Cách bật hoặc tắt lịch sử trò chuyện trong nhóm Microsoft

Bạn có biết rằng tất cả lịch sử trò chuyện của Nhóm đều được ghi lại không? Không chỉ ở nơi làm việc mà cả ở phiên bản cá nhân nữa. Nhưng bạn có thể tắt hoặc tắt lịch sử trò chuyện trong Nhóm Microsoft không? Nếu vậy, làm cách nào bạn có thể tắt hoặc bật lại lịch sử trò chuyện Teams?

Câu trả lời ngắn gọn là có thể bạn có thể tắt lịch sử trò chuyện trên Microsoft Teams bằng một giải pháp thay thế và có thể bạn cũng có thể xóa lịch sử trò chuyện của mình.

Tắt lịch sử trò chuyện trong Teams for Business

Tất cả các cuộc trò chuyện trực tiếp trong Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp đều được giữ lại trong một thư mục ẩn trong hộp thư Outlook của bạn cho mục đích khám phá điện tử, tuân thủ quy định hoặc đào tạo. Chính sách lưu giữ mặc định cho các cuộc trò chuyện trong Teams là vĩnh viễn. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi điều đó bằng cách tạo chính sách lưu giữ mới. Để định cấu hình chính sách lưu giữ, bạn cần phải là quản trị viên toàn cầu cho tổ chức của mình hoặc được quản trị viên toàn cầu chỉ định các quyền.

Tắt lịch sử trò chuyện của nhóm trong Teams for Business bằng GUI

Đăng nhập vào Trung tâm tuân thủ Microsoft 365. Điều hướng đến Chính sách >Lưu giữ . Chọn Chính sách lưu giữ mới .

Đặt tên cho chính sách như Trò chuyện nhóm – Không lưu giữvà chọn Tiếp theo .

Loại chính sách lưu giữ sẽ mặc định là Tĩnh . Hãy để nguyên như vậy và chọn Tiếp theo .

Chuyển Trạng thái cho tất cả Vị trí sang Tắt , ngoại trừ Trò chuyện nhóm . Đảm bảo rằng nó được Bật . Tại đây, bạn cũng có thể đặt ai được Bao gồm hoặc Bị loại trừ khỏi chính sách. Giá trị mặc định là Bao gồm: Tất cả người dùng và Bị loại trừ: Không . Chọn Tiếp theo . Nếu bạn muốn ngừng lưu giữ tin nhắn trên kênh Teams hoặc tin nhắn kênh riêng tư trên Teams, hãy bật cả những tin nhắn đó.

Để đặt tỷ lệ lưu giữ về 0, hãy chọn Chỉ xóa các mục khi chúng đạt đến độ tuổi nhất định . Lưu ý rằng nó có nội dung “Các mục sẽ không được giữ lại…”. Đó là những gì bạn muốn và nó sẽ xóa tin nhắn trò chuyện ngay lập tức. Trong Xóa các mục cũ hơn , hãy chọn Tùy chỉnh .

.

Trong xóa các mục cũ hơn , đặt năm , tháng và ngày thành 0 , sau đó chọn Tiếp theo .

Microsoft 365 mang đến cho bạn cơ hội xem lại các thiết đặt chính sách lưu giữ. Nếu bạn hài lòng, hãy chọn Gửi . Lưu ý rằng có thể mất tới một ngày để chính sách này có hiệu lực. Việc xóa là vĩnh viễn.

Sau khi thông báo Chính sách của bạn đã được tạo , hãy chọn Xong .

Tắt lịch sử trò chuyện trong Teams for Business bằng PowerShell

PowerShell là ngôn ngữ tập lệnh dành cho Windows và Microsoft 365. Để sử dụng tập lệnh này, bạn phải là quản trị viên toàn cầu cho tổ chức của mình hoặc được quản trị viên toàn cầu chỉ định các quyền.

Vì chính sách lưu giữ trò chuyện của Microsoft Teams là được quản lý bởi Exchange Online nên bạn phải cài đặt ExchangePowershellModule để sử dụng các lệnh ghép ngắn này.

Tạo chính sách lưu giữ:

Chính sách tuân thủ lưu giữ mới -Tên “Trò chuyện nhóm – Không lưu giữ” -TeamsChatLocation Tất cả -TeamsChatLocationException Không có -Đã bật $true

Đặt quy tắc trong chính sách để xóa các cuộc trò chuyện trong Teams. Vì thời gian lưu giữ được đặt là 0 ngày nên lịch sử trò chuyện có thể tồn tại tối đa 24 giờ:

Quy tắc tuân thủ lưu giữ mới -Tên “Quy tắc xóa cuộc trò chuyện” -Chính sách “Trò chuyện nhóm – Không lưu giữ” -Hành động tuân thủ lưu giữ Xóa -Thời gian lưu giữ 0

Bật lịch sử trò chuyện trong Teams for Business

Trong Teams for Business, trừ khi bạn thay đổi chính sách lưu giữ, lịch sử trò chuyện đã được bật và tin nhắn trò chuyện sẽ được lưu vô thời hạn.

Bật lịch sử trò chuyện trong Teams for Business bằng GUI

 Nếu bạn đã tạo chính sách không lưu giữ ở trên nhưng muốn bật lưu giữ và bật lịch sử trò chuyện, thì bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa chính sách này. Chúng tôi sẽ chỉ xóa nó trong ví dụ này.

Đăng nhập vào Trung tâm tuân thủ Microsoft 365. Điều hướng đến Chính sách >Lưu giữ . Chọn Trò chuyện nhóm – Không lưu giữ . Sau đó, bạn có thể chọn Chỉnh sửa , Xóa hoặc Tắt chính sách . Việc xóa hoặc vô hiệu hóa chính sách sẽ đặt thời gian lưu giữ về mặc định là 7 năm. Chọn Xóa .

.

Xác nhận hành động bằng cách chọn lại Xóa .

Bật lịch sử trò chuyện trong Teams for Business bằng PowerShell

Sử dụng lệnh ghép ngắn Quy tắc tuân thủ lưu giữ mới và thay đổi thời lượng lưu giữ của chính sách được tạo trước đó thành không giới hạn. Điều này sẽ ghi đè mọi chính sách lưu giữ cuộc trò chuyện có thời lượng ngắn hơn.

Quy tắc tuân thủ lưu giữ mới -Tên “Quy tắc xóa trò chuyện” -Chính sách “Trò chuyện nhóm – Không lưu giữ” -Xóa hành động tuân thủ lưu giữ -Thời gian lưu giữ không giới hạn

Tại sao tôi không thể tắt lịch sử trò chuyện trong Teams Personal?

Với Microsoft Teams Personal, bạn sẽ không có Trung tâm tuân thủ Microsoft 365 để truy cập. Vì vậy, bạn không thể tắt lịch sử trò chuyện. Chúng tôi đã tìm kiếm tài liệu của Microsoft nhưng Microsoft không đưa ra lý do tại sao bạn không thể tắt lịch sử trò chuyện trong Teams Personal. Có lẽ đó là lý do tại sao những ứng dụng như Tín hiệu nhắn tin an toàn đang trở nên phổ biến hơn.

Làm cách nào để xóa lịch sử trò chuyện của Microsoft Teams?

Có thể bạn đang nghĩ rằng bạn có thể xóa lịch sử trò chuyện của mình và sau đó sẽ không có vấn đề gì. Thật không may, nếu bạn xóa toàn bộ cuộc trò chuyện thì việc đó chỉ thực hiện được từ phía bạn. Người khác hoặc những người tham gia vào cuộc trò chuyện nhóm vẫn sẽ có toàn bộ cuộc trò chuyện. Mọi tệp hoặc liên kết đều có thể truy cập được đối với họ.

Tuy nhiên, bạn có thể truy cập OneDrive hoặc trang SharePoint của mình và thay đổi quyền trên các tài liệu được chia sẻ hoặc liên kết để ngăn chặn quyền truy cập. Nếu bạn sử dụng OneDrive for Business, hãy đi tới thư mục OneDrive của bạn tới Tệp trò chuyện trong Microsoft Teams và xóa cả các tệp mà bạn đã chia sẻ từ đó. Ngoài ra, khi bạn tiếp tục trò chuyện với họ, toàn bộ cuộc trò chuyện sẽ quay lại.

Các tin nhắn trò chuyện cá nhân có thể bị xóa và theo Microsoft, tin nhắn đó sẽ biến mất đối với bạn và những người khác.

Xóa Trò chuyện Microsoft Teams trong Ứng dụng Teams dành cho máy tính để bàn

Chọn menu ba chấm (… ) cho cuộc trò chuyện, sau đó chọn Xóa cuộc trò chuyện .

Xác nhận bằng cách chọn Có, xóa .

Xóa tin nhắn trò chuyện trên Microsoft Teams trong Teams Desktop

.

Tìm thư cần xóa. Nếu bạn không thể tìm thấy tin nhắn, hãy sử dụng thanh tìm kiếm và các từ có thể có trong tin nhắn. Di chuột qua tin nhắn để xóa và chọn menu ba chấm (… ) .

Trong menu bật lên, hãy chọn Xóa .

Bạn sẽ thấy tin nhắn đã bị xóa. Để khôi phục lại, hãy chọn Hoàn tác .

Tin nhắn cũng sẽ được gửi đến người bạn đang trò chuyện cùng, tuy nhiên, điều đó có vẻ không nhất quán. Cả hai mặt của cuộc trò chuyện được hiển thị dưới đây. Thành viên khác trong nhóm vẫn có thể xem tin nhắn đã xóa.

Xóa Trò chuyện Microsoft Teams trong ứng dụng Android Teams

Truy cập danh sách lịch sử cuộc trò chuyện bằng cách chọn mũi tên quay lại.

Nhấn và giữ cuộc trò chuyện sẽ bị xóa. Sau đó chọn Xóa .

Xác nhận bằng cách chọn OK trên màn hình xác nhận.

Xóa tin nhắn trò chuyện trên Microsoft Teams trong ứng dụng Android Teams

Nhấn và giữ tin nhắn trò chuyện sẽ bị xóa. Nếu bạn không tìm thấy tin nhắn, hãy sử dụng thanh tìm kiếm và những từ có thể có trong tin nhắn.

Chọn Xóa trong menu mở ra.

Xác nhận bằng cách chọn XÓA .

Xóa Trò chuyện Microsoft Teams trong ứng dụng iOS Teams

Trong danh sách trò chuyện, vuốt sang trái cuộc trò chuyện cần xóa và chọn Thêm .

Trong menu trượt lên, chọn Xóa .

Xác nhận bằng cách chọn Có trên màn hình xác nhận

Xóa tin nhắn trò chuyện trên Microsoft Teams trong ứng dụng iOS Teams

Tìm thư cần xóa. Nếu bạn không thể tìm thấy tin nhắn, hãy sử dụng hộp tìm kiếm và các từ có thể có trong tin nhắn. Nhấn và giữ tin nhắn trò chuyện cần xóa.

Chọn Xóa tin nhắn trong trình đơn trượt lên.

.

Trên màn hình xác nhận Xóa tin nhắn , hãy chọn Xóa .

Xóa tất cả tin nhắn trò chuyện của Microsoft Teams bằng Tìm kiếm nội dung

Phương pháp này yêu cầu bạn phải là thành viên của nhóm Trình quản lý khám phá điện tử. Nó chỉ hoạt động cho Exchange Online, không hoạt động cho Exchange tại chỗ.

Đăng nhập vào Bảo mật & tuân thủ Office 365 và điều hướng đến Tìm kiếm >Tìm kiếm nội dung và chọn nội dung đó. Tìm kiếm nội dung sẽ mở trong một cửa sổ mới và có thể yêu cầu bạn đăng nhập lại.

Chọn Tìm kiếm mới .

Đặt tên tìm kiếm như Xóa cuộc trò chuyện trong nhómvà chọn Tiếp theo để tiếp tục.

Đối với vị trí, hãy chọn Trao đổi hộp thư . Đó là nơi lưu giữ dữ liệu Microsoft Teams. Nó mặc định là Bao gồm: Tất cả và Bị loại trừ: Không . Nếu bạn chỉ muốn làm điều này cho một vài người, hãy điều chỉnh những điều này nếu cần. Chọn Tiếp theo khi hoàn tất.

Trên trang Xác định điều kiện tìm kiếm của bạn, chọn Trình tạo thẻ điều kiện rồi chọn Thêm điều kiện . Trong menu mở ra, hãy chọn Loại . Sau đó chọn Tiếp theo .

Trong thẻ Loại , nó mặc định là Bằng bất kỳ nào. Hãy chọn nó và đánh dấu vào Tin nhắn tức thời sau đó chọn Tiếp theo .

Microsoft 365 mang đến cho bạn cơ hội xem lại tiêu chí tìm kiếm của mình trước khi tạo tìm kiếm. Nếu thấy ổn, hãy chọn Gửi . Điều này chỉ tìm kiếm các tin nhắn. Bạn phải sử dụng PowerShell để xóa chúng.

Để sử dụng PowerShell nhằm xóa kết quả tìm kiếm, bạn cần có quyền truy cập của quản trị viên vào Exchange Online và trung tâm Bảo mật & Tuân thủ. Đầu tiên thiết lập kết nối:

$UserCredential = Nhận thông tin xác thực

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.compliance.protection.outlook.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection .

Nhập-PSSession $Session

Khi thực thi tập lệnh, một cửa sổ bật lên sẽ hỏi bạn tên người dùng và mật khẩu.

Sử dụng hành động tìm kiếm tuân thủ để tìm mọi thứ khớp với tìm kiếm nội dung Tìm kiếm Xóa nhóm của bạn và xóa chúng. Loại thanh lọc HardDelete đánh dấu kết quả tìm kiếm sẽ bị xóa vĩnh viễn khỏi hộp thư sau khi Trợ lý thư mục được quản lý xử lý nó.

Hành động tìm kiếm tuân thủ mới -SearchName “Xóa nhóm tìm kiếm” -Purge -PurgeType HardDelete

Bạn sẽ được hỏi xem bạn có chắc chắn muốn xóa mọi thứ hay không. Nhập Y cho có.

Nếu việc này chưa bao giờ được thực hiện thì sẽ phải mất một thời gian. Để kiểm tra trạng thái, hãy sử dụng lệnh ghép ngắn Get-ComplianceSearchAction.

Kiểm soát lịch sử trò chuyện của Microsoft Teams

Mặc dù không có cách nào dễ dàng để tắt lịch sử trò chuyện trong Teams nhưng chúng tôi có thể cung cấp cho bạn một số giải pháp và cách ít nhất là xóa lịch sử trò chuyện trong Teams. Suy cho cùng thì đó mới là mục tiêu thực sự; để thoát khỏi lịch sử tin nhắn.

Hãy cho Microsoft biết rằng bạn muốn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với dữ liệu Cá nhân của Microsoft Teams. Mở Teams Trợ giúp và chọn Đề xuất một tính năng hoặc Đưa ra phản hồi .

.

bài viết liên quan: