Cách tạo Lịch nhóm trong Microsoft 365

Nhiều người có thể đọc và chỉnh sửa lịch nhóm, đây là một cách hiệu quả để thúc đẩy năng suất và cộng tác giữa các đồng nghiệp trong doanh nghiệp nhỏ hoặc thành viên nhóm tổ chức.

Hướng dẫn này sẽ thảo luận cách tạo lịch nhóm trong ứng dụng Microsoft Office 365, bao gồm Microsoft Outlook, Outlook web access (OWA) và Nhóm Microsoft. Chúng tôi sẽ xem xét cách chia sẻ lịch để những người bạn chọn có thể xem và chỉnh sửa các sự kiện trong ứng dụng lịch. Chúng ta cũng sẽ thảo luận về cách tạo nhóm lịch.

Nói chung, có hai bước chính để tạo lịch nhóm:

Tạo lịch trống mới.

Chia sẻ lịch với người khác để họ có thể xem và chỉnh sửa lịch.

Chúng ta sẽ tìm hiểu cách thực hiện từng bước trong Outlook trên web và phiên bản Outlook dành cho máy tính để bàn.

Lưu ý:Microsoft đã công bố những cải tiến về cách hoạt động của tính năng chia sẻ lịch. Tuy nhiên, Microsoft cho biết: “Những cải tiến này chỉ được lên kế hoạch cho lịch được chia sẻ giữa những người sử dụng Exchange Online”. Trong một số trường hợp, điều đó có nghĩa là việc chia sẻ lịch hộp thư tài nguyên hoặc lịch hộp thư chung sẽ chỉ hoạt động nếu người nhận chấp nhận lời mời chia sẻ bằng cách sử dụng Outlook trên web, Outlook for iOS hoặc Outlook for Android, tức là không phải máy chủ Exchange được lưu trữ nội bộ. Microsoft cho biết đang có nhiều cải tiến hơn.

Tạo và chia sẻ lịch trống mới với Outlook trên web

Dưới đây là cách tạo và chia sẻ lịch trống mới bằng Outlook trên web.

Đăng nhập vào Outlook trong trình duyệt web và chọn lịch.

Chọn liên kết Thêm lịch.

Trong menu bên trái cửa sổ bật lên, chọn Tạo lịch trống.

Nhập tên cho lịch và nếu bạn muốn, hãy chọn màu hoặc biểu tượng cho lịch.

Trong trình đơn thả xuống Thêm vào, hãy chọn nhóm lịch mà lịch mới sẽ xuất hiện.

Nhấp vào Lưu.

Tìm lịch mới trong danh sách lịch, nhấp chuột phải vào lịch đó (hoặc chọn biểu tượng Thêm …) và chọn Chia sẻ và quyền..

Nhập địa chỉ email hoặc tên liên hệ của người mà bạn muốn chia sẻ lịch.

Chọn tùy chọn lịch. Chọn cấp độ quyền Có thể chỉnh sửanếu bạn muốn người nhận có thể thêm, xóa và thay đổi các sự kiện trên lịch.

Chọn Chia sẻ.

Lặp lại các bước 7-9 để thêm thành viên.

Những người được bạn chia sẻ lịch sẽ nhận được email nhắc họ chấp nhận và xem lịch Outlook. Lưu ý rằng người dùng bên ngoài sẽ không thể chỉnh sửa lịch.

Tạo và chia sẻ lịch trống mới trong ứng dụng máy tính để bàn của Outlook

Hãy làm theo các bước sau trong ứng dụng Outlook dành cho máy tính để bàn để tạo và chia sẻ lịch trống mới.

Chọn biểu tượng lịch ở góc dưới bên trái của Outlook.

Trên tab Trang chủtrong nhóm Quản lý lịch, chọn Mở lịch.

Chọn Tạo lịch trống mới.

Trong cửa sổ bật lên Tạo thư mục mới, đặt tên cho lịch và chọn vị trí đặt lịch (ví dụ: dưới dạng thư mục con của thư mục lịch chính).

Tiếp theo, để chia sẻ lịch, nhấp chuột phải vào lịch trong danh sách lịch.

Chọn Chia sẻ>Chia sẻ Lịch.

Nhập tên liên hệ hoặc địa chỉ email để thêm người vào lời mời chia sẻ, thêm tin nhắn nếu bạn muốn và nhấp vào Gửi. Người nhận sẽ nhận được email mời họ “Chấp nhận và xem lịch”.

Cách thêm lịch dùng chung vào Microsoft Teams

Outlook không phải là nơi duy nhất bạn có thể tạo lịch dùng chung. Microsoft Teams cũng có chức năng lịch chia sẻ. Dưới đây là cách thêm lịch dùng chung trong Teams.

Chọn kênh trong Nhóm.

Chọn biểu tượng + ở bên phải tên kênh để thêm tab.

Tìm kiếm và chọn Lịch kênh..

Chọn Thêm.

Tab lịch sẽ xuất hiện ở đầu kênh Nhóm. Tất cả thành viên kênh có thể xem chi tiết sự kiện và thêm sự kiện vào lịch. Đây là nơi tuyệt vời để lên lịch cuộc họp Nhóm.

Lịch nhóm so với nhóm lịch

Ngoài việc tạo lịch nhóm, Outlook còn có một số cách khác để sắp xếp lịch và xem nhiều lịch cùng một lúc. Nhóm lịch là một cách để xem lịch trình kết hợp—không chỉ cho mọi người mà còn cho lịch SharePoint, lịch internet và các tài nguyên như đặt phòng.

Cách tạo nhóm lịch trong Outlook trên web

Tùy thuộc vào cách tổ chức của bạn thiết lập mọi thứ, bạn sẽ thấy các nhóm lịch mặc định có thể bao gồm:

Lịch của tôi

Lịch của mọi người

Lịch khác

Nếu những danh mục đó không hoạt động, bạn có thể tạo các nhóm lịch cá nhân tùy chỉnh trong Outlook trên web.

Khung bên trái là khung lịch. Đó là nơi liệt kê tất cả các lịch bạn có thể xem. Nhấp chuột phải vào Lịch của tôi hoặc Lịch khác và chọn Nhóm lịch mới. Ngoài ra, hãy chọn biểu tượng Thêm(ba dấu chấm) bên cạnh nhóm lịch hiện có và chọn Nhóm lịch mới.

Nhập tên cho nhóm lịch mới và nhấn Enter.

Khi bạn thêm lịch mới bằng cách chọn liên kết Thêm lịchtrong ngăn lịch, bạn có thể chọn lịch mới được thêm vào nhóm lịch nào.

Để đổi tên hoặc xóa nhóm lịch, nhấp chuột phải vào tên nhóm.

Cách tạo nhóm lịch trong phiên bản Outlook dành cho máy tính để bàn

Bạn có thể tạo nhóm lịch trong các phiên bản Outlook trên máy tính, bao gồm Outlook cho Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 và Outlook 2010.

Hãy làm theo các bước sau để tạo nhóm lịch từ sổ địa chỉ hoặc Danh sách liên hệ.

Mở Outlook.

Chọn Lịch.

Chọn tab Trang chủ.

Trong Nhóm Quản lý lịch, chọn Nhóm lịch>Tạo nhóm lịch mới..

Đặt tên cho nhóm lịch mới và nhấp vào OK.

Trong danh sách thả xuống bên dưới Sổ địa chỉ, hãy chọn danh sách liên hệ mà bạn muốn chọn thành viên của nhóm lịch từ đó.

Duyệt qua hoặc tìm kiếm tên, chọn tên bạn muốn và chọn Thành viên nhóm. Lặp lại bước này cho đến khi bạn thêm tất cả những người bạn muốn.

Chọn OK.

Để tạo nhóm lịch dựa trên lịch bạn hiện đang xem, hãy làm theo các bước sau:

Trong Lịch, chọn tab Trang chủ.

Trong Nhóm quản lý lịch, chọn Nhóm lịch>Lưu dưới dạng nhóm lịch mới.

Nhập tên cho nhóm lịch và chọn OK.

Nếu bạn muốn thêm lịch vào nhóm lịch hiện có, hãy làm theo các bước sau:

Trên tab Trang chủtrong nhóm Quản lý lịch, chọn Mở lịch.

Chọn loại lịch.

Duyệt tìm tên, chọn tên bạn muốn và chọn Lịch. Lặp lại cho đến khi bạn thêm tất cả tên bạn muốn.

Chọn OK.

Lịch bạn đã chọn sẽ xuất hiện trong nhóm Lịch chia sẻ. Kéo và thả chúng vào Nhóm Lịch mà bạn chọn.

Bạn sẽ thấy rằng bằng cách tạo nhóm lịch, bạn sẽ được sắp xếp tốt hơn và có thể tìm thấy lịch mình đang tìm kiếm một cách nhanh chóng.

.

bài viết liên quan: