên trong Excel: Tất cả những gì bạn cần biết

3

Không có nhiều người dùng Excel đặt tên cho các ô, giá trị không đổi hoặc công thức bên trong bảng tính. Tuy nhiên, có một mục đích để xuất sắc. Chúng làm cho 0dễ đọc, viết và sử dụng lại. Nó dễ dàng tìm thấy nội dung trong một loạt các ô được đặt tên hơn là sử dụng các tham chiếu ô. Nó cũng rất thú vị khi bạn có thể thêm các ký tự độc đáo vào tên và tạo các biểu tượng như Smiley, hoặc trái tim.

Microsoft Excel cho phép bạn tạo hai loại tên, tên được xác định và bảng. Tên được xác định đề cập đến một ô, một loạt các ô, hằng số hoặc một công thức. Nó có những cái tên mà bài viết này sẽ dạy bạn cách sử dụng trong hộp tên. Các tên bảng được đặt cho các bảng khi bạn chèn chúng vào bảng tính Excel. Nhưng trước khi bạn bắt đầu đặt tên phạm vi dữ liệu Excel của mình, hãy tìm hiểu thêm về hộp tên trong Excel! /H2>

Một hộp tên trong Excel được sử dụng để đưa ra các ô, Phạm vi của các tế bào hoặc bảng một tên. Nó có một hộp nằm ở bên trái của thanh công thức. Khi bạn chọn một ô nhất định trong bảng tính, hộp tên này sẽ hiển thị tên của nó. Ví dụ: chọn ô A1 sẽ dẫn đến hộp tên hiển thị A1.

4

Bạn có thể sử dụng hộp tên này để gán cho nhóm ô một tên duy nhất, thay vì kết hợp các chỉ định hàng và cột của chúng. Tên trong hộp tên

Đặt tên cho các ô riêng lẻ hoặc một nhóm các ô dễ dàng như chỉ đơn giản là gõ tên bạn muốn vào hộp tên. Chỉ cần đảm bảo bạn đã chọn một ô hoặc một loạt các ô trước khi nhập tên vào hộp tên. Đó là cách mà Excel sẽ biết phạm vi của các ô mà bạn đề cập đến.

Hãy để xem nó là một ví dụ. Nếu bạn có một danh sách các tên, hãy để nói về các nhân viên trong công ty của bạn, bạn có thể chọn tất cả các ô chứa tên (không có tiêu đề) và đặt cho phạm vi của các ô có tên là nhân viên. Sau khi nhập tên bạn muốn vào hộp tên, hãy đảm bảo nhấn nhập phímtrên bàn phím của bạn để hoàn thành việc tạo tên.

Nếu bạn muốn mở rộng phạm vi này và bao gồm cột B sẽ chứa mức lương của họ, bạn có thể làm như vậy bằng cách chọn dữ liệu trong cả hai cột của nhân viên và mức lương (không có tiêu đề) và gõ tên chỉ định tên mới vào hộp tên..

Sử dụng hộp tên Excel để đặt tên cho một loạt các ô là dễ dàng. Nhưng bạn vẫn có thể tự hỏi tại sao bạn lại làm điều đó.

Bây giờ bạn đã học cách đặt tên cho phạm vi ô bằng cách gõ chỉ định bạn chọn vào hộp tên, hãy để xem cách bạn có thể sử dụng nó. Hộp tên cho phép bạn truy cập vào các tính năng khác nhau mà bạn sẽ sử dụng hàng ngày trong công việc của bạn với bảng tính Excel. Một số tính năng này rất quan trọng nếu bạn làm việc với cơ sở dữ liệu Excel lớn.

1. Nhanh chóng tìm thấy một ô cụ thể

Hãy nói rằng bảng tính Excel của bạn chứa đầy dữ liệu, nhưng bạn cần 2. Bạn biết nó trong một tế bào được chỉ định B150. Cuộn qua bảng tính để tìm ô B150 có thể tiêu thụ thời gian của bạn một cách không cần thiết. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng hộp tên để nhanh chóng tìm và chọn ô cụ thể đó.

Tất cả những gì bạn cần làm là chọn hộp tên và nhập B150 trong đó. Nhấn phím Enter trên bàn phím của bạn và hành động này sẽ tự động đưa bạn đến ô B150 và chọn nó. Chọn nhiều ô

Bạn có thể sử dụng hộp tên để chọn nhiều ô cùng một lúc, thay vì kéo chuột qua phạm vi các ô bạn cần. Hãy nói rằng bạn muốn chọn tất cả các nhân viên trong danh sách của bạn. Chỉ cần nhập tên nhân viên của người Viking vào hộp tên và nhấn Enter để chọn phạm vi của các ô được chỉ định bởi tên đó.

Bạn cũng có thể nhanh chóng chọn một loạt các ô mà bạn đã không đặt tên. Đơn giản chỉ cần nhập chỉ định cột và hàng của phạm vi bạn cần được chọn và nhấn phím Enter. Ví dụ: bạn muốn chọn tất cả các ô từ A1 đến D10. Nhập A1: D10 vào hộp tên để thực hiện lựa chọn một cách nhanh chóng.

Việc chọn một loạt các ô với hộp tên đặc biệt hữu ích nếu bảng tính của bạn chứa các ô trống. Trong trường hợp đó, bằng cách sử dụng phím tắt Shift+ ctrl+ mũi tên phảisẽ chỉ chọn cho đến khi tìm thấy một ô trống. Nó giống nhau với Shift+ ctrl+ xuống mũi tên xuống. Nó sẽ ngừng chọn ngay khi nó chạm vào ô trống..

3. Nhanh chóng chọn một loạt các ô từ một ô hoạt động

Hãy nói rằng bạn muốn chọn một loạt các ô bắt đầu từ ô hoạt động. Một ô hoạt động là tế bào bạn hiện đã chọn.

Hãy nói rằng đó là một tế bào B3 và bạn muốn đưa ra lựa chọn cho D10. Trong trường hợp đó, bạn không phải gõ toàn bộ tài liệu tham khảo cho phạm vi B3: D10. Thay vào đó chỉ nhập ô cuối cùng bạn muốn chọn, trong trường hợp này là D10. Tuy nhiên, don Press Enter. Thay vào đó sử dụng macro bàn phím shift+enterđể chọn phạm vi của ô.

4. Chọn hai ô

Nếu bạn muốn nhanh chóng chọn hai ô không nằm cạnh nhau, bạn có thể sử dụng hộp tên để thực hiện nhanh chóng. Bạn đã thắng được cần phải cuộn qua tài liệu của mình để tìm ô cụ thể mà bạn cần.

Hãy nói rằng bạn muốn chọn B3 và D10. Chọn B3 và Loại D10 trong hộp tên. Sau đó nhấn ctrl+entertrên bàn phím của bạn. Chọn nhiều phạm vi của ô

Việc chọn nhiều phạm vi bằng cách sử dụng hộp tên là dễ dàng. Tất cả những gì bạn cần làm là nhập các chỉ định của các phạm vi cách nhau bằng dấu phẩy (,). Sau khi nhập các phạm vi, nhấn enter trên bàn phím của bạn để thực hiện lựa chọn.

Hãy để xem nó là một ví dụ. Bạn muốn thực hiện lựa chọn một loạt các ô giữa A2 và B8 cũng như E2 và F8 để có tất cả nhân viên và mức lương của họ được chọn. Loại A2: B8, E2: F8 trong hộp tên.

Khi bạn nhấn ENTER, bạn sẽ nhận được một lựa chọn của hai phạm vi ô. Chọn toàn bộ cột hoặc hàng

Việc chọn toàn bộ cột từ hộp tên thật dễ dàng. Nếu bạn muốn chọn toàn bộ một cột chỉ cần nhập A: A trong hộp tên và nhấn phím Enter để thực hiện lựa chọn.

Nó giống nhau với việc chọn toàn bộ hàng. Nếu bạn muốn chọn toàn bộ hàng 2 chỉ cần loại 2: 2 và nhấn enter.

Có một số quy tắc bạn phải tuân theo khi tạo tên trong Excel. Các quy tắc này được đưa ra để chương trình Excel có thể dễ dàng đối phó với chúng. Nó cần có khả năng nhận ra chúng và sử dụng tên trong các chức năng..

Nhân vật đầu tiên của tên phải là chữ cái, nhấn mạnh (_) hoặc dấu gạch chéo ngược (\).

Tất cả các ký tự khác trong tên có thể là chữ cái, số, thời gian hoặc ký tự dấu gạch dưới.

Nó không được phép sử dụng các ký tự không gian.

Tên của bạn không được phép trông giống như địa chỉ ô (R2D2 hoặc C3P0)

Vì Excel sử dụng các ký tự C, C, R và R làm phím tắt, chúng có thể được sử dụng làm tên.

Tên không nhạy cảm với trường hợp. Excel sẽ đối xử với nhân viên và nhân viên như thể nó cùng tên.

Trình quản lý tên Excel được thiết kế để quản lý tên. Bạn có thể sử dụng nó để chỉnh sửa, tìm, lọc hoặc xóa các tên hiện có. Bạn cũng có thể sử dụng nó để tạo ra những cái mới. Truy cập Trình quản lý tên là dễ dàng. Bạn có thể tìm thấy nó trong tab Công thức trên Ribbon, trong nhóm Xác định.

16

Hoặc bạn có thể sử dụng phím tắt bàn phí

Khi hộp thoại Trình quản lý tên được mở, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các tên hiện có trong bảng tính hiện đang mở. tiêu đề ">1. Chỉnh sửa tên với trình quản lý tên

Nếu bạn muốn thay đổi tên hiện có bằng trình quản lý tên, chỉ cần chọn tên và nhấp vào nút chỉnh sửatrong hộp thoại Trình quản lý tên. Ở đây bạn có thể thay đổi không chỉ tên mà cả tài liệu tham khảo.

Khi bạn nhập tên mới, chọn OKđể hoàn thành chỉnh sửa.

Lưu ý: Để chỉnh sửa tài liệu tham khảo mà bạn không cần nhập hộp thoại Chỉnh sửa. Bạn có thể thực hiện nó từ hộp thoại Trình quản lý tên bằng cách chọn tên bạn muốn chỉnh sửa và nhập tham chiếu mới trực tiếp vào hộp đề cập đến. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng mũi tên bên cạnh hộp tham chiếu để tìm phạm vi mong muốn. Bộ lọc tên với Trình quản lý tên

nút bộ lọctrong hộp thoại Trình quản lý tên cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy tên nhất định bằng cách sử dụng các bộ lọc. Điều này đặc biệt hữu ích nếu trình quản lý tên của bạn chứa một danh sách lớn các tên.

Bạn có thể lọc tên trong ba loại:.

Tên phạm vi đến bảng tính hoặc sổ làm việc.

Tên có hoặc không có lỗi.

Tên hoặc tên bảng được xác định. Xóa tên với trình quản lý tên

Xóa tên với Trình quản lý tên là rất trực quan. Chọn tên mong muốn và sau đó chọn nút Xóa.

Bạn cũng có thể xóa một số tên cùng một lúc nếu bạn chọn nhiều và sau đó chọn nút Xóa. Để chọn nhiều tên, nhấp và kéo chuột của bạn hoặc chọn một tên, sau đó nhấn và giữ phím ctrltrên bàn phím và chọn các tên khác mà bạn muốn xóa.

Bạn cũng có thể chọn tên bằng cách sử dụng các bộ lọc. Nếu bạn muốn xóa tất cả các tên có lỗi, hãy sử dụng bộ lọc tên có lỗi để chọn chúng trước khi nhấp vào nút Xóa.

Như bạn có thể thấy, hộp tên trong Excel là một công cụ đa năng cung cấp cho người dùng một cách thuận tiện để điều hướng, chọn và quản lý các phạm vi, ô và phạm vi được đặt tên trong sổ làm việc của họ. Cho dù bạn là người mới bắt đầu mới khám phá thế giới của Excel hay một người dùng dày dạn đang tìm cách nâng cao kỹ năng của bạn, thành thạo hộp tên là một tài sản có giá trị có thể cải thiện đáng kể năng suất và hiệu quả của bạn trong các nhiệm vụ bảng tính. Vì vậy, lần tới khi bạn làm việc ở Excel, đừng bỏ qua sức mạnh và sự tiện lợi của hộp tên. Nó có một tính năng nhỏ với lợi ích lớn.

.

bài viết liên quan: