Cách lưu email dưới dạng tệp PDF

Giữ một bản sao cá nhân của các email của bạn có thể hữu ích khi bạn cần tham khảo chúng sau này. Ví dụ: bạn có thể muốn ghi lại các mẫu tài liệu cho công việc tiếp theo của mình, lưu các dự án bạn đã làm hoặc giữ lại phản hồi bạn nhận được.

Có một số phương pháp bạn có thể sử dụng để sao lưu email công việc của bạn. Một trong số đó là lưu nó dưới dạng PDF. Nếu đó là email công việc, bạn sẽ cần kiểm tra với người giám sát hoặc bộ phận CNTT trước khi tạo bản lưu trữ email của bạn chỉ để tránh bất kỳ phân đoạn pháp lý nào.

Dù lý do của bạn là gì, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lưu email dưới dạng PDF trong một vài bước đơn giản.

Cách lưu email dưới dạng tệp PDF

Hướng dẫn này sẽ giải thích cách lưu email dưới dạng PDF trên ứng dụng Gmail, Outlook hoặc Mail dành cho Mac.

Outlook (Windows)

Bạn có thể lưu email dưới dạng PDF từ Outlook vào máy tính hoặc điện thoại của mình bằng các bước sau.

Mở email bạn muốn lưu dưới dạng tệp PDF, sau đó chọn Tệp>In.

Chọn Microsoft Print to PDFtrong trình đơn thả xuống bên dưới phần Máy in.

Tiếp theo, chọn In.

Chuyển đến thư mục bạn muốn lưu tệp PDF trong mục Lưu đầu ra in thànhhộp.

Bạn có thể đổi tên tệp trong trường Tên tệprồi chọn Lưuđể thực hiện các thay đổi.

Trong các phiên bản trước của Outlook (2010 trở về trước), bạn cần lưu email dưới dạng tệp HTML và sau đó thay đổi thành tệp PDF.

Chọn Tệp>Lưu dưới dạngtrong cửa sổ email .

Đi tới hộp Lưu dưới dạngvà tìm thư mục bạn muốn lưu File PDF. Đổi tên tệp PDFtrong trường Tên tệpvà chọn HTML trong trình đơn thả xuống Lưu dưới dạng.

Chọn Lưu, mở tài liệu Word, chọn Tệp>Mở, rồi chọn tệp HTMLbạn đã lưu trước đó.

Chọn Tệp>Lưu dưới dạng, chọn vị tríbạn muốn lưu tệp, sau đó chọn PDF trong trình đơn thả xuống Lưu dưới dạngLoại.

Chọn Lưuvà kiểm tra tệp PDF trong thư mục bạn đã chọn.

Lưu ý: Nếu đang sử dụng Outlook 2007, bạn có thể gặp khó khăn khi tìm tùy chọn lưu email dưới dạng tệp PDF. Thay vào đó, bạn có thể sao chép email, dán vào tài liệu Word, sau đó lưu tài liệu dưới dạng tệp PDF. Thư sẽ không có tiêu đề, nhưng bạn có thể nhập nó vào tài liệu Word theo cách thủ công.

Outlook (Mac)

Các bước hơi khác nếu bạn đang sử dụng Outlook trên máy Mac và muốn lưu email dưới dạng tệp PDF.

Mở email bạn muốn lưu dưới dạng PDF trong Outlook và chọn Tệp>In.

Tiếp theo, chọn Lưu dưới dạng PDFtrong PDFtrình đơn thả xuống.

Nhập tên tệpcho tệp PDF bạn muốn lưu .

Chọn mũi tên bên cạnh Vị trívà chuyển đến thư mục bạn muốn lưu tệp PDF của bạn.

Tiếp theo, chọn Lưu.

Ứng dụng Thư

Ứng dụng Thư có sẵn cho người dùng thiết bị macOS và iOS. Bạn cũng có thể lưu thư email từ ứng dụng Thư dưới dạng tệp PDF trên máy Mac hoặc iPhone / iPad của mình.

Máy Mac

Nếu bạn muốn lưu email dưới dạng PDF để sử dụng ở nơi khác hoặc lưu trữ để tham khảo trong tương lai, hãy sử dụng các bước sau.

Mở ứng dụng Thưvà chọn cuộc trò chuyện qua email(các) bạn muốn lưu dưới dạng tệp PDF.

Chọn Tệp>Xuất dưới dạng PDFđể lưu email dưới dạng tệp PDF.

iOS (iPhone / iPad)

Nếu bạn sử dụng ứng dụng Thư trên thiết bị iOS của mình, bạn vẫn có thể lưu email dưới dạng tệp PDF.

Mở ứng dụng Thư trên iPhone / iPad của bạn , chọn email bạn muốn lưu.

Nhấn vào mũi tênở dưới cùng.

Tiếp theo, nhấn vào Intừ menu.

Bản in màn hình tài liệu sẽ xuất hiện. Bây giờ, bạn phải phóng to email bằng cách chụm ra ngoài từ giữa.

Khi bạn làm điều này, một màn hình mới sẽ xuất hiện, email sẽ được chuyển thành PDF. Tất cả những gì bạn phải làm bây giờ là chia sẻ tệp PDF. Nhấn vào Chia sẻở phía trên bên phải của màn hình.

Tiếp theo, nhấn vào Lưu vào tệptrong Trình đơn chia sẻ>.

Chọn một thư mục và nhấn vào Lưu.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ứng dụng Các phím tắt để lưu email dưới dạng tệp PDF.

Mở Phím tắttrên iPhone / iPad của bạn và nhấn vào ba chấm bên cạnh phím tắt Tạo PDF.

>

Chạm vào ba dấu chấmở trên cùng bên phải của màn hình, sau đó chuyển đổi Hiển thị trong Trang tính Chia sẻtùy chọn Bật.

Gmail

Nếu sử dụng Gmail làm ứng dụng email mặc định, bạn có thể lưu email của mình dưới dạng tệp PDF trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn.

Windows

Nếu bạn đang sử dụng Gmail trên PC chạy Windows 10, bạn có thể lưu email tin nhắn dưới dạng tệp PDF trong một vài bước nhanh chóng.

Mở email và chọn Thêm(ba dấu chấm) bên cạnh biểu tượng Trả lời.

Tiếp theo, chọn In.

Lưu ý: Nếu bạn muốn in toàn bộ chuỗi email, hãy chọn Intất cả.

Trong hộp thoại in xuất hiện, chọn Microsoft Print to PDFlàm đích in.

Lưu ý: Chọn Ctrl+ Pnếu bạn không thấy hộp thoại in

Chọn In.

Mac

Các bước lưu email dưới dạng PDF trong Gmail hơi khác so với Windows trên máy Mac.

Mở email và chọn Thêm(ba dấu chấm)

Chọn In.

Chọn trình đơn thả xuống PDFrồi chọn Lưu dưới dạng PDF.

Tiếp theo, chọn thư mụcnơi bạn sẽ lưu tệp PDF của mình và sau đó chọn Lưu.

Android

Nếu bạn có thiết bị Android và sử dụng ứng dụng Gmail, bạn có thể lưu email dưới dạng tệp PDF vào điện thoại hoặc máy tính bảng của mình.

Mở cuộc trò chuyện qua email trong Gmail và chọn Thêm(ba dấu chấm)>In.

Tiếp theo, nhấn vào mũi tên thả xuốngở trên cùng bên phải.

Nhấn vào Lưu dưới dạng PDF.

Tiếp theo, hãy nhấn vào biểu tượng PDFhoặc Print.

Chọn một vị trí để lưu tệp PDF của bạn.

iOS

Trong Gmail dành cho iOS, bạn có thể lưu hoặc in email dưới dạng tệp PDF .

Mở email trong Gmail và nhấn vào Thêm(ba dấu chấm).

Nhấn vào In.

Tiếp theo, nhấn AirPrint.

Chụm và phóng to các hình thu nhỏ của các trang bạn thấy trong Tùy chọn Máy in màn hình chuyển đổi email của bạn sang PDF.

Nhấn vào Chia sẻtrong màn hình xem trước PDF .

Tiếp theo, nhấn vào Lưu vào tệpđể lưu tệp PDF của bạn cục bộ.

Giữ những email đó làm tài liệu để sử dụng trong tương lai

Lưu email của bạn dưới dạng tệp PDF là một cách thuận tiện để sao lưu, chia sẻ các tin nhắn cụ thể hoặc chỉ làm cho chúng dễ dàng truy cập.

Xem thêm hướng dẫn về cách chỉnh sửa một tệp PDF, chuyển đổi một tệp PDF sang tệp Word hoặc chèn tệp PDF của bạn vào tài liệu Word.

Đây là hướng dẫn hữu ích? Chia sẻ với chúng tôi trong một nhận xét.

bài viết liên quan: