Thanh trạng thái của Excel là một trong những viên ngọc ẩn (và là một anh hùng thầm lặng) khiến nó trở thành phần mềm bảng tính mặc định mà bạn hướng tới. Nó nằm lặng lẽ ở cuối cửa sổ Excel, thường bị bỏ qua nhưng chứa đầy thông tin có giá trị và các tùy chọn tùy chỉnh. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét nó và chỉ cho bạn cách tận dụng nó.
Tùy chọn mặc định của thanh trạng thái Excel
Ngay cả trước khi bạn tùy chỉnh thanh trạng thái Excel, nó sẽ hiển thị một số thông tin hữu ích và cung cấp cho bạn quyền truy cập vào một số chức năng hữu ích. Các tùy chọn Excel phổ biến mà bạn có thể tìm thấy ở dạng mặc định trên thanh trạng thái là:
Hãy xem chức năng của từng chức năng đó và cách bạn có thể sử dụng chúng.
Chế độ di động
Ở phía ngoài cùng bên trái của thanh trạng thái Excel, bạn sẽ tìm thấy chỉ báo chế độ ô. Nó sẽ thông báo cho bạn về trạng thái của ô hiện được chọn. Có bốn chế độ trạng thái khác nhau:
Công cụ ghi macro
Ở bên trái của Chế độ di động là biểu tượng Ghi macro. Bạn có thể sử dụng nó để ghi lại một loạt hành động dưới dạng macro hoặc các phím tắt trên bàn phím và sử dụng chúng để giải quyết các công việc lặp đi lặp lại trong Microsoft Excel. Để bắt đầu quá trình ghi, hãy nhấp vào biểu tượng này và thực hiện hành động trong bảng tính Excel như bình thường. Để dừng ghi, hãy nhấp lại vào biểu tượng. Lưu ý: biểu tượng sẽ thay đổi thành hình vuông trong suốt trong khi ghi.
Kiểm tra khả năng truy cập.
Bên cạnh biểu tượng Ghi macro ở phía bên trái của thanh trạng thái là tính năng Kiểm tra khả năng truy cập. Khi bạn bật tính năng này, Excel sẽ kiểm tra bảng tính của bạn và xác định định dạng ô, cấu trúc tài liệu và khả năng đọc. Sau đó, nó sẽ nêu bật các vấn đề tiềm ẩn có thể ngăn cản những người có các loại khuyết tật hoặc nhu cầu trợ năng khác nhau đọc tài liệu Excel của bạn.
Thanh trạng thái sẽ hiển thị Khả năng truy cập: Điều tranếu có vấn đề tiềm ẩn trong tài liệu của bạn. Nhấp vào văn bản này sẽ mở một bảng điều khiển riêng ở bên phải, nơi bạn sẽ tìm thấy các đề xuất giúp mọi người có thể truy cập được.
Số trang
Tùy chọn Số trang trên thanh trạng thái Excel cho bạn biết bảng tính của bạn có bao nhiêu trang có thể in và trang hiện tại. Nhưng bạn sẽ phải chuyển sang chế độ xem Page Layout nếu muốn xem số trang.
Thống kê/Tùy chọn toán học
Giữa thanh trạng thái sẽ hiển thị một số tùy chọn thống kê và toán học thay vì số trang khi ở chế độ xem Thông thường. Chọn các ô chứa dữ liệu và các tùy chọn này sẽ hiển thị. Bạn sẽ có thể thấy những thông tin sau:
Chế độ xem sổ làm việc
Bạn sẽ thấy ba tùy chọn chế độ xem Sổ làm việc ở bên phải số trang. Chúng cho phép bạn truy cập nhanh vào các chế độ xem và tập trung vào công việc của mình. Bạn cũng có thể tìm thấy các chế độ xem sổ làm việc này trong tab Xem trên ribbon.
Chế độ xem thông thườnglà chế độ xem trang tính mặc định. Nó hiển thị các đường lưới, đầu trang và chân trang tiêu chuẩn.
Tùy chọn thu phóng
Tùy chọn ngoài cùng bên phải là công cụ Zoom. Bạn có thể sử dụng nó để sửa đổi mức độ phóng đại của sổ làm việc. Sử dụng thanh trượt thu phóng để phóng to hoặc thu nhỏ hoặc chọn dấu cộng (+) để phóng to và dấu trừ (-) để thu nhỏ.
Phần trăm thu phóng được hiển thị ở góc bên phải của màn hình cho bạn biết mức thu phóng hiện tại của sổ làm việc. Nếu bạn nhấp vào số, một hộp thoại thu phóng sẽ mở ra nơi bạn có thể đặt tỷ lệ phần trăm phóng đại cho trang tính của mình.
Cách thực hiện Tùy chỉnh thanh trạng thái trong Excel
Excel cho phép bạn tùy chỉnh thanh trạng thái và thêm các chức năng cũng như tùy chọn nhất định để phù hợp với nhu cầu của bạn. Để làm điều đó, chỉ cần nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên Thanh trạng thái để có danh sách đầy đủ các tùy chọn. Hãy xem một số tùy chọn thanh trạng thái bổ sung có sẵn cho bạn.
Thống kê sổ làm việc
Bạn có thể nhấp chuột phải vào thanh trạng thái và chọn tùy chọn Thống kê sổ làm việc để xem thông tin chính về sổ làm việc của bạn. Khi bạn bấm vào số liệu thống kê của Sổ làm việc trên thanh trạng thái, nó sẽ mở một hộp thoại riêng chứa thông tin chi tiết về trang tính Excel hiện tại và toàn bộ sổ làm việc. Bạn có thể tìm hiểu một sổ làm việc có bao nhiêu trang tính, bao nhiêu ô có dữ liệu nếu có bất kỳ bảng, bảng tổng hợp và công thức nào.
Caps Lock, Num Lock và Scroll Lock
Bật Caps, Num và Scroll Lock để chỉ báo trên thanh trạng thái nhắc nhở bạn một cách trực quan xem các phím bàn phím này hiện đang tắt hay bật. Điều đó sẽ giúp bạn tránh mắc lỗi khi gõ.
Chế độ ghi đè
Chế độ ghi đè rất hữu ích khi bạn cần thay thế nội dung hiện có của ô bằng nội dung mới. Chế độ này sẽ cho phép bạn ghi đè lên dữ liệu hiện có khi bạn nhập dữ liệu mới.
Bạn có thể bật và tắt chế độ ghi đè bằng cách nhấn phím Inserttrên bàn phím. Khi chế độ Overtype được bật, thanh trạng thái sẽ hiển thị Overtype dưới dạng chỉ báo. Chỉ báo này sẽ không hiển thị khi chế độ này bị tắt.
Tóm lại, thanh trạng thái trong Microsoft Excel giống như một người bạn đồng hành đáng tin cậy, lặng lẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết có giá trị và các tùy chọn tùy chỉnh khi bạn điều hướng bảng tính của mình. Hiểu cách sử dụng và tùy chỉnh thanh trạng thái có thể nâng cao đáng kể năng suất của bạn, cung cấp những hiểu biết có giá trị về dữ liệu của bạn và cho phép bạn điều chỉnh Excel theo nhu cầu riêng của mình, vì vậy hãy tiếp tục thử nghiệm nó..
.