Chuột là một công cụ tiện dụng, nhưng thao tác trỏ và nhấp thì rất lãng phí thời gian. Bạn biết điều đó, vì vậy bạn đã đi và học các phím tắt tốt nhất cho Office và Windows rồi.
Nhưng có thể một số tác vụ lặp đi lặp lại không có phím tắt. Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể tạo phím tắt của riêng mình trong Microsoft Office phải không? Vâng, bạn có thể.
Cách tạo phím tắt trong Microsoft Office
Trước tiên, hãy thực hiện các bước sau trong Word. Các bước giống hệt nhau trong Excel và PowerPoint trên máy tính để bàn. Cuộn xuống để xem cách thực hiện việc này trong Outlook.
Nhấp chuột phải vào bất kỳ khoảng trắng nào trong vùng ruy-băng và chọn Tùy chỉnh ruy-băng.
Cửa sổ Tùy chọn Wordsẽ mở ra. Chọn Tùy chỉnhbên cạnh Phím tắtở gần cuối cửa sổ.
Cửa sổ Tùy chỉnh bàn phímsẽ mở ra. Tìm trong vùng Danh mụcđể thu hẹp tab có lệnh bạn muốn tạo lối tắt. Các lệnh của tab đó sẽ hiển thị trong vùng Lệnhở bên phải. Chọn lệnh bạn muốn.
Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn FileSendPdf, vì nó sẽ rất hữu ích cho gửi tài liệu Word dưới dạng PDF bằng một tổ hợp phím đơn giản. Nếu lệnh đã có tổ hợp bàn phím, lệnh đó sẽ hiển thị trong khu vực Các phím hiện tại.
Để đặt tổ hợp phím tắt mới, đặt con trỏ vào trường Nhấn phím tắt mới, sau đó nhấn tổ hợp phím bạn muốn sử dụng trên bàn phím của mình. Ghi lại những gì hiển thị trong khu vực Khóa hiện tạibên cạnh Hiện được giao cho. Nếu có bất cứ điều gì ngoại trừ [chưa được gán]hiển thị ở đó, hãy thử tổ hợp phím khác.
Để sử dụng tổ hợp phím này cho tất cả các tài liệu trong tương lai, hãy chọn Normal.dotmtrong hộp Lưu thay đổi trong. Để chỉ áp dụng tổ hợp phím cho tài liệu này, hãy chọn tổ hợp khóa trong hộp thả xuống.
Chọn nút Gánđể áp dụng cài đặt, sau đó đóng cửa sổ Tùy chỉnh bàn phím. Nhấn OKđể đóng cửa sổ Tùy chọn Word. Hãy thử kết hợp phím tắt mới của bạn.
Phím tắt FileSendPdfsẽ tự động chuyển đổi tài liệu thành PDF, tạo email mới trong Outlook, đính kèm PDF và gửi email một chủ đề. Một lần nhấn phím thay vì hàng chục lần hoặc nhiều lần nhấp chuột bằng chuột là cách tiết kiệm thời gian đáng kinh ngạc.
Cách xóa các phím tắt tùy chỉnh trong Microsoft Office
Bạn có thể muốn loại bỏ tất cả các phím tắt tùy chỉnh mà bạn đã thực hiện trong ứng dụng Office. Thật đơn giản để thực hiện.
Nhấp chuột phải vào bất kỳ khoảng trắng nào trong vùng ruy-băng và chọn Tùy chỉnh ruy-băng.
Cửa sổ Tùy chọn Wordsẽ mở ra. Chọn nút Tùy chỉnhở khu vực dưới cùng bên trái của cửa sổ. Cửa sổ Tùy chỉnh bàn phímsẽ mở ra.
Để xóa các bài tập quan trọng khỏi tất cả các tài liệu trong tương lai, hãy chọn Normal.dotmtrong Lưu các thay đổi trongtrình đơn thả xuống. Để chỉ xóa chúng khỏi tài liệu này, hãy chọn tài liệu trong menu thả xuống. Ở gần phía dưới bên trái, hãy chọn nút Đặt lại tất cả.
Nó sẽ hỏi, Có bạn có chắc chắn muốn đặt lại các nhiệm vụ chính không? Hành động này sẽ xóa tất cả các khóa hiện được gán cho macro và kiểu trong Normal.dotm. Lưu ý rằng khi kết thúc cảnh báo đó, nó sẽ đọc Normal.dotm hoặc tài liệu bạn đã chọn. Chọn Cóđể xác nhận đặt lại.
Cách tạo phím tắt trong Microsoft Outlook
Trong số tất cả các ứng dụng Microsoft Office , Outlook có lẽ là Outlook mà bạn dành nhiều thời gian nhất. Bạn nên tạo một số phím tắt tùy chỉnh để hoàn thành công việc nhanh hơn.
In_content_1 tất cả: [300x250] / dfp: [640x360]->
Rất tiếc, kể từ Outlook 2016, nó không cho phép bạn tạo các phím tắt như chúng ta có thể làm trong Word, Excel và PowerPoint. Vậy tùy chọn của bạn là gì?
Đó là một giải pháp thay thế, nhưng bạn có thể tạo Các bước nhanhvà chỉ định các tổ hợp phím cho chúng. Điều này sẽ không cung cấp cho bạn khả năng tạo tổ hợp phím tắt cho mọi thứ trong Outlook, nhưng nó có thể đáp ứng hầu hết các nhu cầu của bạn. Có giới hạn chín tổ hợp chính mà bạn có thể chỉ định cho các Bước Nhanh tùy chỉnh.
Chọn Tạo Mớitrong phần Các Bước Nhanhcủa tab Trang chủtrong Outlook.
Cửa sổ Chỉnh sửa bước nhanhsẽ mở ra. Nhập tên mô tả vào trường Tên.
Chọn từ một trong các hành động được xác định trước trong trình đơn thả xuống Chọn hành động. Trong ví dụ này, hãy chọn Đánh dấu là đã đọc.
Chuỗi các hành động lại với nhau bằng cách chọn Nút Thêm Hành độngbên dưới tác vụ trước đó.
Chọn Di chuyển đến thư mục.
Cửa sổ Chọn thư mụcsẽ mở ra. Tìm và chọn thư mục mà bạn muốn Hành động nhanh này để di chuyển email. Chúng tôi chọn thư mục Hóa đơncho ví dụ này. Chọn OKđể đóng cửa sổ.
Chọn một tổ hợp phím trong Phím tắtạnh>thả xuống. Lưu ý rằng nó được giới hạn trong chín lựa chọn.
Thêm mô tả về những gì Bước nhanh thực hiện trong Chú giải công cụhộp văn bản. Khi bạn di chuột qua Bước nhanh sau đó, thao tác này sẽ xuất hiện để nhắc bạn về công việc của nó.
Chọn Hoàn tấtđể hoàn tất việc tạo Bước nhanh. Bây giờ, bạn sẽ thấy Bước nhanh Đánh dấu là đã đọc Chuyển tới thanh toántrong ruy-băng Outlook. Kiểm tra bằng tổ hợp phím tắt bạn đã chọn ở bước 7.
Nếu bạn muốn tiến thêm một bước, bạn có thể tạo lối tắt Outlook Desktop bằng dòng lệnh để làm cho các tác vụ phổ biến dễ thực hiện hơn.
Thực hành các phím tắt của bạn
Giờ đây, bạn có thể tạo các phím tắt Microsoft Office của riêng mình. In ra danh sách các phím tắt được sử dụng nhiều nhất và giữ chúng bên cạnh màn hình. Sau một vài ngày, bạn sẽ không cần bảng gian lận nữa. Thêm các phím tắt chuyển đổi dòng lệnh và nó sẽ tăng năng suất Microsoft Office của bạn ngay lập tức.
bài viết liên quan: