Cách chia sẻ tệp Excel để cộng tác dễ dàng

Cộng tác rất quan trọng trong nhiều không gian làm việc. Vì hầu hết các dự án yêu cầu nhiều tệp người dùng truy cập, nên các thiết lập hợp tác đã trở nên cần thiết.

Microsoft Excel là một trong nhiều chương trình được sử dụng bởi các công ty trên toàn thế giới. Do đó, nhu cầu về sổ làm việc được chia sẻ là rất quan trọng.

Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm hiểu cách bạn và nhóm của mình có thể cộng tác bằng Excel 2016 và các phiên bản Excel trực tuyến khác.

Chia sẻ tệp Excel ngoại tuyến

Nếu bạn có kết nối cục bộ, tất cả người dùng trong mạng có thể có quyền truy cập vào bất kỳ tệp nào. Không chỉ vậy, bất kỳ thay đổi được thực hiện cho tập tin có thể được theo dõi. Bạn cũng có thể đặt người dùng nào có quyền truy cập vào tệp.

Bắt đầu bằng cách lưu tệp ở vị trí mà mọi người trong nhóm của bạn có thể truy cập. Sau đó, bạn có thể đặt tệp của mình để cộng tác.

Thêm lại tính năng Sổ làm việc được chia sẻ

Người dùng Office 365 sẽ tìm thấy tính năng Sổ làm việc chungđược ẩn theo mặc định. Điều này là do Microsoft khuyến khích người dùng chia sẻ sổ làm việc trực tuyến.

In_content_1 all: [300x250] / dfp: [640x360]->

Tại đây, cách bạn kích hoạt tính năng này. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, bạn có thể bỏ qua phần tiếp theo - Chia sẻ tài liệu.

Truy cập Tệp>Tùy chọn>Nhanh Thanh công cụ truy cập.

Trong trình đơn thả xuống Chọn lệnh từ, chọn Tất cả các lệnh. Cuộn qua danh sách cho đến khi bạn thấy Chia sẻ Workbook (Di sản)và chọn mục đó.

Nhấp vào nút Thêm.

Thực hiện tương tự cho các lệnh sau:

Theo dõi thay đổi (Di sản)

Bảo vệ chia sẻ (Di sản)

So sánh và hợp nhất sổ làm việc

Nhấp vào OKkhi bạn hoàn thành.

Chia sẻ tài liệu

Trên Tab Xem lại, nhấp vào nút Chia sẻ sổ làm việc.

Những người đã làm theo các bước trong Thêm lại tính năng sổ làm việc được chia sẻ phần sẽ tìm thấy nút Chia sẻ sổ làm việc(cùng với các lệnh khác bạn đã thêm) trong Thanh công cụ truy cập nhanhthay vào đó.

Điều này sẽ nhắc một hộp thoại xuất hiện. Chọn tùy chọn cho phép tính năng sổ làm việc được chia sẻ.

Truy cập tab Nâng caovà bật Theo dõi thay đổivà các cài đặt khác mà bạn có thể muốn bật.

Bảo vệ tệp của bạn

Các bước trên cung cấp cho mọi người quyền truy cập vào tệp của bạn. Nhưng nó cũng cung cấp cho tất cả mọi người quyền truy cập quản trị theo mặc định. Bảo vệ tệp của bạn có nghĩa là quyền truy cập vào tệp sẽ bị hạn chế và được theo dõi.

Chuyển đến tab Xem lạivà nhấp vào Bảo vệ và chia sẻ sổ làm việccái nút.

Đánh dấu vào hộp kiểm Chia sẻ với thay đổi theo dõi.

Bạn cũng nên tạo mật khẩu nếu không ai cũng có thể hoàn nguyên sổ làm việc về cài đặt gốc của nó.

Lưu thay đổi và thoát của bạn.

Chia sẻ tệp Excel trực tuyến

Trong khi làm việc ngoại tuyến là một giải pháp tuyệt vời, bạn bị cản trở bởi sự cần thiết cho một ổ đĩa cục bộ. Làm việc trực tuyến rõ ràng là sự lựa chọn tốt hơn. Đây là cách bạn thực hiện.

Sử dụng OneDrive

Mở tệp và đi tới Tệp>Chia sẻ>Lưu vào đám mây.

Mời những người bạn muốn cộng tác bằng cách nhập địa chỉ email của họ. Bạn cũng có thể đặt cài đặt quyền.

Nhấp vào Chia sẻkhi bạn kết thúc.

Sử dụng Google Drive

Google Drive có lẽ là cách dễ nhất để làm việc trên một dự án cùng một lúc. Bất cứ ai có tài khoản Google đều có thể truy cập các tệp và chỉnh sửa khi cần.

Đăng nhập vào tài khoản của bạn và truy cập Google Drive.

Khi bạn đã vào, bạn có thể tạo tệp mới hoặc tải lên tệp hiện có.

Khi tài liệu của bạn đã được tạo hoặc tải lên, hãy nhấp vào nút Chia sẻở phía trên góc bên phải của bảng tính.

Điều này sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn chia sẻ bảng tính bằng cách nhập địa chỉ thư mục hoặc bằng cách chia sẻ liên kết với đồng nghiệp của bạn.

Tất cả thay đổi được tự động theo dõi và lưu lại. Bạn có thể làm việc trên tài liệu cùng nhau trong thời gian thực rất thuận tiện.

Cách sử dụng Google Drive để lưu & chia sẻ file

bài viết liên quan: