Tìm cách để có tổ chức hơn, đảm bảo lãng phí ít thời gian hơn là một cuộc đấu tranh không ngừng, đặc biệt là đối với những người rất bận rộn.
Có vô số sách và hàng ngàn bài báo viết về Bắt đầu mọi thứ Nguyên tắc (GTD). Nhưng đối với nhiều người, các ý tưởng và nguyên tắc của GTD có thể cảm thấy rất nhiều công việc mà khi bạn tổ chức xong, bạn sẽ không có thời gian để thực hiện bất kỳ công việc nào.
Đó là lý do tại sao quan trọng để thiết lập các ứng dụng và tự động hóa thực hiện nhiều nguyên tắc GTD cho bạn. Hoặc ít nhất là cách bạn sử dụng các ứng dụng đó sẽ giúp cho việc tổ chức và duy trì hiệu quả và dễ dàng.
Giải phóng tâm trí lộn xộn của bạn với Hộp thư đến
Khi bạn muốn hoàn thành công việc, một hộp thư đến trực tuyến là rất quan trọng. Không phải hộp thư đến email, mà là hộp thư đến nhiệm vụ.
Cách quan trọng nhất để giúp tâm trí của bạn tập trung và có tổ chức hơn là loại bỏ sự lộn xộn. Sự lộn xộn có nghĩa là những ý tưởng hoặc khoảnh khắc khi bạn nhớ lại các nhiệm vụ bạn cần phải hoàn thành. Bằng cách ném những phiền nhiễu thoáng qua đó vào hộp thư đến, bạn có thể lấy chúng ra khỏi đầu và tránh sự phân tâm.
Không quan trọng bạn sử dụng ứng dụng nào cho việc này, miễn là Nó có một hộp thư đến. Sẽ tốt nhất nếu ứng dụng bao gồm cả công cụ dựa trên web và ứng dụng dành cho thiết bị di động, để bạn có thể thu thập những ý tưởng này bất kể bạn đang ở đâu hoặc đang làm gì.
In_content_1 tất cả: [300x250] / dfp: [640x360]->Thực hiện bước này thêm một bước nữa bằng cách tích hợp hộp thư đến của bạn với tài khoản email của bạn. Ví dụ: bạn có thể cài đặt ToDoist cho Gmail Chrome plugin tích hợp ToDoist với tài khoản Gmail của bạn.
Với plugin này, bạn có thể chọn biểu tượng ToDoist ở đầu email đang mở và sử dụng tính năng Thêm tác vụ nhanhđể thêm email vào hộp thư đến của bạn dưới dạng tác vụ mới.
Điều này cho phép bạn tránh lãng phí thời gian thực hiện các tác vụ nhỏ trong khi bạn đang cố gắng nhận hộp thư email của bạn được chăm sóc. Chỉ cần đặt các email yêu cầu thời gian của bạn làm nhiệm vụ mới và tiếp tục.
Với hầu hết các ứng dụng cần làm, thường cũng có tiện ích mở rộng Chrome cho trình duyệt.
Điều này cho phép bạn thêm một tác vụ mới dựa trên thông tin bạn đang đọc trên trang web. Ý tưởng là cung cấp cho bạn những cách nhanh chóng và dễ dàng để thêm ý tưởng vào hộp thư đến của bạn để bạn không phải cố gắng ghi nhớ chúng sau này.
Một trong những cách tốt nhất để có tổ chức hơn là giữ cho bạn tâm trí rõ ràng và tự do.
Giữ lịch của bạn có tổ chức
Quá nhiều người cố gắng sử dụng lịch và hộp thư đến của họ cho cùng một điều; để theo dõi các nhiệm vụ. Đó không phải là lịch để làm gì.
Lịch của bạn là nơi bạn chỉ lên lịch các sự kiện liên quan đến thời gian. Không phải tất cả các nhiệm vụ. Lịch của bạn chỉ nên bao gồm các mục sau:
Các khối thời gian tập trung của nhóm đó không nên là nhiệm vụ cụ thể bên trong lịch. Đây là danh sách việc cần làm của bạn và danh sách việc cần làm của bạn là nơi bạn sẽ quyết định công việc nào bạn sẽ làm tiếp theo trong các khối thời gian tập trung đó.
Vượt ra ngoài các sự kiện định kỳ, các cuộc hẹn và thời gian tập trung, phần còn lại của lịch của bạn sẽ vẫn mở cho các cuộc họp hoặc các nhiệm vụ bất ngờ khác.
Nếu bạn có thời gian, bạn luôn có thể điền vào đó với thời gian tập trung hơn cho các nhiệm vụ của mình. Nếu các cuộc họp được lên lịch theo thời gian tập trung, thì hãy thay đổi xung quanh khi cần thiết.
Bạn sẽ nhận thấy lịch ở trên có Phân đoạn nhiệm vụmỗi sáng và Đánh giá nhiệm vụ hàng tuần vào thứ Sáu. Đây là nơi bạn sắp xếp hộp thư đến của mình, lên kế hoạch và ưu tiên các dự án của bạn như được mô tả trong các phần bên dưới.
Cull Danh sách việc cần làm của bạn với các ưu tiên thay đổi
Cuộc sống thay đổi nhanh chóng và những thay đổi đó có thể thay đổi các ưu tiên của bạn.
Bất kỳ danh sách việc cần làm nào bạn sử dụng nên được tổ chức với các dự án cấp cao nhất đại diện cho các ưu tiên cuộc sống đó. Ví dụ: các lĩnh vực quan trọng hàng đầu trong cuộc sống mà tôi tập trung vào các nhiệm vụ của mình bao gồm:
Trong quá trình xem xét nhiệm vụ hàng tuần của bạn, bạn muốn quét qua tất cả các lĩnh vực nhiệm vụ của mình và đảm bảo rằng các nhiệm vụ bạn bao gồm trong tất cả các dự án này vẫn có liên quan và quan trọng.
Bạn thực hiện việc này bằng cách thay đổi mức độ ưu tiên của các tác vụ hoặc xóa chúng hoàn toàn.
ình>Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất trong GTD là loại bỏ những thứ không còn quan trọng. Đây là những nhiệm vụ chỉ chiếm không gian và tạo ra sự lộn xộn. Loại bỏ sự lộn xộn này là một trong những cách tốt nhất để có tổ chức hơn.
Khi xem xét từng nhiệm vụ, hãy làm theo ba bước.
Một cách dễ dàng để đảm bảo bạn thực hiện điều này hàng tuần là sử dụng ứng dụng di động cần làm và xem xét các nhiệm vụ và ưu tiên trong khi bạn đang thư giãn ở nhà Ngồi trên boong, uống cà phê, quét và ưu tiên lại các nhiệm vụ của bạn.
Lập kế hoạch dự án đúng thời gian và ước tính quá mức
Dành thời gian mỗi sáng làm việc thông qua hộp thư đến công việc của bạn và lập kế hoạch hai thành phần chính của mỗi nhiệm vụ.
Ước tính thời gian chỉ đơn giản là phán đoán về nỗ lực. Nếu bạn được cung cấp toàn bộ một phiên, sẽ mất 5-15 phút, 15-30 phút, 30-60 phút hoặc hơn một giờ? Tạo nhãn màu cho các khung thời gian này và áp dụng chúng cho từng tác vụ mới.
Khi ước tính thời gian mà các tác vụ thực hiện, luôn luôn ước tính quá mức. Nếu không, bạn sẽ liên tục thấy mình hết thời gian với các nhiệm vụ chưa hoàn thành.
Mức độ quan trọng của mỗi nhiệm vụ là bạn cần bao lâu để hoàn thành nó? Ông chủ của bạn đã nói để có được một báo cáo được thực hiện vào thứ Sáu? Đó là một ưu tiên của người Viking mà bạn nên tô màu đỏ. Đây có phải là một chương của một cuốn sách mà bạn muốn viết vào một ngày nào đó không? Đó là một ưu tiên của người Viking và được tô màu xanh lam.
Màu sắc cụ thể không quan trọng, miễn là bạn hiểu ý nghĩa của màu sắc.
Kết hợp các tác vụ với những việc bạn thích làm
Không phải mọi thứ đều phải cảm thấy như một việc vặt. Trên thực tế, càng có nhiều tác vụ bạn có thể kết hợp với nhau, bạn càng có nhiều thời gian giải phóng.
Dưới đây là một vài ví dụ.
Với một chút sáng tạo, bạn có thể kết hợp nhiều nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của bạn và hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong giờ chồng chéo trong lịch trình của bạn.
Kiểu quản lý thời gian sáng tạo này là chìa khóa để trở nên siêu hiệu quả khi sử dụng các nguyên tắc GTD.
Ưu tiên sử dụng thời gian thay vì tầm quan trọng
Khi bạn thực hiện các nhiệm vụ ưu tiên, đừng nghĩ về chúng về tầm quan trọng của chúng là mục tiêu lâu dài của bạn. Hãy nghĩ về họ về mức độ khẩn cấp.
Làm thế nào khẩn cấp bạn phải hoàn thành nhiệm vụ đó? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn mất một ngày, hoặc một tuần nữa, để hoàn thành nó?
Nhiệm vụ duy nhất nên là Ưu tiên 1 Đăng là những nhiệm vụ có thời hạn khó trong 24 giờ. Nếu bạn có thêm vài ngày nữa (sau đó), thì hãy biến nó thành Ưu tiên 2 tuổi. Đối với bất kỳ nhiệm vụ nào mà bạn muốn hoàn thành, một ngày nào đó, nếu bạn có thời gian, hãy biến nó thành Ưu tiên thứ 3.
Mỗi buổi sáng, hãy xem lại lịch trình hàng ngày của bạn để đảm bảo rằng nó được cân bằng và thực tế.
Nếu có nhiều màu đỏ, hãy xem qua ước tính thời gian của bạn cho các tác vụ đó và đảm bảo chúng có thể nằm gọn trong khối thời gian tập trung của bạn. Nếu họ không, thì bạn cần liên hệ với bất kỳ ai đưa ra thời hạn cho bạn và yêu cầu thời hạn muộn hơn hoặc ủy thác cho ai đó trong nhóm của bạn có thời gian.
Bạn nên giải quyết mọi thứ về mặt thời gian". Tầm quan trọng có nghĩa là tôi còn bao nhiêu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này?,
Khi thời gian tập trung của bạn đến trong ngày, hãy đóng mọi thứ khác (bao gồm email) và bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ đó.
Sử dụng hiệu quả nhắc nhở
Lời nhắc có thể cực kỳ khó chịu nếu bạn không sử dụng chúng hiệu quả. Bạn chỉ nên đặt lời nhắc cho các nhiệm vụ liên quan đến thời gian như cuộc hẹn hoặc cuộc họp.
Bạn không cần lời nhắc cho các tác vụ công việc, vì bạn có thời gian tập trung dành riêng trong lịch để xử lý những điều đó.
Bạn cũng nên đặt lời nhắc xảy ra trên các thiết bị bạn sẽ sử dụng khi sự kiện đó xảy ra. Ví dụ:
Luôn suy nghĩ về nơi bạn sẽ ở ngay trước khi bạn cần hoàn thành nhiệm vụ và đặt nhắc nhở đúng trên thiết bị và ứng dụng phù hợp.
Sử dụng hiệu quả các phiên làm việc tập trung
Vì vậy, thời gian tập trung đã đến. Bây giờ thì sao?
Hãy chắc chắn rằng môi trường của bạn có lợi cho sự tập trung và năng suất. Đóng cửa văn phòng. Chơi nhạc nhẹ nhàng yêu thích của bạn. Ngồi vào máy tính của bạn và bắt đầu chỉ tập trung vào nhiệm vụ trong tay và không có gì khác.
Thời gian tập trung là thời gian để bạn tỏa sáng. Nó khi bạn cuối cùng đã hoàn thành công việc. Năng suất cuối cùng của bạn vào cuối ngày phụ thuộc phần lớn vào mức độ bạn thực sự có thể tập trung trong thời gian tập trung vào thời gian tập trung của bạn.
Bạn muốn tăng năng suất của mình? Sử dụng ứng dụng Pomodoro trực tuyến để đảm bảo bạn nghỉ giải lao ngắn đều đặn. Điều này sẽ giúp bạn luôn tỉnh táo và tập trung hơn.
Nhớ tập trung vào bức tranh lớn
Ít nhất mỗi tháng một lần, bạn nên xem lại các mục tiêu lớn để đảm bảo rằng tất cả mọi thứ bạn đang làm đều phù hợp với các mục tiêu lớn trong cuộc sống của bạn.
Không chắc chắn những mục tiêu đó là gì hoặc làm thế nào để chia chúng thành các phần nhỏ hơn? Tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng ứng dụng lập kế hoạch mục tiêu như Mục tiêu.
Đây là một cách sáng tạo để hình dung các mục tiêu cuộc sống quan trọng của bạn ở bên trong vòng tròn. Phân nhánh xung quanh vòng tròn đó là những điều bạn cần hoàn thành để đạt được những mục tiêu lớn đó. Bạn càng đi ra ngoài, mục tiêu càng nhỏ. Các vòng ngoài tạo thành các khối chứa các nhiệm vụ bạn hiện đang làm.
Xem lại vòng tròn mục tiêu của bạn mỗi tháng khi thay đổi cuộc sống của bạn có thể giúp bạn loại bỏ những thứ không còn quan trọng với bạn và thêm những thứ mới điều đó đúng.
Sử dụng các mục tiêu lớn hơn này để định hướng cách bạn tiến hành giải mã và ưu tiên các nhiệm vụ bạn đã thiết lập trong danh sách việc cần làm của mình.
Nếu Goalscape không hoạt động đối với bạn, có rất nhiều ứng dụng lập kế hoạch mục tiêu khác để lựa chọn.
Đừng lên kế hoạch quá mức hoặc tổ chức quá mức
Hầu hết quan trọng, hãy để các công cụ làm công việc của họ. Bạn chỉ nên dành các phiên đánh giá của mình để tổ chức và lập kế hoạch, nhưng đừng tập trung quá nhiều thời gian vào việc lập kế hoạch và tổ chức nhiệm vụ mà bạn không bao giờ thực hiện được bất kỳ công việc thực tế nào.
Đây là lý do tại sao lên lịch hàng ngày, hàng tuần, và các phiên đánh giá hàng tháng là làm thế nào để có tổ chức hơn. Đây là những khoảng thời gian dành cho việc quản lý thói quen GTD của bạn. Ngoài ra, nó còn rất nhiều thứ khác về việc hoàn thành công việc.
Bạn có mẹo gì để hoàn thành công việc? Bất cứ điều gì chúng ta trú ẩn đã được bao phủ ở đây? Hãy cho chúng tôi biết trong các nhận xét.