Hiện nay, chúng ta có thể sử dụng nhiều giấy hơn bao giờ hết, mặc dù việc xử lý tài liệu kỹ thuật số đã dễ dàng hơn, nhanh hơn và rẻ hơn. Vì vậy, hãy quét những mẩu giấy đó vào máy tính Windows của bạn và tái chế giấy.
Tôi nên sử dụng loại tệp nào?
Hầu hết các ứng dụng quét đều có thể lưu tệp ở một hoặc nhiều định dạng:
BMP: Còn được gọi là bitmap, đây là loại tệp hình ảnh cũ hơn ít được sử dụng.
TIFF: TIFF và loại tệp TIF là tốt nhất khi bạn cần độ phân giải cao. Sử dụng cái này nếu bạn muốn tạo bản in quét chất lượng cao.
JPEG: Nhiều người quen thuộc với định dạng tệp JPEG hoặc JPG. Nó cho phép lưu các bản quét với kích thước tệp nhỏ hơn. Tuy nhiên, có phần nào đó bị giảm chất lượng.
PNG: Tương đối mới so với các loại tệp khác, loại tệp PNG dẫn đến kích thước tệp lớn hơn một chút so với JPG nhưng chất lượng gần như giống với tệp gốc. Nếu nghi ngờ, hãy chọn PNG.
PDF: Loại tệp tài liệu di động của Adobe được sử dụng tốt nhất cho văn bản được quét mà bất kỳ ai trên màn hình hoặc giấy đều có thể đọc được. Đó là một lựa chọn tồi cho quét hình ảnh vì kích thước tệp sẽ lớn và nó không được dịch tốt sang web.
Quét tài liệu vào Windows bằng Windows Scan App
Phần tốt nhất của hầu hết các máy in là máy quét. Đây cũng là cách phổ biến nhất để quét tài liệu vào Windows. Cách thức hoạt động của tính năng này sẽ khác một chút giữa các máy quét.
Máy quét, giống như máy quét trên máy in đa năng, có khay phẳng hoặc khay nạp tài liệu (đôi khi là cả hai).
Để bắt đầu quá trình quét mới, hãy đặt tài liệu úp xuống trên mặt phẳng hoặc úp mặt vào khay nạp tài liệu. Hướng chính xác tùy thuộc vào kiểu máy in của bạn.
Mở Ứng dụng Microsoft Scan . Máy in tất cả trong một sẽ được hiển thị trong Máy quét . Để Nguồn là Được định cấu hình tự động . Chọn loại tệp mong muốn trong danh sách thả xuống Loại tệp .
Chọn Hiển thị thêm trong danh sách thả xuống Loại tệp .
.
Bạn có thể đặt nơi lưu tệp kết quả bằng cách chọn Quét . Nếu bạn để nó ở Quét , nó có thể sẽ chuyển đến thư mục Ảnh >Quét của bạn. Nó sẽ tạo thư mục Quét nếu thư mục này không tồn tại.
Chọn nút Quét để bắt đầu quét.
Có một cửa sổ tiến trình quét. Tùy thuộc vào kích thước của mục được quét, quá trình này có thể mất vài giây đến vài phút.
Khi quá trình quét kết thúc, nó sẽ hiển thị cho bạn tên tệp, như được hiển thị trong hình chữ nhật màu vàng. Để xem ngay tệp đã quét, hãy chọn nút Xem . Nó sẽ mở trong trình xem ảnh mặc định cho loại tệp. Nếu không, hãy chọn Đóng .
Quét vào Windows bằng Windows Fax và Scan
Có, Windows Fax and Scan vẫn khả dụng. Mặc dù đây là phần mềm cũ hơn nhưng nó cho phép kiểm soát quá trình quét nhiều hơn.
Để bắt đầu quá trình quét mới, hãy đặt tài liệu úp xuống trên mặt phẳng hoặc úp mặt vào khay nạp tài liệu. Chọn Quét mới để bắt đầu quá trình.
