Một trong những vấn đề chính mà hầu hết người dùng có với Outlook là thực tế là nó bị chậm và ăn nhiều bộ nhớ trên hệ thống của họ. Tôi có một tệp Outlook 1.5 GB, nhưng Outlook chạy nhanh và không hog tất cả các tài nguyên trên máy tính của tôi! Tại sao?
Vâng, đó là vì tôi tối ưu hóa Outlook của mình bằng cách thực hiện một số tác vụ thông thường để đảm bảo nó luôn sạch sẽ và mỏng. Thay vì xử lý sự cố Outlook, thông báo lỗi điên, hogging bộ nhớ hoặc lãng phí thời gian chờ Outlook tải, tại sao không làm theo lời khuyên của tôi bên dưới để làm cho Outlook nhanh và đáp ứng.
Một điều bạn muốn hiểu về Outlook là nó hoàn toàn chạy từ cơ sở dữ liệu. Tất cả email, nhiệm vụ, mục lịch, danh bạ công việc, v.v. của bạn được lưu trữ trong một tệp cơ sở dữ liệu. Để giảm mức sử dụng bộ nhớ và làm cho Outlook nhanh, cơ sở dữ liệu đó cần phải nhỏ và được tối ưu hóa.
Giảm mức sử dụng bộ nhớ Outlook
Quy tắc 1.Trước hết, hãy đảm bảo bạn đã bật Tự động lưu trữtrong Outlook. Có thể bạn sẽ không bao giờ xem những email đó từ 5 năm trước nữa phải không? Thay vì có hàng ngàn email trong Hộp thư đến của bạn, Tự động lưu trữ sẽ di chuyển các tệp cũ sang tệp PST mới và giữ cho tệp PST hiện tại của bạn mỏng. Bạn luôn có thể tìm thấy các email cũ hơn sau bằng cách thực hiện tìm kiếm.
Nhấp vào Tệpvà sau đó nhấp vào Công cụvà sau đó Xóa hộp thư. Bạn sẽ thấy một số tùy chọn như được hiển thị bên dưới. Tôi sẽ kiểm tra kích thước hộp thư và nếu nó có dung lượng trên 500 MB, bạn nên bật Tự động lưu trữ hoặc xóa bất kỳ email nào đang chiếm dung lượng lớn. Ngoài ra, hãy đảm bảo dọn sạch thư mục các mục đã xóa sau đó vì vẫn chiếm dung lượng.
Cũng đáng chú ý là bạn phải làm điều này cho mỗi hộp thư bạn đã thiết lập trong Outlook. Đó là lý do tại sao bạn nên bật Tự động lưu trữ vì nó sẽ tự động xử lý nó mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào.
Nếu bạn không muốn làm điều đó, ít nhất hãy di chuyển tất cả các email cũ sang một thư mục khác để Outlook không phải tải hàng nghìn email mỗi lần đến Hộp thư đến, do đó gây ra mức sử dụng bộ nhớ cao hơn.
Quy tắc 2.Đảm bảo bạn chỉ đang sử dụng các trình bổ sung cần thiết cho Outlook. Rất nhiều chương trình thích tự động cài đặt tiện ích bổ sung cho Outlook, chẳng hạn như Adobe, EverNote, Wunderlist, v.v. Ngay cả Microsoft cũng bổ sung thêm nhiều thứ mà tôi thường vô hiệu hóa như Skype, OneNote, SharePoint, v.v.
Nếu bạn không sử dụng chúng, hãy loại bỏ chúng! Chúng phải được nạp vào bộ nhớ khi Outlook được khởi động và chúng cũng làm cho chương trình chậm hơn. Để thực sự vô hiệu hóa bổ trợ, bạn phải chọn COM Add-introng hộp tổ hợp ở dưới cùng và nhấp Go. Một cửa sổ khác sẽ bật lên và bạn có thể bỏ chọn các mục bạn không muốn.
Quy tắc 3.Outlook xuất hiện đi kèm với các tính năng Nhận dạng giọng nói và nhận dạng chữ viết tay là một phần của Windows. Nếu bạn không sử dụng tính năng này, hãy tắt nó để nó không tải mỗi khi Outlook khởi động. Nó cũng sẽ ngăn hệ thống của bạn quét các email của bạn, v.v.
Bạn có thể đi tới Bảng điều khiển, Nhận dạng giọng nóirồi nhấp vào Tùy chọn giọng nói nâng cao.
Trong Cài đặt người dùng, bỏ chọn tùy chọn Xem lại tài liệu và thư để cải thiện độ chính xác.
Quy tắc 4.Sử dụng chương trình khác cho nguồn cấp dữ liệu RSS và lịch Internet. Vâng, Google Reader thật tuyệt vời và bây giờ nó đã biến mất, tại sao không sử dụng Outlook để quản lý nguồn cấp dữ liệu của bạn đúng không? Ý tưởng tồi! Vẫn có nhiều trình đọc RSS trực tuyến và ngoại tuyến tốt mà bạn có thể sử dụng ngoài Outlook.
Outlook không được thiết kế để xử lý nguồn cấp dữ liệu RSS tất cả những gì tốt, vì vậy bất cứ điều gì nhiều hơn một cặp vợ chồng sẽ làm chậm Outlook. Bạn có thể sử dụng Lịch Google cho bất kỳ lịch Internet nào bạn muốn theo dõi.
Quy tắc 5.Vì lý do nào đó, mọi người quên thư mục spam và thùng rác của họ. Làm sạch chúng ra! Một người như tôi nhận được hàng trăm email spam mỗi ngày! Đó là tất cả được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Outlook và làm chậm nó xuống. Làm trống thư mục spam và thư mục thùng rác của bạn thường xuyên.
Quy tắc 6.Thu gọn tệp PST của bạn mỗi lần trong một thời gian . Bạn có thể làm điều đó bằng cách truy cập Tệp, sau đó Quản lý dữ liệu. Tiếp theo, nhấp vào tệp PST và chọn Cài đặt. Sau đó nhấp vào nút Thu nhỏ ngay bây giờ.
Trong các phiên bản Office mới hơn, bạn cần nhấp vào Tệpvà sau đó nhấp Cài đặt tài khoản. Nhấp vào tab Tệp dữ liệuvà nhấp đúp vào tệp dữ liệu bạn muốn thu gọn.
Outlook sẽ làm điều này tự động trong nền, nhưng chỉ chạy khi máy tính của bạn là nhàn rỗi và Outlook được mở. Đôi khi tình trạng này không bao giờ xuất hiện, vì vậy bạn nên thực hiện thủ công một lần trong một thời gian.
Quy tắc 7.Nếu bạn có tệp Outlook thực sự lớn và lập chỉ mục tìm kiếm được bật, nó có thể đang gây ra sự chậm lại lớn trong Outlook. Nó có thể là một ý tưởng tốt để vô hiệu hóa lập chỉ mục tìm kiếm cho Outlook cho đến khi bạn cần nó hoặc xóa và xây dựng lại chỉ mục trong trường hợp. Trong mọi trường hợp, bạn nên giảm kích thước tệp dữ liệu chính của mình để làm cho chỉ mục nhỏ hơn.
Chỉ cần nhấp vào Bắt đầu rồi nhập Tìm kiếm. Nhấp vào tùy chọn Thay đổi trên Windows tìm kiếmđể xóa Outlook khỏi chỉ mục tìm kiếm.
Quy tắc 8.Một sự chậm lớn khác đối với Outlook là bất kỳ loại chương trình chống vi-rút quét tất cả email của bạn. Bây giờ điều này rất hữu ích nếu bạn là người dễ bị nhấp vào các liên kết phần mềm độc hại hoặc bị giả mạo bởi các email giả mạo. Tuy nhiên, tùy thuộc vào chương trình chống vi-rút, nó thực sự có thể làm mọi thứ rất chậm trong Outlook. Nếu bạn gặp sự cố này, bạn nên tắt tính năng chống vi-rút cho Outlook và xem sự cố có bị mất hay không. Nếu có, bạn nên xem xét một chương trình khác hiệu quả hơn với quá trình quét.
Quy tắc 9.Mẹo này chỉ áp dụng cho các tài khoản Microsoft Exchange, vì vậy nó sẽ không hoạt động đối với tài khoản POP hoặc IMAP. Về cơ bản, bạn muốn bật Chế độ Exchange được lưu trong bộ nhớ cache, có nghĩa là các email sẽ được lưu trữ cục bộ và truy cập nhanh hơn.
Chuyển đến Tệp, Cài đặt tài khoảnvà sau đó nhấp đúp vào tài khoản email trong tab Email. Chọn hộp Sử dụng chế độ Exchange Cached Exchange.
Hy vọng rằng, các tác vụ này sẽ giảm dấu chân bộ nhớ Outlook của bạn và làm cho nó chạy nhanh hơn! Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn cài đặt các bản cập nhật và gói dịch vụ mới nhất cho Office và Windows vì chúng có xu hướng trợ giúp các vấn đề về hiệu suất và bộ nhớ bị rò rỉ! Hãy tận hưởng!