Khi tạo Google Trang tính mà người khác cần điền, danh sách thả xuống có thể đơn giản hóa quy trình nhập dữ liệu.
Bạn có thể lấy các mục cho danh sách thả xuống của mình từ một phạm vi ô khác hoặc bạn có thể nhập chúng trực tiếp. Tìm hiểu cách thực hiện cả hai, cũng như cách sửa đổi danh sách thả xuống hiện có.
Tạo danh sách thả xuống thủ công trong Google Trang tính
Cách nhanh nhất để tạo danh sách thả xuống Google Trang tính bằng cách liệt kê các mục bên trong cài đặt xác thực dữ liệu.
Để thực hiện việc này:
1. Chọn ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống. Chọn Dữ liệutừ trình đơn, sau đó chọn Xác thực dữ liệu.
2. Bên cạnh Tiêu chí, chọn Danh sách các mục.
3. Trong trường bên cạnh lựa chọn này, hãy nhập các mục bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống, được phân tách bằng dấu phẩy.
4. Chọn nút Lưuvà bạn sẽ thấy rằng ô bạn đã chọn hiện có danh sách thả xuống.
Tùy chọn xác thực dữ liệu
Có một số cài đặt quan trọng trong cửa sổ Xác thực dữ liệu cần lưu ý.
Nếu bạn bỏ chọn Hiển thị danh sách thả xuống trong ô, mũi tên thả xuống sẽ không xuất hiện. Tuy nhiên, khi người dùng bắt đầu nhập, các mục danh sách sẽ xuất hiện.
Trong phần Trên dữ liệu không hợp lệ, nếu bạn chọn Hiển thị cảnh báo, chỉ báo cảnh báo màu đỏ sẽ xuất hiện. Điều này hiển thị một thông báo cảnh báo người dùng rằng mục đã nhập không khớp với bất kỳ mục nào trong danh sách.
Nếu bạn chọn Từ chối đầu vàothay vào đó, Google Trang tính sẽ từ chối mục nhập và thay thế nó bằng mục đầu tiên của danh sách thả xuống.
Trong phần Giao diện, nếu bạn chọn Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực>và nhập văn bản vào trường bên dưới nó, văn bản đó sẽ xuất hiện khi người dùng chọn ô thả xuống.
Tạo danh sách thả xuống từ một phạm vi Google Trang tính
Thêm cách năng động để tạo danh sách thả xuống của Google Trang tính là sử dụng nội dung của phạm vi ô để điền vào danh sách.
Để thực hiện việc này:
1. Đầu tiên, tạo danh sách xác thực của bạn trong bất kỳ phạm vi ô nào. Những thứ này không nhất thiết phải nằm trong cùng một bảng tính. Bạn cũng có thể tạo và chọn các danh sách này trong các tab bảng tính khác.
2. Tiếp theo, chọn ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống. Chọn Dữ liệutừ trình đơn, sau đó chọn Xác thực dữ liệu.
3. Lần này, chọn Danh sách từ một phạm vitừ danh sách Tiêu chí thả xuống. Sau đó, chọn biểu tượng chọn lưới nhỏ để mở cửa sổ chọn phạm vi.
4. Chọn phạm vi bạn muốn sử dụng làm danh sách của mình và bạn sẽ thấy văn bản phạm vi xuất hiện trong trường Chọn phạm vi dữ liệu.
5. Chọn OKđể đóng cửa sổ lựa chọn và quay lại cửa sổ xác thực. Định cấu hình phần còn lại của các tùy chọn thả xuống mà bạn muốn, sau đó chọn nút Lưuđể hoàn tất.
6. Bây giờ, bạn sẽ thấy dữ liệu phạm vi xuất hiện dưới dạng các mục danh sách thả xuống trong ô bạn đã chọn.
7. Tiếp tục quy trình tương tự cho bất kỳ cột nào khác mà bạn muốn thêm làm danh sách thả xuống động.
Sử dụng phạm vi làm nguồn dữ liệu của bạn là một cách tuyệt vời để giữ đã cập nhật bảng tính mà không cần phải xem lại thủ công và cập nhật từng danh sách thả xuống mà bạn đã tạo.
Thông tin thú vị về danh sách thả xuống của Google Trang tính
Danh sách thả xuống của Google Trang tính được kết nối với phạm vi là hữu ích nhất bởi vì chúng làm giảm đáng kể việc duy trì tổng thể bảng tính của bạn.
Cập nhật Nhiều ô với Thay đổi Một Phạm vi
Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có nhiều ô vẽ dữ liệu từ một loạt các mặt hàng. Nếu bạn muốn cập nhật hoặc thay đổi các mục danh sách đó, bạn sẽ chỉ phải thực hiện thay đổi trong một phạm vi duy nhất.
Ngay cả khi có hàng trăm ô trong danh sách đó các mục, cập nhật phạm vi một lần sẽ cập nhật tất cả các ô thả xuống đó ngay lập tức.
Sao chép các ô đã được xác thực để tiết kiệm thời gian
Bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian bằng sao chép các ô thả xuống đã được xác thực đến bất kỳ ô nào khác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian phải thực hiện lại quá trình chuyển qua màn hình xác thực.
Việc sao chép các ô đã xác thực đặc biệt hữu ích cho các danh sách lựa chọn như ngày, tháng, thời gian, và các tập dữ liệu tiêu chuẩn khác.
Xóa nhanh xác thực ô
Giả sử bạn không muốn các mục danh sách đi kèm với bất kỳ ô nào. Bạn có thể nhanh chóng xóa chúng bằng cách nhấp chuột phải vào ô, chọn Xác thựcrồi chọn Xóa xác thựctrong cửa sổ Xác thực dữ liệu.
Bạn sẽ thấy mũi tên thả xuống biến mất khỏi ô và tất cả các mục thả xuống đều biến mất. Ô sẽ trở thành một ô bảng tính bình thường khác.
Sử dụng Danh sách thả xuống kép trong Google Trang tính
Một cách hữu ích hơn để sử dụng danh sách thả xuống của Google Trang tính là chuyển thông tin giữa các trang tính. Bạn cũng có thể sử dụng kỹ thuật này để chuyển tiếp thông tin giữa mọi người.
Ví dụ: nếu bạn có một trang tính gốc chứa danh sách các nhiệm vụ được hoàn thành bởi một nhóm, bạn có thể lập bảng tính thứ hai dựa trên các nhiệm vụ đã hoàn thành đó.
Bạn có thể muốn hoặc không muốn tạo danh sách đầu tiên đó dựa trên cùng một danh sách thả xuống động như được mô tả trong phần trước.
Dù bằng cách nào, chọn ô trên trang tính mà bạn muốn gửi các nhiệm vụ đã hoàn thành dưới dạng một danh sách thả xuống khác và mở cửa sổ xác nhận như được mô tả trong phần cuối cùng. Khi bạn chọn phạm vi dữ liệu, hãy chuyển sang bảng tính nhiệm vụ nguồn này và chọn toàn bộ cột nhiệm vụ (bao gồm cả các ô trống).
Bây giờ, trên bảng tính đích, bạn ' Sẽ thấy rằng dữ liệu từ cột nhiệm vụ được lấy vào. Điều này có nghĩa là nhóm thứ hai của bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ dự án của riêng họ dựa trên các nhiệm vụ đã hoàn thành từ nhóm thứ nhất.
Nhóm thứ nhất nhóm có thể tiếp tục thêm các nhiệm vụ mới hoàn thành vào bảng tính nguồn ban đầu.
Vì bạn đã bao gồm các ô trống trong phạm vi nguồn, các nhiệm vụ duy nhất mới đó sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống của nhóm thứ hai.
Hãy nhớ rằng chỉ những nhiệm vụ duy nhất mới xuất hiện trong danh sách thả xuống thứ hai. Đây không phải là cách tốt nhất để chuyển các mục hàng cụ thể từ nguồn, nhưng đó là một cách tuyệt vời để nhóm thứ hai xem tất cả các mục duy nhất được người khác thêm vào bảng tính.
Bạn sẽ sử dụng như thế nào. Danh sách thả xuống của Google Trang tính?
Như bạn có thể thấy, Google Trang tính cung cấp nhiều cách để bạn có thể lấy thông tin từ các ô khác để điền vào danh sách thả xuống. Hoặc, nếu nhu cầu nhập dữ liệu của bạn khá đơn giản, bạn có thể nhập thủ công vào các mục danh sách thả xuống được phân tách bằng dấu phẩy.
Dù bằng cách nào, bạn cũng có thể thực hiện việc nhập dữ liệu cho bất kỳ bảng tính nào của mình một cách dễ dàng và đơn giản nhất có thể.