Microsoft gọi ứng dụng Planner của mình là “một cách đơn giản, trực quan để tổ chức làm việc theo nhóm”. Trong số các tính năng khác, ứng dụng quản lý dự án này giúp bạn lập kế hoạch dự án, tạo và giao nhiệm vụ trong các danh mục khác nhau, đồng thời xem dữ liệu và thống kê của kế hoạch.
Bất kỳ ai đăng ký Office 365, cho dù đó là cá nhân đăng ký hoặc đăng ký doanh nghiệp thông qua chủ lao động của bạn, có quyền truy cập vào Microsoft Planner.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Planner
Microsoft Planner có nhiều cửa trước. Bắt đầu bằng cách đăng nhập vào Tài khoản Office 365 của bạn. Bạn có thể làm điều đó tại bất kỳ điểm nào trong số nhiều điểm của Office 365, bao gồm:
Nếu bạn đã đăng nhập vào một khu vực khác của Microsoft Office, bạn có thể tìm thấy liên kết đến ứng dụng Microsoft Planner bằng cách chọn biểu tượng trình khởi chạy ứng dụng ở góc trên bên trái và chọn Công cụ lập kế hoạch. Nếu Công cụ lập kế hoạch không có trong danh sách, hãy chọn Tất cả ứng dụngvà tìm Công cụ lập kế hoạchtrong danh sách.
Ngoài ra, bạn có thể đăng nhập vào Microsoft Công cụ lập kế hoạch trực tiếp tại task.office.com.
Khi bạn đã đăng nhập, điểm dừng đầu tiên của bạn sẽ là trung tâm Planner. Từ đó, bạn có thể bắt đầu một kế hoạch mới, xem các kế hoạch gần đây, xem tất cả các kế hoạch của bạn hoặc xem các nhiệm vụ được giao cho bạn.
In_content_1 tất cả: [300x250] / dfp: [640x360]->Lưu ý liên kết để tải ứng dụng Planner dành cho thiết bị di động ở cuối menu bên trái. Chọn liên kết và nhấp vào Gửitrong hộp thoại phương thức.
Ứng dụng di động Microsoft Planner khả dụng cho cả Android và iPhone.
Cách xây dựng kế hoạch trong ứng dụng Microsoft Planner
Trước khi có thể giao nhiệm vụ cho mình hoặc người khác, bạn phải tạo kế hoạch.
Tạo kế hoạch
Trong ngăn bên trái, chọn Gói mới. Điền vào tất cả thông tin được yêu cầu trong cửa sổ Gói mới.
Tiếp theo, bạn sẽ thấy trang tổng quan chính hoặc Bảngcho kế hoạch bạn vừa tạo.
Chế độ xem trang tổng quan dựa trên thẻ, giống như Trello. Trước khi thêm nhiệm vụ, hãy thêm các thành viên trong nhóm của bạn vào kế hoạch.
Thêm người khác vào gói của bạn
Từ trang tổng quan của gói, chọn menu thả xuống Thành viên. Nhập tên của một người để thêm họ làm thành viên.
Thêm và Chỉ định Công việc
Kế hoạch của bạn có một nhómnhiệm vụ mặc định được gọi là Việc cần làm.
Để thêm các chi tiết khác cho nhiệm vụ, hãy chọn thẻ trên trang tổng quan. Từ đó, bạn có thể thêm nhãn, thay đổi nhóm nào của nhiệm vụ và cho biết tiến trình, mức độ ưu tiên, ngày bắt đầu và ngày hoàn thành của nhiệm vụ.
Bạn cũng có thể thêm ghi chú, danh sách kiểm tra và tệp đính kèm. Bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng có thể thêm nhận xét vào nhiệm vụ.
Luôn theo dõi
Microsoft Planner cung cấp nhiều cách khác nhau để có được cái nhìn tổng thể về kế hoạch của bạn.
Sơ đồ
Tab Biểu đồhiển thị tóm tắt trạng thái của tất cả các nhiệm vụ trong kế hoạch, số lượng nhiệm vụ trong mỗi nhóm, biểu đồ hiển thị số lượng các nhiệm vụ theo từng mức độ ưu tiên (khẩn cấp, quan trọng, trung bình và thấp), danh sách các thành viên của kế hoạch và số lượng nhiệm vụ mà mỗi người đã được giao.
Lịch biểu
Tab Lịch biểuhiển thị tất cả các nhiệm vụ trên lịch để bạn có thể biết thời hạn của nhiệm vụ nào đang đến gần.
Tùy chọn Khác
Chọn ba dấu chấm ở bên phải của tab Lịch biểuvà bạn sẽ tìm thấy nhiều tính năng khác của Microsoft Planner.
Bạn cũng có thể thêm kế hoạch vào danh sách yêu thích của mình, tạo bản sao kế hoạch của bạn trong Microsoft Planner, xuất kế hoạch của bạn sang Excel, sao chép liên kết đến kế hoạch của bạn và thêm kế hoạch của bạn vào lịch Outlook của bạn.
Chủ sở hữu nhóm có thể chọn Cài đặt kế hoạchđể định cấu hình cài đặt email của nhóm và cho biết liệu nhóm có nhận được email khi nhiệm vụ được giao hoặc hoàn thành hay không. Đây cũng là nơi chủ sở hữu có thể xóakế hoạch.
Hoàn thành công việc trong Microsoft Planner
Khi một công việc đã được hoàn thành, người được giao nhiệm vụ có thể đánh dấu nó là hoàn thành trên thẻ của nó trên Bảng.
Sau khi nhiệm vụ được đánh dấu là hoàn thành, bạn có thể tìm lại bằng cách mở rộng trình đơn thả xuống Hiển thị đã hoàn thành.
Nhận thông tin cập nhật về kế hoạch của bạn
Các thành viên của Plan có thể chọn thời điểm nhận thông báo từ Planner bằng cách chọn biểu tượng bánh răng / cài đặt, chọn Thông báovà chỉ định tùy chọn thông báo.
Các công cụ cộng tác và quản lý tác vụ khác
Đôi khi sự phức tạp tuyệt đối của Microsoft không hấp dẫn người dùng. Nếu bạn quyết định rằng bộ phần mềm Microsoft Office 365 không dành cho bạn, thì có rất nhiều quản lý nhiệm vụ và Công cụ cộng tác tuyệt vời khác.
Dù bạn chọn công cụ nào, việc có một kế hoạch dự án có tổ chức sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.