Khi hầu hết mọi người nghĩ về sắp xếp văn bản trong một ứng dụng, họ nghĩ đến việc sắp xếp các ô trong bảng tính Excel. Tuy nhiên, bạn có thể sắp xếp văn bản trong Word miễn là có điều gì đó cho Word biết các phần văn bản khác nhau bắt đầu và kết thúc ở đâu.
Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách bạn có thể sắp xếp văn bản, danh sách và bảng trong Word. Lưu ý rằng nếu bạn đã có dữ liệu trong Excel, bạn có thể dễ dàng chèn một bảng tính Excel vào tài liệu Word của bạn.
Danh sách sắp xếp trong Word
Có ba loại danh sách bạn có thể sắp xếp Word. Loại đầu tiên chỉ đơn giản là một danh sách các từ hoặc cụm từ mà mỗi từ chiếm một dòng riêng biệt. Loại thứ hai là danh sách không có thứ tự hoặc dấu đầu dòng. Thứ ba là danh sách được sắp xếp hoặc đánh số.
Trong mỗi trường hợp này, ngắt dòng (còn gọi là trả về vận chuyển) cho Word biết một từ hoặc cụm từ kết thúc và từ nào bắt đầu. Đây là cách Word có thể sắp xếp văn bản trong tài liệu.
Để sắp xếp bất kỳ loại danh sách nào trong số này, hãy bắt đầu bằng cách chọn danh sách con chuột của bạn. Chỉ cần bắt đầu ở đầu danh sách, giữ nút chuột trái và kéo chuột cho đến khi toàn bộ danh sách được chọn.
Sau đó, nhấp vào tab Trang chủtrên Băngvà tìm phần có tiêu đề Đoạn. Tìm nút có các chữ cái Avà Ztrên đó và mũi tên chỉ xuống. Đây là lệnh Sắp xếp. Nhấp vào nút Sắp xếpvà Word sẽ mở cửa sổ Sắp xếp văn bản.
Trên cửa sổ Sắp xếp văn bản, bạn sẽ nhận thấy rằng có một số tùy chọn. Trước tiên, bạn cần phải cho biết rằng bạn muốn sắp xếp văn bản bạn đã chọn theo đoạn. Mặc dù chúng ta chỉ có một từ trên mỗi dòng, Word vẫn xem mỗi dòng là đoạn riêng của nó bởi vì chúng ta đã nhấn phím enter để đến dòng tiếp theo. Sắp xếp theo từng đoạn là tùy chọn mặc định.
Tiếp theo, chúng ta cần nói với Word những gì chúng ta sắp xếp. Tìm trình đơn thả xuống có gắn nhãn Loạivà chọn Văn bản. Đây cũng là tùy chọn mặc định. Cuối cùng, chúng ta cần phải nói Word cho dù chúng ta muốn sắp xếp các văn bản theo thứ tự tăng dần (A đến Z) hoặc thứ tự giảm dần (Z đến A). Thứ tự tăng dầnlà tùy chọn mặc định. Khi hoàn tất, nhấp vào nút OKvà Word sẽ sắp xếp văn bản của bạn với các tùy chọn bạn đã chọn.
Lưu ý rằng bây giờ văn bản được sắp xếp từ A đến Z theo thứ tự tăng dần. Ngoài ra, nếu bạn nhấp vào nút Tùy chọn, bạn có thể định cấu hình cài đặt nâng cao như trình phân tách trường và liệu nó có phân biệt chữ hoa chữ thường hay không.
Sắp xếp văn bản trong bảng
Kiểu sắp xếp này có vẻ quen thuộc hơn một chút nếu bạn thường sắp xếp dữ liệu trong Excel. Giống như một bảng tính Excel, một bảng chứa các hàng, cột và có thể chứa các tiêu đề trong hàng đầu tiên. May mắn thay, Word cung cấp cho bạn nhiều tính linh hoạt tương tự để sắp xếp văn bản như được tìm thấy trong Excel.
Giả sử bạn có một bảng trong Word trông giống như bên dưới.
Lưu ý rằng có các tiêu đề cột trong hàng đầu tiên và cột đầu tiên chứa văn bản mà chúng ta muốn sắp xếp. Giả sử rằng chúng tôi muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần lần này. Chọn toàn bộ bảng và một lần nữa nhấp vào nút Sắp xếptrong phần Đoạncủa Dải băng.
Thông báo trong góc dưới cùng bên trái của cửa sổ Sắp xếpmà Word đã phát hiện các tiêu đề trong hàng đầu tiên. Cũng lưu ý rằng trình đơn thả xuống Sắp xếp theođầu tiên đã có tiêu đề cột Têntrong hộp tùy chọn.
Phần còn lại của các tùy chọn vẫn giữ nguyên ngoại trừ việc nhớ thay đổi hướng sắp xếp thành Giảm dần. Khi hoàn tất, nhấp vào nút OKvà Word sẽ sắp xếp bảng bằng cách sử dụng các tùy chọn chúng tôi đã chọn.
Sắp xếp văn bản trong Word rất đơn giản, miễn là bạn có cách để nói cho Word biết phần nào tách một phần tử dữ liệu khỏi phần tử tiếp theo. Nếu bạn chơi với các thiết lập sắp xếp một chút, bạn sẽ khám phá ra rằng bạn có thể sắp xếp bằng cách sử dụng nhiều cột và thậm chí cả tab và văn bản được phân tách bằng dấu phẩy trong tài liệu Word.
Mặc dù không hữu ích như sắp xếp dữ liệu trong Excel, bạn có thể tiết kiệm cho mình một số thời gian trong Word bằng cách sử dụng đoạn sắp xếp ứng dụng và văn bản bảng cho bạn bằng cách sử dụng một giao diện tương tự như được tìm thấy trong trang tính Excel. Hãy tận hưởng!