15 mẹo & thủ thuật PowerPoint để cải thiện bài thuyết trình của bạn

Việc tạo bản trình bày trong PowerPoint sẽ dễ dàng hơn đáng kể nếu bạn biết một số mẹo và thủ thuật. Chúng tôi đã cho bạn thấy cách thay đổi kích thước trang trình bày của bạn, chèn PDF, thêm âm nhạc và cách làm cho PowerPoint của bạn hấp dẫn hơn.

Cho dù bạn là người mới bắt đầu tạo bản trình bày PowerPoint hay bạn là người chuyên nghiệp, bạn đều có thể cải thiện hơn nữa bằng cách kết hợp ý tưởng thiết kế PowerPoint mới.

1. Cách khóa hình ảnh trong PowerPoint

Khóa hình ảnh trong bản trình bày PowerPoint sẽ ngăn tỷ lệ hoặc tỷ lệ khung hình của hình ảnh bị biến dạng hoặc vượt quá tỷ lệ.

Để khóa hình ảnh trong PowerPoint, hãy làm theo các bước bên dưới:

Nhấp chuột phải vào hình ảnh và chọn Kích thước và Vị trí .

Đánh dấu vào ô có nhãn Khóa tỷ lệ khung hình .

Bạn cũng có thể khóa hình ảnh hoặc đối tượng để không thể thay đổi kích thước hoặc di chuyển xung quanh trang chiếu. Tính năng này có thể bị thiếu trong hầu hết các phiên bản PowerPoint trên máy tính. Bạn có thể nhấp chuột phải vào hình ảnh, hình dạng hoặc đối tượng và chọn Khóa .

Nếu bạn không thấy tùy chọn đó, có một cách giải quyết là đặt các đối tượng vào trang chiếu chính. Để tìm hiểu cách thực hiện, hãy đọc cách chỉnh sửa slide chính trong PowerPoint.

2. Lặp lại một bản trình chiếu trong PowerPoint

Nếu bạn dự định chạy trình chiếu PowerPoint liên tục, bạn có thể đặt trình chiếu lặp lại thay vì phải khởi động lại theo cách thủ công.

Mở PowerPoint mà bạn muốn lặp lại.

Chọn tab Trình chiếu .

Chọn nút Thiết lập trình chiếu .

Đánh dấu vào ô có nhãn Lặp lại liên tục cho đến ‘Esc.’

Chọn nút OK .

Bạn cần nhấn phím Esc để kết thúc bản trình bày PowerPoint bị lặp. Nhấp vào trang trình bày cuối cùng trong bộ bài của bạn hoặc nhấn phím mũi tên phải trên bàn phím sẽ khiến trình chiếu khởi động lại.

3. Cách giảm kích thước của PowerPoint

Tệp PowerPoint có thể trở nên lớn nếu bạn chèn hình ảnh hoặc tệp phương tiện có độ phân giải cao. Chúng tôi có một số mẹo và thủ thuật PowerPoint có thể giúp giảm kích thước tệp PowerPoint của bạn..

Chỉ nhúng các ký tự phông chữ được sử dụng trong bản trình bày của bạn bằng cách chọn Tệp >Tùy chọn >Lưu trong trình đơn bên trái.

Nếu bạn đã chọn nhúng phông chữ vào tệp, hãy chọn tùy chọn Chỉ nhúng các ký tự được sử dụng trong bản trình bày .

Xóa dữ liệu chỉnh sửa hình ảnh. Khi bạn chỉnh sửa hình ảnh trong PowerPoint, nó sẽ lưu hình ảnh gốc và phiên bản đã chỉnh sửa của bạn. Để ngăn chặn điều này:

Chọn Tệp >Tùy chọn >Nâng cao .

Trong Kích thước và chất lượng hình ảnh , hãy chọn hộp có nhãn Hủy dữ liệu chỉnh sửa .

Để giảm thêm kích thước PowerPoint của bạn, hãy bỏ chọn hộp có nhãn Không nén hình ảnh trong tệp và chọn độ phân giải mặc định thấp hơn cho hình ảnh của bạn.

Nén hình ảnh hơn nữa bằng cách chọn hình ảnh trong bản trình chiếu của bạn.

Trong tab Định dạng ảnh , chọn nút Nén ảnh . Bạn có thể chọn áp dụng các tùy chọn nén cho tất cả hình ảnh hay chỉ ảnh bạn đã chọn.

Chọn hộp có nhãn Xóa vùng ảnh đã cắt và chọn Sử dụng độ phân giải mặc định . Nhấn OK .

Bằng cách giảm kích thước tệp PowerPoint, bạn sẽ giúp tệp được lưu trữ và gửi email dễ dàng hơn.

4. Cách thêm và in ghi chú PowerPoint

Thêm ghi chú của người thuyết trình để giúp người thuyết trình ghi nhớ những gì cần nói trong khi thuyết trình bằng cách chọn nút Ghi chú ở cuối PowerPoint. Nhập một tập lệnh hoặc chỉ một vài ghi chú làm lời nhắc.

Để in bản trình bày có ghi chú, hãy chọn Trang ghi chú trong phần Cài đặt của hộp thoại In.

5. Cách chỉnh sửa hình nền PowerPoint

Để thêm, xóa hoặc chỉnh sửa đồ họa nền khỏi trang trình bày của bạn bằng ứng dụng PowerPoint dành cho máy tính để bàn, bạn cần chọn Trang trình bày chính từ trình đơn Xem . Sau đó, ở bên trái, chọn trang chiếu cái hoặc một trong các bố cục xuất hiện bên dưới trang chiếu đó: Nhấp chuột phải và chọn Định dạng nền . Chọn hộp có nhãn Ẩn đồ họa nền ..

Nếu bạn đang sử dụng PowerPoint trong trình duyệt, bạn có thể nhận thấy rằng không có trang chiếu cái nào. Khi sử dụng phiên bản trực tuyến, bạn có thể trực tiếp thêm, xóa hoặc chỉnh sửa bất kỳ đồ họa nào xuất hiện trên trang trình bày.

6. Cách liên kết tới một slide khác trong bài thuyết trình

Liên kết đến một trang trình bày khác trong cùng một bản trình bày có thể hữu ích nếu bạn dự đoán cần phải bỏ qua một phần bản trình bày do hạn chế về thời gian hoặc tham khảo lại trang trình bày trước đó. Nó đơn giản như việc thêm một siêu liên kết.

Chọn văn bản, hình ảnh hoặc hình dạng bạn muốn sử dụng làm liên kết.

Chọn Chèn >Liên kết hoặc nhấp chuột phải và chọn Siêu liên kết .

Trong hộp thoại Chèn siêu liên kết, bên dưới Liên kết tới , chọn Đặt vào tài liệu này .

Chọn trang chiếu bạn muốn liên kết tới và nhấn nút OK .

7. Luôn nhất quán bằng cách sử dụng Format Painter

Tính nhất quán là đặc điểm nổi bật của một bản trình bày PowerPoint được thiết kế tốt. Ví dụ: tiêu đề trang chiếu phải có cùng màu sắc, phông chữ và cỡ chữ trong toàn bộ tài liệu. Việc sử dụng công cụ vẽ định dạng giúp việc chuẩn hóa tất cả các tiêu đề và nhãn thành phần trong bản trình bày của bạn trở nên nhanh chóng và dễ dàng.

Chọn nội dung có định dạng bạn thích.

Trong tab Trang chủ , chọn Trình vẽ định dạng .

Tiếp theo, chọn nội dung khác và định dạng của phần tử đầu tiên sẽ tự động được áp dụng.

Đơn giản. Để áp dụng định dạng cho nhiều thành phần, bấm đúp vào Format Painter và lặp lại bước #3 ở trên cho đến khi bạn áp dụng định dạng cho tất cả các thành phần bạn muốn. Nhấn phím Esc để ngừng sử dụng Format Painter.

8. Trông thật thông minh với SmartArt

Tính năng SmartArt tích hợp sẵn của PowerPoint sẽ giúp đưa bản trình bày của bạn lên một tầm cao mới. Với SmartArt, bạn có thể chuyển đổi văn bản đơn giản, nhàm chán thành đồ họa hấp dẫn.

Chọn văn bản bạn muốn chuyển thành đồ họa.

Trên tab Trang chủ , chọn Chuyển đổi sang SmartArt .

.

Chọn tùy chọn bạn thích nhất. Khi di chuyển chuột qua các tùy chọn khác nhau, bạn sẽ thấy văn bản của mình trông như thế nào khi được chuyển đổi sang tùy chọn SmartArt đó.

Nếu bạn muốn tùy chọn SmartArt cho phép bạn thêm ảnh, hãy chọn Đồ họa SmartArt khác .

Trong menu bên trái, chọn Hình ảnh .

Chọn tùy chọn bạn thích nhất.

Chọn nút OK .

Để thêm hình ảnh, hãy chọn biểu tượng hình ảnh trong thành phần SmartArt và chọn chèn hình ảnh từ tệp trên máy tính của bạn hay từ nguồn trực tuyến như Bing.

Thư viện SmartArt có hàng tá tùy chọn để bạn lựa chọn. Một trong số đó chắc chắn sẽ làm cho slide của bạn hấp dẫn hơn.

9. Căn chỉnh đối tượng của bạn

Bạn đã sử dụng Format Painter để đảm bảo định dạng nhất quán trong suốt bản trình bày của mình. Trong khi thực hiện, hãy đảm bảo tất cả các đối tượng của bạn được căn chỉnh hoàn hảo bằng công cụ Align của PowerPoint.

Chọn các đối tượng bạn muốn căn chỉnh bằng cách giữ Shift khi bạn chọn từng đối tượng.

Trong tab Định dạng , chọn Căn chỉnh .

Chọn cách bạn muốn căn chỉnh đối tượng đã chọn.

Để phân bố đồng đều ba đối tượng trở lên, hãy chọn các đối tượng rồi chọn Căn chỉnh và Phân phối theo chiều ngang hoặc Phân phối theo chiều dọc .

Việc chủ ý sắp xếp các đối tượng trên trang trình bày của bạn sẽ giúp ích rất nhiều trong việc tạo ra một bản trình bày trông chuyên nghiệp.

10. Cách sử dụng bố cục ảnh

Khi bạn đang làm việc với một trang trình bày có một hoặc nhiều hình ảnh, hãy thử sử dụng công cụ Bố cục Hình ảnh tích hợp sẵn của PowerPoint. Đó là SmartArt dành cho hình ảnh.

Chọn tất cả hình ảnh trên trang chiếu (giữ xuống Shift để chọn nhiều hình ảnh).

Trong trình đơn Công cụ hình ảnh , chọn Định dạng >Bố cục hình ảnh .

Di chuột qua các tùy chọn để tìm Bố cục Ảnh mà bạn thích nhất và chọn nó.

.

Nếu bạn quyết định không muốn sử dụng Bố cục Hình ảnh, bạn có thể chuyển đổi hình ảnh của mình trở lại Hình dạng bằng cách chọn Thiết kế >Chuyển đổi >Chuyển đổi sang Hình dạng .

11. Tiết kiệm các chuyển tiếp trong slide

Khi bạn phát hiện ra rằng bạn có thể thêm hoạt ảnh giữa các trang trình bày, bạn có thể muốn thử tất cả các trang trình bày đó. Tuy nhiên, bạn nên nhớ quy tắc cơ bản của bài thuyết trình PowerPoint: càng ít càng tốt. Nếu bạn nhất thiết phải sử dụng hiệu ứng chuyển tiếp, hãy sử dụng các thao tác đơn giản như Cắt và Làm mờ .

Chọn một trang trình bày.

Từ tab Chuyển đổi , chọn chuyển đổi.

Chọn Tùy chọn hiệu ứng nếu có để chọn cài đặt bổ sung cho quá trình chuyển đổi.

Chọn Xem trước để xem quá trình chuyển đổi đang diễn ra.

12. Sử dụng ảnh động một cách khôn ngoan

Trong khi điều chỉnh các hiệu ứng chuyển tiếp trang trình bày, hãy đảm bảo rằng bạn cũng đang sử dụng hoạt ảnh một cách thận trọng. Hoạt hình văn bản hoặc đối tượng trên trang chiếu có thể giúp bài thuyết trình của bạn trôi chảy hơn, nhưng quá nhiều hoạt ảnh có thể gây mất tập trung. Hãy sáng suốt về thời điểm và nơi bạn sử dụng chúng.

Để thêm hoạt ảnh và hiệu ứng:

Chọn văn bản hoặc đối tượng bạn muốn tạo hiệu ứng.

Trên tab Hoạt ảnh , chọn một hoạt ảnh.

Tiếp theo, chọn Tùy chọn hiệu ứng để chọn hiệu ứng. Lưu ý, Tùy chọn hiệu ứng sẽ khác nhau tùy thuộc vào hoạt ảnh bạn chọn.

Bạn có thể chọn nhiều cách khác nhau để bắt đầu hoạt ảnh. Trong phần Thời gian của tab Hoạt ảnh , chọn thời điểm bắt đầu hoạt ảnh.

Khi nhấp chuột . Tùy chọn này sẽ bắt đầu hoạt ảnh khi bạn nhấp vào trang trình bày.

Với phần trước . Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn hoạt ảnh phát cùng lúc với hoạt ảnh trước đó trong chuỗi.

Sau phần trước . Hoạt ảnh sẽ bắt đầu ngay sau khi hoạt ảnh trước đó kết thúc.

Thời lượng . Tùy chọn này cho phép bạn tạo hiệu ứng kéo dài hơn hoặc ngắn hơn..

Trì hoãn . Thêm chút thời gian trước khi hiệu ứng bắt đầu.

Để thay đổi thứ tự phát hoạt ảnh của bạn:

Chọn điểm đánh dấu hoạt ảnh trên một trang chiếu (hoặc bật Ngăn hoạt ảnh bằng cách chọn nó trong phần Hoạt hình nâng cao của Hoạt hình tab và chọn một hình động trong danh sách.)

Trong phần Thời gian của tab Hoạt ảnh , chọn Di chuyển sớm hơn hoặc Di chuyển sau .

Để thêm hoạt ảnh vào một nhóm đối tượng:

Nhấn Ctrl và chọn nhiều đối tượng.

Chọn Định dạng >Nhóm >Nhóm để tạo nhóm.

Chọn hoạt ảnh từ tab Hoạt ảnh .

Nếu bạn sử dụng đúng cách, hoạt ảnh có thể giúp bản trình bày của bạn rõ ràng và dễ hiểu hơn đối với người xem.

13. K.I.S.S.

Các trang trình bày PowerPoint hiệu quả nhất khi chúng đơn giản. Khi bạn chỉ đưa những thông tin quan trọng nhất vào các trang trình bày của mình, bạn sẽ giúp mọi người dễ dàng tiếp thu và ghi nhớ thông điệp của bạn hơn. Bạn luôn có thể nói nhiều hơn về chủ đề nhưng đừng nhồi nhét nhiều nội dung vào slide hơn mức bạn cần. Suy cho cùng, khán giả của bạn nên lắng nghe nhiều hơn là đọc.

14. Tìm kiếm các mẫu, hình ảnh và đồ họa chất lượng cao

Khi bạn giữ mọi thứ đơn giản, điều đó có nghĩa là sử dụng hình ảnh và đồ họa đẹp mắt. Chúng tôi đã tổng hợp một số các trang web lưu trữ ảnh tuyệt vời và các địa điểm để nhận được những mẫu PowerPoint đẹp.

15. Xuất bài thuyết trình dưới dạng video

Khi bạn hài lòng với bản trình bày của mình, hãy xuất bản trình bày đó dưới dạng video:

Chọn Tệp >Xuất .

Chọn Tạo video .

Chọn chất lượng của video cũng như có sử dụng thời gian và lời tường thuật đã ghi hay không.

Đặt thời lượng cho mỗi trang chiếu.

Chọn nút Tạo video .

Điều hướng đến thư mục mà bạn muốn lưu tệp video.

Chọn nút Lưu ..

Bằng cách triển khai những mẹo và thủ thuật này, bạn sẽ nâng bản trình bày của mình lên một tầm cao mới!

Tuy nhiên, có lẽ bất chấp tất cả các mẹo và thủ thuật bạn đã học được, bạn vẫn quyết định từ bỏ hoàn toàn phần mềm. Rất nhiều bài thuyết trình PowerPoint đã khiến khán giả buồn ngủ đến mức giờ đây chúng ta có một thuật ngữ dành cho nó: “cái chết bởi PowerPoint”. Trong trường hợp đó, hãy tạm biệt Powerpoint và xem bảy lựa chọn thay thế cho PowerPoint này mà bạn có thể sử dụng trực tuyến.

.

bài viết liên quan: