Chắc chắn Excel được sử dụng cho bảng tính, nhưng bạn có biết bạn có thể kết nối Excel với các nguồn dữ liệu ngoài không? Trong bài này, chúng ta sẽ thảo luận cách kết nối bảng tính Excel với bảng cơ sở dữ liệu MySQL và sử dụng dữ liệu trong bảng cơ sở dữ liệu để điền bảng tính của chúng ta. Có một vài điều bạn cần làm để chuẩn bị cho kết nối này.
Chuẩn bị
Trước tiên, bạn phải tải xuống Kết nối cơ sở dữ liệu mở gần đây nhất (ODBC) trình điều khiển cho MySQL. Trình điều khiển ODBC hiện tại cho MySQL có thể được đặt tại
https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/
Đảm bảo sau khi bạn tải xuống tệp mà bạn kiểm tra hàm băm md5 của tệp đối với danh sách được liệt kê trang tải xuống.
Tiếp theo, bạn sẽ cần phải cài đặt trình điều khiển bạn vừa tải xuống. Nhấp đúp vào tệp để bắt đầu quá trình cài đặt. Khi quá trình cài đặt hoàn tất, bạn sẽ cần tạo Tên Nguồn Cơ sở dữ liệu (DSN) để sử dụng với Excel.
Tạo DSN
DSN sẽ chứa tất cả thông tin kết nối cần thiết để sử dụng bảng cơ sở dữ liệu MySQL. Trên hệ thống Windows, bạn cần phải nhấp vào Bắt đầu, sau đó nhấp vào Bảng điều khiển, sau đó nhấp Công cụ quản trị, sau đó Nguồn dữ liệu (ODBC) ). Bạn sẽ thấy các thông tin sau:
Chú ý các tab trong hình trên. DSN người dùngchỉ khả dụng cho người dùng đã tạo nó. Hệ thống DSNkhả dụng cho bất kỳ ai có thể đăng nhập vào máy. Tệp DSNlà tệp .DSN có thể được chuyển đến và sử dụng trên các hệ thống khác có cùng hệ điều hành và trình điều khiển được cài đặt.
Để tiếp tục tạo DSN, hãy nhấp vào Nút Thêmgần góc trên cùng bên phải.
Có thể bạn sẽ phải cuộn xuống để xem Trình điều khiển MySQL ODBC 5.x. Nếu không có, có sự cố khi cài đặt trình điều khiển trong phần Chuẩn bị của bài đăng này. Để tiếp tục tạo DSN, hãy đảm bảo Trình điều khiển MySQL ODBC 5.x được tô sáng và nhấp vào nút Kết thúc. Bây giờ bạn sẽ thấy một cửa sổ tương tự như cửa sổ được liệt kê bên dưới:
Tiếp theo, bạn sẽ cần phải cung cấp thông tin cần thiết để hoàn tất biểu mẫu được hiển thị ở trên . Cơ sở dữ liệu MySQL và bảng chúng tôi đang sử dụng cho bài đăng này là trên một máy phát triển và chỉ được sử dụng bởi một người. Đối với môi trường “sản xuất”, bạn nên tạo người dùng mới và chỉ cấp cho người dùng mới quyền SELECT. Trong tương lai, bạn có thể cấp các đặc quyền bổ sung nếu cần.
Sau khi bạn đã cung cấp chi tiết cho cấu hình nguồn dữ liệu, bạn nên nhấp vào nút Kiểm trađể đảm bảo mọi thứ để làm việc. Tiếp theo, nhấp vào nút OK. Bây giờ bạn sẽ thấy tên nguồn dữ liệu mà bạn cung cấp trên biểu mẫu trong tập trước được liệt kê trên cửa sổ Quản trị nguồn dữ liệu ODBC:
Tạo Kết nối bảng tính
Bây giờ bạn đã tạo thành công một DSN mới, bạn có thể đóng cửa sổ ODBC Data Source Administrator và mở Excel. Khi bạn đã mở Excel, hãy nhấp vào băng Dữ liệu. Đối với các phiên bản Excel mới hơn, nhấp vào Lấy dữ liệu, sau đó Từ các nguồn khác, sau đó Từ ODBC.
Trong các phiên bản cũ hơn của Excel, nó hơi hơn một quá trình. Thứ nhất, bạn sẽ thấy một cái gì đó như thế này:
Bước tiếp theo là nhấp vào liên kết Kết nốinằm ngay dưới từ Dữ liệu trong danh sách tab. Vị trí của liên kết Kết nối được khoanh đỏ bằng hình trên. Bạn sẽ thấy cửa sổ Workbook Connections:
Bước tiếp theo là nhấp vào nút Thêm. Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn cửa sổ Kết nối hiện có:
Rõ ràng bạn không muốn làm việc trên bất kỳ các kết nối được liệt kê. Do đó, nhấp vào nút Duyệt để xem thêm…. Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu:
Cũng giống như cửa sổ Kết nối hiện có trước đó, bạn thực hiện không muốn sử dụng các kết nối được liệt kê trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu. Do đó, bạn muốn nhấp đúp vào thư mục + Kết nối với nguồn dữ liệu mới.odc. Khi làm như vậy, bây giờ bạn sẽ thấy cửa sổ Trình hướng dẫn kết nối dữ liệu:
Với các lựa chọn nguồn dữ liệu được liệt kê , bạn muốn đánh dấu ODBC DSNvà nhấp Tiếp theo. Bước tiếp theo của Trình hướng dẫn kết nối dữ liệu sẽ hiển thị tất cả các nguồn dữ liệu ODBC có sẵn trên hệ thống bạn đang sử dụng.
Hy vọng rằng, nếu tất cả như đã đi theo kế hoạch, bạn sẽ thấy DSN mà bạn đã tạo các bước trước được liệt kê trong số các nguồn dữ liệu ODBC. Đánh dấu nó và nhấp vào Tiếp theo.
Bước tiếp theo trong Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu là lưu và hoàn tất. Trường tên tệp phải được tự động điền cho bạn. Bạn có thể cung cấp một mô tả. Các mô tả được sử dụng trong ví dụ là khá tự giải thích cho bất cứ ai có thể sử dụng nó. Tiếp theo, nhấp vào nút Kết thúcở phía dưới bên phải cửa sổ.
Bây giờ bạn sẽ quay lại cửa sổ Workbook Connection. Kết nối dữ liệu bạn vừa tạo sẽ được liệt kê:
Nhập Dữ liệu Bảng
Bạn có thể đóng cửa sổ Workbook Connection. Chúng tôi cần nhấp vào nút Kết nối hiện tạitrong ruy-băng Dữ liệu của Excel. Nút Kết nối hiện có phải được đặt ở bên trái trên ruy-băng Dữ liệu.
Nhấp vào nút Kết nối Hiện tạisẽ giới thiệu bạn với cửa sổ Kết nối hiện có. Bạn đã thấy cửa sổ này trong các bước trước, sự khác biệt bây giờ là kết nối dữ liệu của bạn sẽ được liệt kê ở gần đầu:
Đảm bảo kết nối dữ liệu bạn đã tạo trong các bước trước được tô sáng và sau đó nhấp vào nút Mở. Bây giờ bạn sẽ thấy cửa sổ Nhập dữ liệu:
Vì mục đích của bài đăng này, chúng tôi sẽ sử dụng cài đặt mặc định trên cửa sổ Nhập dữ liệu. Tiếp theo, nhấp vào nút OK. Nếu mọi thứ hoạt động cho bạn, bây giờ bạn sẽ được trình bày với dữ liệu bảng cơ sở dữ liệu MySQL trong bảng tính của bạn.
Đối với bài đăng này, bảng chúng tôi đang làm việc có hai trường. Trường đầu tiên là trường INT tự động tăng có tên là ID. Trường thứ hai là VARCHAR (50) và có tiêu đề fname. Bảng tính cuối cùng của chúng tôi trông giống như sau:
Như bạn có thể nhận thấy, hàng đầu tiên chứa tên cột của bảng. Bạn cũng có thể sử dụng mũi tên thả xuống bên cạnh tên cột để sắp xếp các cột.
Kết thúc
Trong bài đăng này, chúng tôi đã đề cập đến nơi để tìm trình điều khiển ODBC mới nhất cho MySQL, cách tạo DSN, cách tạo kết nối dữ liệu bảng tính bằng DSN và cách sử dụng kết nối dữ liệu bảng tính để nhập dữ liệu vào bảng tính Excel. Hãy tận hưởng!