Bạn có dự định rời khỏi công việc và muốn đảm bảo bạn nhận được bản sao của tất cả các email của mình trong trường hợp bạn cần tham khảo chúng sau này không? Hoặc có thể bạn chỉ muốn xuất chúng cho mục đích sao lưu trong trường hợp Tệp PST Outlook trở thành tham nhũng t, điều này xảy ra khá thường xuyên.
Trong mọi trường hợp, việc sao lưu email của bạn luôn là một ý tưởng hay. Ngay cả khi bạn đang sử dụng dịch vụ web như Outlook.com hoặc Gmail, bạn vẫn không nên sử dụng ứng dụng khách trên máy tính để bàn như Outlook để tải xuống tất cả thư của mình để bạn lưu trữ thư cục bộ. Các dịch vụ web và những người khổng lồ như Microsoft và Google có thể miễn dịch với thất bại, nhưng bạn không bao giờ biết khi nào có thể xảy ra thảm họa.
Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xuất email Outlook trong Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 và 2016. Tôi cũng sẽ đề cập đến quy trình nếu bạn đang sử dụng Outlook cho Mac. Cần lưu ý rằng Trình hướng dẫn Xuất và Nhập thực tế là chính xác giống nhau trên tất cả các phiên bản, nhưng quá trình chuyển đến trình hướng dẫn đã thay đổi.
Xuất Email từ Outlook
Nếu bạn đang chạy Outlook 2003, 2007, 2010 hoặc 2013, sau đó kiểm tra bài đăng của tôi trên cách xuất danh sách liên hệ Outlook để xem thủ tục nhận được trình hướng dẫn nhập / xuất. Nếu bạn đang chạy Outlook 2016, hãy nhấp vào Tệpvà Mở & amp; Xuất.
Trong menu bên phải, nhấp vào nút Nhập / Xuất.
Thao tác này sẽ hiển thị Trình hướng dẫn Xuất / Nhập, trông giống nhau trong tất cả các phiên bản của Office. Để bắt đầu, bạn muốn chọn Xuất sang tệp.
Trên màn hình tiếp theo, bạn phải chọn loại tệp: tệp CSV (Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) hoặc Tệp dữ liệu Outlook (PST). Tôi thường sử dụng PST để dễ dàng nhập lại vào Outlook, nhưng bạn có thể chọn CSV nếu bạn muốn nhập email vào ứng dụng email khác hoặc thậm chí vào một chương trình như Excel hoặc Word.
Trên màn hình tiếp theo, bạn phải chọn những gì bạn muốn xuất. Nếu bạn muốn nhận tất cả email của mình, bạn thường chọn Hộp thư đếnvà đảm bảo rằng Bao gồm thư mục conđược chọn. Nếu bạn chỉ muốn một nhóm nhỏ các email, bạn có thể nhấp vào nút Bộ lọcvà sau đó đưa vào các tiêu chí khác nhau để giảm số lượng email cần xuất.
Nhấp vào Tiếp theovà bây giờ bạn sẽ cần phải chọn một vị trí để lưu tệp CSV hoặc PST của bạn. Có một số tùy chọn mà bạn có thể chọn từ thỏa thuận đó với cách các bản sao sẽ được xử lý.
Cuối cùng, nhấp vào Kết thúcvà bạn sẽ nhận được một cửa sổ hỏi xem bạn có muốn bảo vệ tệp PST của mình bằng mật khẩu tùy chọn không. Nếu bạn định sử dụng mật khẩu ở đây, hãy lưu ý rằng mật khẩu phải dài hơn 16 ký tự. Ngoài ra, lưu ý rằng nó không an toàn và có thể dễ dàng bị tấn công bằng phần mềm phù hợp.
Đó là về nó. Bây giờ bạn sẽ có tệp CSV hoặc PST với tất cả email được lưu trữ bên trong. Bây giờ bạn có thể sao chép tệp này vào một vị trí an toàn để sao lưu.
Xuất Email từ Outlook cho Mac
Nếu bạn đang chạy phiên bản Office của Mac, thì quy trình xuất email sẽ khác. Trên thực tế, loại tệp cũng khác nhau. Trên máy Mac, bạn chỉ có một tùy chọn: Tệp lưu trữ Outlook dành cho Mac (.OLM).
Nhấp vào Tệpvà sau đó Xuất.
Một hộp thoại sẽ bật lên nơi bạn có thể chọn các mục bạn muốn xuất sang tệp lưu trữ. Bạn có thể chọn từ Thư, Lịch, Danh bạ, Công việc và Ghi chú hoặc bạn có thể chọn từ các mục trong một danh mục cụ thể.
Nhấp vào Tiếp tụcvà bạn sẽ được hỏi nơi bạn muốn lưu tệp. Đó là về nó. Không có bất kỳ tùy chọn nào khác khi xuất từ Outlook trên máy Mac.
Khi bạn đã xuất email, bạn có thể đọc bài đăng của tôi trên cách nhập chúng vào một dịch vụ email khác như Gmail, nếu bạn định chuyển đổi.