Trong cuộc sống chuyên nghiệp của bạn, email có lẽ là một trong những phương tiện liên lạc quan trọng nhất. Bạn làm điều đó hàng ngày và nếu bạn làm bất cứ điều gì như tôi, bạn sẽ chìm đắm trong đó.
Chắc chắn, bạn có thể dành một hoặc hai giờ nhất định một ngày để quản lý email của mình. Nhưng nếu bạn dành 10 phút hoặc lâu hơn cho mỗi câu trả lời, email sẽ sớm chiếm hết cả ngày của bạn - và tắt thông báo Gmail sẽ không giúp bạn tiết kiệm.
Đó là lý do tại sao học cách viết email chuyên nghiệp để nhận được trả lời VÀ không mất nhiều hơn vài phút để viết là điều cần thiết. May mắn thay, hôm nay bạn không phải là một nhà văn vĩ đại hay một bậc thầy năng suất để hoàn thành nó. Đó là tất cả về việc tìm kiếm chiến lược phù hợp và một bộ công cụ đi kèm với nó.
Thiết lập mẫu email (Phản hồi đóng hộp)
Tạo mẫu email là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian cho những người thường nhận được cùng câu hỏi hoặc nhận xét qua e-mail. Dành một ngày để thiết lập các phản hồi đóng hộp và bạn sẽ không còn phải viết các câu trả lời tương tự mười lần một ngày. Cả Gmail và Outlook đều có tính năng này, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tự động hóa email của bạn miễn phí.
Đây là cách thiết lập các mẫu email chuyên nghiệp trong Gmail chỉ bằng vài cú nhấp chuột:
Bạn có thể tạo các mẫu cho các câu trả lời có chứa các đoạn văn dài cũng như trả lời nhanh 2-3 câu. Bạn sẽ ngạc nhiên khi biết những thứ đó sẽ giúp bạn tiết kiệm được bao nhiêu thời gian trong tương lai.
Email mạng
Trong trường hợp vấn đề của bạn không sử dụng các mẫu email mà là tạo chúng, hãy cung cấp cho Email Email. Nó là một công cụ web với hàng tá các mẫu email có thể giúp bạn phát triển mạng lưới chuyên nghiệp của mình.
Được tạo bởi Resume Worded, Email Mạng là một tài nguyên tuyệt vời để tối ưu hóa giao tiếp của bạn. Một số ví dụ về các mẫu họ cung cấp bao gồm giới thiệu lạnh / ấm, tiếp theo là không phản hồi và thậm chí viết thư cảm ơn.
Mỗi mẫu cũng đi kèm với các mẹo và đề xuất hữu ích có thể cải thiện hơn nữa giao tiếp của bạn với người nhận.
Bạn có thể sử dụng nút tìm kiếm hoặc duyệt qua danh sách để tìm đúng email. Sau đó, tất cả những gì còn lại để làm là sao chép-dán nó vào hộp tin nhắn của bạn và thay đổi một vài chi tiết.
Word Counter Plus
Nếu bạn là người viết hơn 10 email mỗi ngày, điều cần thiết là phải giữ một vài trong số chúng ngắn gọn và ngọt ngào. Vì vậy, nếu bạn thường kết thúc với các email quá dài, bạn có thể muốn xem xét sử dụng một công cụ truy cập từ để ngăn chặn chính mình. Một tiện ích mở rộng Chrome Word Counter Plus có thể thực hiện công việc cho bạn.
Đánh dấu văn bản trong email của bạn và nhận số lượng từ và ký tự bạn đã sử dụng trong một cú nhấp chuột. Sau đó, bạn có thể tiến hành tiếp tục viết email của mình hoặc gói lại trước khi nó trở thành một hai lớp.
Bản thảo
Bạn có thể tìm thấy nhiều công cụ tuyệt vời có thể giúp bạn viết tốt hơn và do đó giảm thời gian bạn đọc và đọc lại email. DraftMap là một trong số đó. Hãy suy nghĩ về Grammarly hoặc Hemingway, ngoài ra nó cũng kiểm tra sự lặp lại từ không cần thiết và giúp bạn gắn bó với một phong cách viết.
Tiện ích mở rộng Chrome này cung cấp cho bạn các đề xuất theo thời gian thực về văn bản của bạn được mã hóa màu. Nó sẽ giúp bạn tránh sử dụng giọng nói thụ động, lỗi chính tả, sáo rỗng, cũng như lời khuyên về khả năng đọc email của bạn. Tất cả các đề xuất đều dựa trên quy tắc viết của Ernest Hemingway. DraftMap đặc biệt tiện dụng vì tất cả các quy trình diễn ra ngay trong hộp thành phần email của bạn.
Don mệnh lo lắng nếu bạn vẫn còn các từ được tô sáng sau khi bạn đã chỉnh sửa xong email của mình. Người nhận đã thắng nhìn thấy màu sắc, những gợi ý chỉ hiển thị với bạn.
Email của bạn có thể tốt hơn
Email của bạn có thể trở nên tốt hơn là một công cụ trực tuyến được thiết kế để giảm thời gian bạn quản lý email bằng cách hướng dẫn mọi người thực hành email tốt nhất.
Khi soạn email chuyên nghiệp, bạn tuân theo các quy tắc nhất định. Giống như đảm bảo tin nhắn của bạn có dòng tiêu đề rõ ràng hoặc bỏ đi các tệp đính kèm không cần thiết. Bạn sẽ ngạc nhiên bởi tần suất mọi người phá vỡ các quy tắc này, điều này dẫn đến kết quả là cả hai bên đều dành nhiều thời gian và công sức hơn.
Email của bạn có thể trở nên tốt hơn có danh sách 10 lỗi phổ biến. Mỗi điểm đi kèm với một lời giải thích và ví dụ về cách cải thiện email của bạn. Điều này có thể có ích trong trường hợp bạn muốn nói với đồng nghiệp của mình về những quy tắc đó nhưng don không biết cách thực hiện. Bạn có thể sử dụng các từ của riêng bạn hoặc gửi cho họ một liên kết đến Email của bạn có thể tốt hơn để minh họa quan điểm của bạn.
Tất cả chúng tôi đều mong muốn email của mình trở nên hoàn toàn tự động và didn không cần bất kỳ sự chú ý nào. Trong khi đó, chính xác là không thể có được ngày hôm nay, mọi sự giúp đỡ nhỏ. Cho dù đó là việc cắt giảm thời lượng email của bạn hay tự định thời gian khi bạn viết, khi bạn thiết lập một số quy tắc, bạn sẽ nhận thấy những cải tiến đầu tiên của mình.
Nếu bạn chỉ có thể dừng việc viết email tốn nhiều thời gian, có lẽ đã đến lúc bạn phải từ bỏ email hoàn toàn. Hãy thử sử dụng Trình quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc Thay vào đó, hãy chậm chạp để trao đổi tin nhắn với đồng nghiệp của bạn của bạn. Nếu không có gì khác, nó sẽ giúp bạn dành ít thời gian hơn cho email.