Nếu bạn đã từng tạo một tài liệu sử dụng phần giữ chỗ văn bản thì bạn sẽ đánh giá cao tính năng này của Google Tài liệu. Khi sử dụng Chip thông minh có thể thay đổi, bạn có thể chèn phần giữ chỗ, gán giá trị của phần giữ chỗ đó và tự động cập nhật phần giữ chỗ đó trong toàn bộ tài liệu.
Thay vì gặp rắc rối với các tiện ích bổ sung hoặc ứng dụng của bên thứ ba, bạn có thể cải thiện quy trình làm việc của mình khi tạo nhiều loại tài liệu khác nhau bằng Biến Chức năng chip thông minh.
Lưu ý: Tại thời điểm viết bài này, Chip thông minh có thể thay đổi được cung cấp cho khách hàng Google Workspace Business Standard and Plus, Enterprise Standard and Plus, Education Plus và Tổ chức phi lợi nhuận. Hy vọng rằng Google sẽ đưa tính năng này vào tài khoản Google cá nhân vào một thời điểm nào đó.
Giới thiệu về Chip thông minh có thể thay đổi
Như đã đề cập, Chip thông minh có thể thay đổi là một trình giữ chỗ văn bản mà bạn có thể chèn vào tài liệu của mình. Điều này lý tưởng cho văn bản bạn muốn người khác thêm như họ hoặc tên, địa chỉ hoặc số điện thoại. Bạn cũng có thể sử dụng Biến cho những thứ bạn cần thêm nhưng đang chờ đợi như tiêu đề sản phẩm, ngày tháng hoặc địa chỉ trang web.
Cho dù bạn sử dụng Biến cho chính mình hay cho người khác mà bạn đang chia sẻ, chúng đều cho phép bạn tạo tài liệu của mình và thêm các mục đó sau.
Sau khi thêm Biến, bạn có thể gán giá trị của nó, văn bản, bất kỳ lúc nào. Sau đó, mọi vị trí bạn sử dụng Biến trong tài liệu sẽ cập nhật giá trị đó.
Hãy xem cách chèn và sử dụng Biến trong Google Tài liệu bằng một số ví dụ.
Cách chèn Chip thông minh có thể thay đổi
Để thêm Chip thông minh có thể thay đổi vào tài liệu của bạn, hãy làm theo các bước đơn giản sau.
Bạn có thể thêm nhiều Biến cho các mục khác vào tài liệu của mình theo cách tương tự. Chỉ cần lưu ý rằng các Biến bổ sung nên được sử dụng cho các mục khác nhau. Ví dụ: bạn có thể tạo một Biến cho tên và một Biến thứ hai cho địa chỉ.
Tái sử dụng Chip thông minh biến đổi
Mục đích của Biến là đặt nó vào tài liệu của bạn ở nơi bạn cần và sau đó cập nhật giá trị của nó khi bạn sẵn sàng.
Để chèn cùng một Biến vào một vị trí khác, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
Gán giá trị cho biến
Sau khi thêm Biến vào tài liệu của mình, bạn có thể gán giá trị của biến đó bất kỳ lúc nào. Giá trị là văn bản bạn muốn sử dụng. Bạn có thể thực hiện việc này trong chính Biến hoặc trong thanh bên.
Thêm văn bản bằng Biến
Để gán giá trị cho Biến tại chỗ, hãy chọn Biếnvà nhập văn bản bạn muốn sử dụng. Thao tác này sẽ tự động lưu giá trị cho Biến đó.
Thêm văn bản bằng thanh bên
Để chỉ định một giá trị trong thanh bên Biến, hãy chọn Biến và sử dụng biểu tượng Mở trong thanh bêntrên thanh công cụ xuất hiện hoặc đi tới Công cụ>Các biếntrong menu.
Chọn Không có giá trịbên dưới Tên biến. Bạn sẽ thấy Biến trong tài liệu của mình trống và sẵn sàng để bạn nhập văn bản. Sau khi thực hiện xong, hãy sử dụng Enterhoặc Returnđể lưu.
Sau khi gán giá trị cho Biến, bạn sẽ thấy bản cập nhật này ở mọi vị trí bạn đặt Biến trong tài liệu của mình. Đây chính là mục đích của Smart Chip.
