Giống như một cơ sở dữ liệu hai chiều (hoặc bằng phẳng), Excel có khả năng lưu trữ nhiều loại dữ liệu khác nhau từ các liên hệ kinh doanh nhỏ với hồ sơ thuế thu nhập cá nhân. Trong cả hai ví dụ này, độ chính xác là điều cần thiết để đảm bảo bạn có thông tin mình cần khi cần.
Trong bất kỳ tình huống nhập dữ liệu nào, mọi người thường chuyển số hoặc nhập sai tên trong bảng tính. Rất khó để biết sự khác biệt giữa 6886 và 6868 hoặc John và Johm khi bạn có chuỗi dài số hoặc văn bản trong bảng tính Excel bận.
Sử dụng chức năng Chính xác được tích hợp sẵn của Excel, bạn có thể tạo Excel làm công việc cho bạn khi bạn muốn tìm hiểu xem hai ô có chứa chính xác cùng một thông tin hay không. Hàm Exact hoạt động tốt như nhau đối với văn bản giống như đối với các số. Đọc tiếp để tìm hiểu cách bạn có thể tự động hóa tác vụ tốn thời gian kiểm tra tính chính xác trong bảng tính của bạn.
Sử dụng hàm chính xác của Excel
Giả sử bạn có một trang tính đơn giản trong Excel giống như hình ảnh dưới đây:
Lưu ý rằng trong chuỗi các số trong cột A và B, rất khó để biết số trong ô A1 khớp với số tương ứng trong B1. Điều này đúng với tất cả các số trong danh sách.
Bằng cách sử dụng hàm Chính xác trong ô C1, bạn có thể yêu cầu Excel chỉ ra số trong ô A1 có khớp chính xác với số trong ô B1 hay không. Nếu các con số phù hợp, Excel trả về giá trị TRUE. Nếu các con số không khớp, Excel trả về giá trị FALSE.
Để bắt đầu, hãy nhấp vào tab Công thứctrên Ruy-băngvà sau đó bật nút Văn bản. Tìm và nhấp vào công thức có tiêu đề Chính xác. Lưu ý rằng mặc dù công thức Chính xác được phân loại là một hàm văn bản, nhưng nó hoạt động tốt trên các số.
Bây giờ bạn sẽ nhìn vào Excel Cửa sổ đối số chức năng. Chính ở đây bạn sẽ xác định các ô nào để so sánh về độ chính xác. Trong hộp Text1, nhập vào A1và trong hộp Text2, nhập B1. Sau đó, nhấp vào nút OK.
Bạn sẽ thấy rằng Excel trả về giá trị FALSE trong ô C1. Điều này là do có sự không khớp giữa giá trị trong A1 và giá trị trong B1. Có vẻ như người đã nhập dữ liệu vào hai ô này sẽ chuyển giữa hai số giữa.
Thực hiện công thức trong C1 tất cả các con đường xuống C15, bạn có thể thấy nơi người đánh máy mắc lỗi khi nhập các số. Lưu ý rằng các giá trị trong A1, A6, A9, A11 và A14 không khớp với giá trị tương ứng của chúng trong cột B. Những giá trị này được biểu thị bằng giá trị FALSEtrong cột C. Các giá trị đó trong các ô A còn lại khớp chính xác với các giá trị tương ứng trong cột B. Những giá trị này được biểu thị bằng giá trị TRUEtrong cột C.
Lưu ý trong ví dụ của chúng ta, chúng ta cũng có thể đơn giản sử dụng dấu bằng vì chúng ta đang làm việc với chỉ các số. Tôi có thể đặt = A1 = B1vào ô C1 và tôi sẽ nhận được FALSE. Tuy nhiên, bằng cách sử dụng dấu bằng với văn bản sẽ bỏ qua trường hợp. Vì vậy, từ excelvà từ EXCELsẽ cho kết quả TRUEvì trường hợp bị bỏ qua.
Như một lưu ý cuối cùng, nếu bạn chỉ muốn so sánh số ký tự trong hai ô, bạn có thể sử dụng hàm len. Trong ví dụ trên, nếu tôi sử dụng công thức = len (A1) = len (B1), tôi sẽ nhận được kết quả TRUE. Nó cũng sẽ cho tôi đúng đối với mọi ví dụ trên vì cả hai hàng đều có bốn ký tự.
Mặc dù được Excel phân loại như hàm văn bản, hàm Exact hoạt động tốt để tìm và loại bỏ lỗi nhập và nhập dữ liệu lớn bảng tính. Mắt người thường gặp khó khăn khi nói sự khác biệt giữa hai con số và số transposing là lỗi nhập dữ liệu số một. Sử dụng hàm Exact, bạn có thể làm cho Excel thực hiện công việc tìm kiếm các lỗi này.