Microsoft Teams tiếp tục bổ sung các tính năng và cách thức mới để thu hút người tham dự cuộc họp. Đôi khi, khi bạn là diễn giả trong cuộc họp Nhóm, bạn sẽ muốn cho phép người khác trình bày hoặc trao quyền điều khiển cho người khác trong cuộc họp. Chúng ta sẽ tìm hiểu các cách khác nhau để trình bày và cách trao quyền kiểm soát trong Teams cho người khác.
Thông tin bên dưới áp dụng cho tất cả các cuộc họp trên Microsoft Teams, bao gồm cả phiên họp nhóm và hội thảo trên web. Một số tính năng, như PowerPoint Live, chỉ khả dụng khi sử dụng phiên bản Teams trên máy tính và không thể truy cập được nếu bạn đang chạy Teams trên trình duyệt web.
Chia sẻ nội dung trong cuộc họp nhóm
Khi bạn đang tham gia cuộc họp Teams và chọn nút Chia sẻ, bạn có thể chọn chia sẻ nội dung theo nhiều cách khác nhau:
Khi bạn chọn chia sẻ bản trình bày PowerPoint (thay vì chia sẻ cửa sổ cụ thể có chứa PowerPoint), những người tham dự cuộc họp sẽ nhận được một số tính năng bổ sung và bạn cũng vậy.
Khi bạn chia sẻ bản trình bày bằng PowerPoint Live, người tham dự sẽ có thể di chuyển qua các trang trình bày trong bản trình bày của bạn theo tốc độ của riêng họ. Đừng lo lắng—những người tham dự cuộc họp sẽ không kiểm soát những gì những người tham dự khác nhìn thấy. Bạn vẫn có quyền kiểm soát bài thuyết trình của bạn. Tuy nhiên, nếu người tham dự muốn bỏ qua một vài trang trình bày phía trước để xem điều gì sắp diễn ra, họ có thể. Khi đã sẵn sàng, sẽ có nút đồng bộ hóa sẽ đồng bộ hóa chúng với người thuyết trình.
Nếu không muốn người tham dự tự di chuyển qua bản trình bày, bạn có thể tắt tính năng đó bằng cách chọn biểu tượng con mắt trên bảng điều khiển xuất hiện trên bản trình bày.
Khi chia sẻ trực tiếp bản trình bày qua PowerPoint, bạn sẽ có thể xem ghi chú, trang trình bày và khán giả trong khi trình bày. Đây là tính năng mà người dùng Teams đang yêu cầu và chúng tôi rất vui khi thấy Microsoft đã lắng nghe..
Bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào con trỏ laze, bút mực và bút đánh dấu nhiều màu để hỗ trợ cho bài thuyết trình của mình.
Vai trò trong các cuộc họp nhóm
Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu rõ về các vai trò khác nhau có trong cuộc họp Teams. Người tạo link tham gia cuộc họp là người tổ chức. Người đó có quyền kiểm soát tối cao và có thể làm những việc mà không người tham dự nào khác có thể làm như quản lý phòng nghỉ.
Người tổ chức có thể chỉ định những người tham dự cuộc họp khác làm người thuyết trình. Chỉ người tổ chức và người thuyết trình mới có thể chia sẻ nội dung trong cuộc họp. Ngoài người tổ chức và người trình bày, những người khác trong cuộc họp đều được gọi là Người tham dự.
Người tổ chức có thể bố trí người thuyết trình trước cuộc họp hoặc ngay lập tức trong cuộc họp. Để đặt người thuyết trình trước cuộc họp, người tổ chức cuộc họp nên chọn liên kết Tùy chọn cuộc họp trong lịch mời họp.
Một trang web sẽ mở ra nơi bạn có thể chọn người có thể trình bày trong cuộc họp.
Nếu bạn chọn Những người cụ thể , tiếp theo hãy nhập tên của những người mà bạn muốn làm Diễn giả.
Cách thăng cấp người tham dự lên người trình bày trong nhóm
Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, bạn có thể dễ dàng thăng cấp người tham dự cuộc họp thành người trình bày ngay trong cuộc họp.
Bây giờ người đó sẽ có thể chia sẻ nội dung trong cuộc họp.
Trình bày và kiểm soát
Điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa trình bày trong cuộc họp Nhóm và kiểm soát nội dung được chia sẻ.
Các ứng dụng như GoToMeeting và Zoom có nhiều cách để người tham dự cuộc họp kiểm soát máy tính của người tham dự khác. Điều này thường xảy ra trong các phiên hỗ trợ từ xa. Cho đến nay, Microsoft Teams vẫn chưa cung cấp chức năng đó. Tuy nhiên, Teams cho phép người thuyết trình trao quyền kiểm soát có giới hạn cho người tham dự khác và người tham dự có thể yêu cầu quyền kiểm soát từ người thuyết trình.
Rõ ràng, bạn chỉ nên trao quyền kiểm soát trong Teams cho người mà bạn tin tưởng..
Cách trao quyền kiểm soát trong nhóm
Trong Microsoft Teams, nếu bạn muốn người khác trong cuộc họp chỉnh sửa tệp bạn đang chia sẻ hoặc tiếp quản bản trình bày của mình, bạn có thể trao quyền kiểm soát cho người đó. Nó giống như thêm một người dẫn chương trình thứ hai đồng thời. Cả hai bạn sẽ có thể kiểm soát những gì được chia sẻ. Bạn có thể lấy lại quyền kiểm soát bất cứ lúc nào bạn muốn.
Bạn chỉ có thể trao quyền điều khiển cho người khác trong cuộc họp Teams khi bạn đang trình bày. Di chuột qua nội dung bạn đang chia sẻ để kích hoạt thanh công cụ chia sẻ và chọn Trao quyền kiểm soát .
Từ đó, chọn người bạn muốn trao quyền kiểm soát. Người mà bạn muốn trao quyền điều khiển sẽ nhận được thông báo cho họ biết rằng bạn muốn chia sẻ quyền kiểm soát bài thuyết trình với họ. Khi bạn chia sẻ quyền kiểm soát với người khác, họ sẽ có thể thực hiện chỉnh sửa và các thay đổi khác đối với màn hình được chia sẻ.
Nếu bạn muốn lấy lại quyền kiểm soát từ họ, chỉ cần chọn nút Hủy kiểm soát .
Cách yêu cầu quyền kiểm soát trong nhóm
Yêu cầu quyền kiểm soát trong khi ai đó đang trình bày trong Teams cũng hoạt động tương tự. Chỉ cần chọn nút Yêu cầu kiểm soát . Sau đó, người trình bày có thể chọn Cho phép hoặc Từ chối yêu cầu kiểm soát của bạn.
Khi không muốn kiểm soát nữa, bạn có thể chọn nút Hủy kiểm soát .
Thoải mái với Microsoft Teams
Dù yêu hay ghét, có vẻ như Microsoft Teams sẽ không sớm biến mất. Nếu chủ lao động của bạn sử dụng Teams thì bạn nên tìm hiểu một số Lời khuyên và thủ thuật của nhóm để sử dụng thoải mái hơn với tất cả các tính năng của Teams.
Bạn có thể đọc về một số cách để chạy cuộc bỏ phiếu trong cuộc họp nhóm hoặc tìm hiểu cách che giấu mớ hỗn độn của bạn bằng cách thay đổi hình nền trong Teams.
.