Đổi tên một biến
Vì tên mặc định cho Biến không rõ ràng nên bạn có thể muốn đặt cho chúng những cái tên có ý nghĩa hơn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn tạo một số Biến cho tài liệu của mình.
Mở thanh bên Biến, di con trỏ lên Biến bạn muốn đổi tên và chọn biểu tượng Chỉnh sửa tên(bút chì)..
Khi cửa sổ bật lên đổi tên xuất hiện, hãy đặt tên mới cho nó và chọn Lưu.
Sau đó, bạn sẽ thấy tên được cập nhật trong thanh bên, danh sách các biến cần chèn và bên trong Biến cho đến khi bạn gán giá trị của nó.
Xóa biến
Nếu bạn quyết định không muốn sử dụng Biến nữa, bạn có thể xóa nó. Hãy nhớ rằng thao tác này sẽ xóa Biến và giá trị của nó nếu được chỉ định khỏi mọi vị trí trong tài liệu của bạn.
Mở thanh bên Biến, di con trỏ lên Biến bạn muốn xóa và chọn biểu tượng Xóa định nghĩa biến(thùng rác).
Trong cửa sổ bật lên xác nhận, hãy chọn Xóađể xóa Biến.
Các ví dụ sử dụng cho các biến trong Google Docs
Nếu bạn đang thắc mắc về cách sử dụng Biến cho mục đích riêng của mình thì chúng tôi có một vài ví dụ.
Bản sao tiếp thị
Ở đây, chúng tôi đang tạo tài liệu cho sản phẩm mới của khách hàng. Chúng tôi chưa có tên sản phẩm hoặc địa chỉ trang web nên thay vào đó chúng tôi chèn Biến cho hai mục đó. Khi thanh bên Biến mở, bạn có thể thấy chúng có đường viền màu xanh lam xuyên suốt văn bản.
Sau khi khách hàng cung cấp cho chúng tôi những chi tiết này, chúng tôi chỉ cần gán giá trị cho Biến và tài liệu của chúng tôi sẽ tự động cập nhật. Các biến đó sau đó sẽ hiển thị văn bản và đường viền màu xám.
Khi đóng thanh bên Biến, bạn sẽ thấy các Biến đó trông giống như phần còn lại của văn bản mà không có bất kỳ đường viền nào.
Tài liệu được chia sẻ
Trong ví dụ tiếp theo này, chúng ta có một tài liệu mà chúng ta muốn người khác điền thông tin chi tiết của họ. Chúng tôi thiết lập Biến cho tên, họ, địa chỉ, số điện thoại và ngày tháng.
Khi chúng tôi chia sẻ tài liệu, người nhận chỉ cần chọn từng Biến và nhập thông tin của họ. Các biến được sử dụng nhiều lần sẽ tự động cập nhật.
Sau đó, chúng tôi có tài liệu hoàn chỉnh trong đó các Biến xuất hiện giống như bất kỳ văn bản nào khác.
Lưu ý: Nếu bạn chia sẻ tài liệu bằng Biến với nhiều người, các giá trị được chỉ định sẽ cập nhật theo mỗi thay đổi. Để tránh điều này, bạn có thể yêu cầu mỗi người nhận tạo một bản sao cho những thay đổi của họ.
Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi và sắp xếp.
Google đã giới thiệu một số Chip thông minh mới trong năm ngoái kể từ khi giới thiệu tính năng Smart Canvas. Bạn có thể thêm sự kiện trên lịch bằng chip Ngày, liên kết đến tên tệp bằng chip Tệp và bao gồm chi tiết liên hệ bằng chip Mọi người.
Giờ đây, bạn có thể tiết kiệm thời gian gõ đi gõ lại cùng một văn bản cũng như giảm nguy cơ mắc lỗi chính tả và sắp xếp tài liệu của bạn bằng cách sử dụng Chip thông minh có thể thay đổi trong Google Tài liệu. Hãy ghi nhớ tính năng tiện dụng này cho tài liệu tiếp theo của bạn.
Để biết thêm các cách tiết kiệm thời gian trong ứng dụng Google, hãy xem cách sử dụng danh sách thả xuống trong Google Trang tính..