Trong cửa sổ Quét mới , có một số tùy chọn quét. Bạn có thể thay đổi sang một máy quét khác, tạo hồ sơ quét và chọn giữa Flatbed và Document Feeder làm nguồn. Bạn cũng có thể đặt định dạng màu là màu, đen trắng hoặc thang độ xám. Sau đó chọn loại tệp, dpi và điều chỉnh độ sáng và độ tương phản. Chọn nút Xem trước để xem quá trình quét sẽ trông như thế nào, sau đó thay đổi cài đặt nếu cần.
Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Quét . Tùy thuộc vào cài đặt, quá trình quét có thể mất một chút thời gian.
Tài liệu đã quét được hiển thị trong khu vực xem trước lớn. Đánh dấu bản quét sẽ được lưu bằng cách nhấp một lần vào nó, sau đó chọn Lưu dưới dạng .
Điều hướng đến nơi bạn muốn lưu bản quét trong Windows. Bước này cho phép bạn chọn một định dạng tệp khác. Chọn từ TIFF, BMP, GIF hoặc PNG, sau đó chọn Lưu .
.
Quét tài liệu vào Windows bằng iPhone
Bạn không cần ứng dụng đặc biệt dành cho iPhone của Apple để quét tài liệu. Nó được tích hợp vào iOS như một phần của ứng dụng Ghi chú. Để chia sẻ với Windows, bạn cần có tài khoản Teams hoặc OneDrive và đã đăng ký tài khoản đó trên iPhone. Nếu không, bạn cũng có thể gửi email cho chính mình.
Mở ứng dụng Ghi chú .
Chọn biểu tượng ghi chú mới.
Chọn biểu tượng máy ảnh rồi Quét tài liệu .
Hướng máy ảnh vào tài liệu để quét và thu được hình ảnh rõ nét nhất có thể. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấn vào vòng tròn để quét.
Sẽ có một hình chữ nhật bao quanh hình ảnh được quét. Chạm và giữ các vòng tròn ở mỗi góc để khớp hình chữ nhật với tài liệu cần quét. Khi giữ một vòng tròn, nó sẽ phóng to và hiển thị góc phóng to của góc đó để quét chính xác. Khi đã sẵn sàng, hãy chọn Keep Scan để tiếp tục.
Bạn có thể quét và thêm một tài liệu khác vào cùng một ghi chú bằng cách thực hiện theo các bước 4 và 5. Khi quét xong, hãy nhấn vào Lưu .
Có một cơ hội khác để xác nhận quá trình quét diễn ra tốt đẹp. Nếu tốt, hãy nhấn vào Xong .
Chọn menu ba chấm.
Trong menu trượt, chọn Chia sẻ ghi chú .
Chọn OneDrive hoặc Nhóm để chia sẻ bản quét dưới dạng tệp PDF. Bây giờ hãy mở OneDrive hoặc Teams trên thiết bị Windows của bạn và truy xuất tệp đã quét.
Quét tài liệu vào Windows bằng Google Drive
Các phiên bản Android cũ hơn có thể quét tài liệu trực tiếp từ ứng dụng máy ảnh. Trong các phiên bản gần đây, tính năng quét đã được chuyển vào ứng dụng Google Drive.
Mở ứng dụng Google Drive và chọn nút dấu cộng (+ ) gần góc dưới cùng bên phải.
Trong menu trượt vào, chọn Quét .
.
Định vị camera điện thoại để chụp tài liệu theo ý muốn, sau đó nhấn vào nút quét có dấu kiểm để chụp.
Nó tự động chọn loại tài liệu PDF. Để quét nhiều trang hơn, hãy chọn biểu tượng dấu cộng ở dưới cùng bên trái, được hiển thị ở đây với hình chữ nhật màu vàng xung quanh. Khi đã sẵn sàng, hãy chọn Lưu .
Trong màn hình Lưu vào Drive , bạn có thể thay đổi tiêu đề tài liệu, tài khoản nào sẽ sử dụng và thư mục nào sẽ lưu bản quét. Nó mặc định là Drive của tôi .
Để lưu vào thư mục khác trong Drive, hãy nhấn vào Drive của tôi và điều hướng đến vị trí mong muốn rồi nhấn vào Chọn . Ứng dụng quay lại màn hình Lưu vào Drive . Nhấn vào Lưu .
Nếu bạn có ứng dụng Google Drive trên máy tính Windows, ứng dụng này sẽ đồng bộ hóa gần như ngay lập tức và bạn có thể tải tệp trong Windows File Explorer trong thư mục Google Drive . Để gửi bản quét tới máy tính Windows của bạn, hãy chọn menu ba chấm cho tài liệu.
Chọn Chia sẻ .
Gửi email qua Outlook hoặc chia sẻ nó lên OneDrive hoặc OneNote . Sau đó, nó có thể truy cập được trên thiết bị Windows của bạn thông qua một trong những ứng dụng đó.
Quét tài liệu vào Windows bằng ứng dụng Office
Bạn có thể sử dụng ứng dụng Microsoft Office làm ứng dụng quét trên thiết bị Android và iOS. Microsoft cũng có ứng dụng Lens hoạt động theo cách tương tự. Nếu bạn có giấy phép Microsoft 365, hãy sử dụng ứng dụng Office vì ứng dụng này có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ quét.
Mở ứng dụng Office và chọn nút dấu cộng để nhận menu Chụp nhanh .
Trong menu mới, chọn Quét .
Định vị máy ảnh trên tài liệu. Office sẽ tự động phát hiện các cạnh của nó. Nhấn vào vòng tròn màu trắng để chụp nó.
Nếu cần, hãy điều chỉnh đường viền bằng cách giữ ngón tay của bạn trên bất kỳ tay cầm nào và di chuyển xung quanh. Chọn Xác nhận .
.
Chọn Xong để bắt đầu lưu bản quét.
Tùy chọn cho phép chọn định dạng tệp. Nó có thể là một tài liệu hình ảnh, PDF hoặc Word. Bạn có thể thay đổi Kích thước tệp nhưng lưu ý rằng chất lượng cũng sẽ thay đổi. Để lưu vào Windows, hãy chọn OneDrive của bạn. Nó sẽ đồng bộ hóa với thư mục OneDrive >Documents trên máy tính Windows của bạn.
Chuyển tài liệu đã quét sang Windows bằng Ứng dụng Office
Chương trình quét Office có một tính năng tiện dụng khác khi bạn muốn quét tài liệu và truy cập tài liệu đó trên máy tính không phải của bạn. Hành động Truyền tệp có thể thực hiện điều đó và bạn thậm chí không cần cổng hoặc cáp USB.
Trong ứng dụng Office, hãy nhấn vào nút Tác vụ .
Cuộn xuống phần Chia sẻ tệp và chọn Chuyển tệp .
Trong trình duyệt trên máy tính, hãy truy cập transfer.office.com , đăng nhập rồi chọn Gửi .
Trên điện thoại, nhấn vào Sẵn sàng quét .
Khi trang web chuyển tiền mở ra, nó sẽ hiển thị mã QR.
Quét mã QR bằng điện thoại.
Điện thoại (ở bên trái) và trang web (ở bên phải) sẽ hiển thị mã. Nếu mã trùng khớp, hãy chọn Ghép nối trên điện thoại và trình duyệt web.
Trên điện thoại, chọn tệp bạn muốn chuyển rồi chọn dấu kiểm gần phía trên bên phải màn hình. Bạn sẽ thấy trình duyệt web đang chờ.
Khi quá trình truyền diễn ra, tệp sẽ được tải xuống thư mục tải xuống mặc định của trình duyệt. Bạn cũng sẽ thấy nó trong trình duyệt web. Nếu bạn muốn tải xuống lại, hãy di chuột qua Đã nhận và nút này sẽ trở thành nút tải xuống. Nếu bạn quên điều gì đó, hãy quay lại điện thoại và chọn Gửi thêm tệp .
.
Hãy nhớ truy cập trình duyệt của máy tính và chọn Đã kết nối, sau đó Ngắt kết nối điện thoại để giữ an toàn cho điện thoại của bạn.
Có một số chương trình quét dành cho Windows, iOS và Android nhưng tại sao không sử dụng các ứng dụng quét tích hợp mà chúng tôi đã đề cập? Chúng đã có sẵn và chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ thích sử dụng những phương pháp này để tiết kiệm tệp và thời gian.
.
bài viết liên quan: