Cho dù bạn là chuyên gia GTD dày dạn kinh nghiệm Hoàn thành công việc hay bạn mới bắt đầu tìm hiểu về quy trình GTD, thì Todoist cho đến nay vẫn là ứng dụng danh sách việc cần làm tốt nhất để hỗ trợ GTD của bạn quy trình làm việc.
Tại sao lại như vậy? Có rất nhiều lý do liên quan đến các tính năng, bố cục của nó và thực tế là chức năng mặc định hỗ trợ tự nhiên cấu trúc GTD mà bạn sẽ xây dựng bên trong nó.
Ngay cả khi bạn chưa bao giờ nghe nói về GTD, phần sau sẽ bao gồm các mẹo GTD cơ bản để giúp bạn bắt đầu và cách bạn có thể sử dụng Todoist để làm như vậy.
Lưu ý: Phiên bản chính xác của GTD được sử dụng trong bài viết này được xây dựng dựa trên các nguyên tắc do Carl Pullein đưa ra và Lớp học trực tuyến Digital Life 3.0 của bạn của anh ấy (mà tôi rất khuyên bạn nên dùng). Bài viết này chỉ cung cấp cách sử dụng Todoist như một phần của hệ thống đó. Có nhiều chi tiết mà chúng tôi không có chỗ để đưa vào bài viết này.
Hoàn thành mọi việc (GTD) là gì?
Các nguyên tắc hoàn thành mọi việc đã có từ lâu. Không có bộ công cụ hoặc ứng dụng nào bạn phải sử dụng, nhưng các nguyên tắc cốt lõi cơ bản xung quanh bất kỳ cách tiếp cận nào về cơ bản đều giống nhau.
GTD giúp bạn giải phóng tâm trí về mọi thứ xoay quanh nó cả ngày. Điều này giúp giải phóng bộ não của bạn để thực sự tập trung vào nhiệm vụ trước mắt, thay vì liên tục bị phân tâm.
Nó hoạt động bằng cách cung cấp cho bạn một loạt các bước mà bạn thực hiện mỗi tuần để luôn ngăn nắp. Các bước này bao gồm:
GTD không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả và có tổ chức hơn mà còn có thể giúp bạn đạt được Inbox Zero (không còn email trong hộp thư đến của bạn), vì bạn sẽ không bao giờ trì hoãn trên các email đến của mình. Bạn sẽ xử lý mọi thứ ngay lập tức bằng hệ thống GTD ở trên.
Cách xây dựng cấu trúc GTD của Todoist
Bây giờ bạn đã biết các nguyên tắc cơ bản của GTD, hãy xem xét kỹ hơn cách Todoist có thể trợ giúp.
Điều đầu tiên bạn ' Tôi muốn làm là tạo một cấu trúc Dự án mẹ mới trong Todoist chứa tất cả các nhóm để sắp xếp các tác vụ sắp đến khác nhau của bạn.
Các nhóm này (thư mục mẹ) bao gồm:
Lưu ý: Todoist có phần Hộp thư đến mặc định, vì vậy bạn sẽ không phải tạo phần này một thủ công.
một vài thư mục dự án tiếp theo mà bạn sẽ tạo là nơi bạn sẽ chuyển các mục vào trong các phiên Làm rõ và Sắp xếp cuối ngày hàng ngày của mình. Chúng bao gồm:
Bạn cần tạo thêm hai Dự án cho các nhiệm vụ đặc biệt.
Xây dựng nhiệm vụ định kỳ
Bạn chắc chắn phải có một loạt việc bạn phải làm hàng ngày hoặc hàng tuần. Hãy loại bỏ những điều đó bằng cách thêm chúng vào dự án Lĩnh vực tập trung định kỳcủa bạn (nếu chúng liên quan đến các mục tiêu quan trọng đối với bạn).
Bạn cũng nên bao gồm các Khu vực Tiêu điểm Định kỳ làm dự án con của Tuần này.
Bất kỳ công việc định kỳ nào chỉ là một phần trong cuộc sống của bạn nhưng không thực sự thúc đẩy mục tiêu của cuộc đời bạn, hãy thêm chúng vào dự án Quy trình.
Hãy nhớ thêm ngày đến hạn vào tất cả những và đánh dấu chúng là lặp lại. Bằng cách này, chúng sẽ tự động bật lên trong phần Todoist Hôm nayvà Sắp tớicủa bạn mà bạn không cần phải làm gì cả.
Sử dụng Hộp thư đến của bạn
Trong tuần, khi các vấn đề mới xuất hiện mà bạn phải giải quyết, chỉ cần chuyển chúng vào Hộp thư đến Todoist của bạn.
Bằng cách này, bạn tránh bị phân tâm và biết rằng mình sẽ không quên giải quyết những công việc này sau này khi có thời gian.
Mỗi tuần, bạn sẽ dành ra khoảng 20 đến 30 phút để xử lý Hộp thư đến của mình . Trong thời gian này, chỉ cần làm lại từng việc một và quyết định mức độ quan trọng của việc thực hiện nhiệm vụ đó và trong khung thời gian nào.
Ví dụ: tôi biết mình muốn sửa bộ bài cuối cùng, nhưng nó vẫn Mùa đông. Vì vậy, tôi sẽ chuyển nhiệm vụ đó sang Dài hạn / Tạm dừng.
Tiếp theo, tôi biết rằng tôi cần phải kiểm tra sức khỏe hàng năm của mình, nhưng tôi bận trong tháng này và sẽ không thực sự quan trọng nếu tôi đợi đến tháng sau để lên lịch. Vì vậy, tôi sẽ chuyển nó sang dự án Tháng tới.
Cuối cùng, tôi biết tôi muốn hoàn thành bài viết Online-Tech-Tips.com trong tuần này. Vì vậy, tôi chỉ định một ngày và giờ trong tuần mà tôi muốn hoàn thành.
Sau đó, chuyển nhiệm vụ đó vào dự án Tuần này.
Tôi có thể xử lý ba mục mà tôi đã thêm vào Hộp thư đến của mình trong ngày trong khoảng năm phút.
Tôi biết mình đã thắng đừng quên chúng bởi vì chúng hiện nằm trong hệ thống ToDoist GTD được tổ chức của tôi. Mọi thứ được giao trong tuần và tôi không thực sự phải suy nghĩ về bất cứ điều gì ngoại trừ làm việc chăm chỉ cho từng nhiệm vụ khi đến lên lịch của tôi.
Quản lý Tuần này
Khi đến cuối mỗi tuần, bạn sẽ nhận thấy rằng dự án Tuần này của bạn cuối cùng sẽ không còn các mục đang hoạt động.
Hãy thiết lập thời gian mỗi tuần (thường là cuối ngày Thứ Sáu, hoặc vào cuối tuần), để chuyển nhiệm vụ từ dự án Tuần tớisang dự án Tuần nàycủa bạn. Chỉ định ngày đến hạn khi bạn thực hiện việc này.
Lặp lại thao tác này cho các mục trong thư mục Tháng này, Tháng tới và Thư mục Tạm dừng / Dài hạn.
Ghi nhớ: Bạn không cần phải di chuyển mục nếu nó vẫn không cảm thấy khẩn cấp. Bạn cũng có thể xóa các công việc mà bạn đã quyết định không còn quan trọng với mình nữa.
Nhớ Duy trì Tập trung
Đây là nguyên tắc quan trọng nhất giúp kết hợp tất cả những điều này lại với nhau và giúp hệ thống GTD hoạt động.
Bởi vì bạn chỉ dành những khoảng thời gian nhỏ để xử lý tất cả các ý tưởng và nhiệm vụ được chuyển vào Hộp thư đến của bạn, bạn chỉ còn lại khoảng thời gian còn lại mà bạn đã chỉ định trong lịch của mình để thực sự hoàn thành công việc.
Điều này có nghĩa là chỉ sử dụng Hôm nay và Sắp tới của bạn các khu vực trong Todoist trong ngày của bạn (cùng với Lịch của bạn) và làm việc suốt cả ngày để hoàn thành và hoàn thành các công việc đó.
Bạn biết rằng bạn chỉ được giao những nhiệm vụ mà bạn có thể hoàn thành trong một ngày, vì Todoist đã tự động thêm chúng vào lịch của bạn. Nếu ngày của bạn đã kín, bạn không thể chỉ định thêm. Khi tuần của bạn đã đầy, bạn không thể chuyển bất kỳ điều gì khác sang dự án Tuần này.
GTD hoạt động vì nó giúp bạn giải quyết được mớ hỗn độn và đưa vào “hệ thống”. Nó giải phóng suy nghĩ của bạn để bạn có thể tập trung tâm trí vào nhiệm vụ đang làm - và Hoàn thành mọi việc.