Đối với một số lần lặp lại của Word, Microsoft đã có một tính năng AutoText cho phép người dùng chụp một đoạn văn bản và sau đó sử dụng nó lặp đi lặp lại trong các phần khác của tài liệu của họ hoặc thậm chí trong các tài liệu khác; Microsoft đã thêm vào tính năng đó bằng cách bao gồm một cái gì đó mà nó gọi, Quick Parts, đó là bản chất, vẫn là AutoText, nhưng cung cấp cho người dùng một chút linh hoạt hơn.
Để xem cách AutoText hoạt động với Quick Parts, hãy nhập một số văn bản vào một tài liệu thử nghiệm; trong ví dụ này, một địa chỉ sẽ được sử dụng:
Tiếp theo, đánh dấu văn bản và sau đó nhấp vào tab Chèntrên ruy-băng chính, sau đó nhấp vào biểu tượng Phần nhanh:
Bạn sẽ nhận được trình đơn thả xuống này :
Chọn Lưu lựa chọn vào Thư viện Phần Nhanh, bạn sẽ nhận được cửa sổ bật lên trông như sau:
Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể đi với các tùy chọn mặc định, mặc dù nếu bạn muốn, bạn có thể thay đổi chúng cho phù hợp với mục đích của bạn, sau đó nhấp vào Ok.
Lưu ý: Tên của Phần Nhanh bạn đang tạo, mặc định là dòng đầu tiên của văn bản.
Để xem kết quả nỗ lực của bạn, hãy chuyển sang phần khác của tài liệu, sau đó nhấp lại vào biểu tượng Phần nhanh, bạn sẽ thấy văn bản bạn đã chụp trong một cửa sổ nhỏ:
Nhấp vào cửa sổ Phần nhanhcùng với văn bản trong đó khiến văn bản của bạn trở thành i nserted vào tài liệu ở vị trí hiện tại.
Có một cách nhanh hơn để có được văn bản Quick Parts của bạn vào tài liệu của bạn; di chuyển đến một chỗ trống và bắt đầu nhập văn bản bạn đã lưu dưới dạng văn bản Phần nhanh, bạn sẽ nhận được một cửa sổ nhỏ hiển thị cho bạn biết rằng Word nhận ra rằng bạn đang cố gắng nhập văn bản Phần nhanh của mình, trong trường hợp này, tất cả các bạn phải làm là nhấn phím Entervà Word sẽ điền vào phần còn lại của văn bản Quick Parts cho bạn.
Lưu ý: Bạn cũng có thể nhập chỉ một vài ký tự đầu tiên của văn bản Quick Parts, sau đó nhấn phím F3 và Word sẽ chèn văn bản Quick Parts mà bạn nghĩ.
Đây là phần nhanh của Quick Parts bằng cách chỉ nhấp vào một biểu tượng, bạn sẽ thấy ngay văn bản bạn đã chụp và có thể chèn văn bản chỉ bằng một lần nhấp hoặc chèn nó tự động khi nó nhận ra những gì bạn đang cố nhập.
Word vẫn có tính năng AutoText cũ; để sử dụng nó, hãy thực hiện theo cùng một đường dẫn như bạn đã thực hiện với Phần nhanh, chỉ khi bạn nhận được cửa sổ bật lên Tạo khối xây dựng mớithay vì đi theo mặc định của các phần nhanh bên dưới Thư viện, thay vào đó hãy chọn AutoText:
Sau đó, để sử dụng nó, hãy nhấp lại vào Biểu tượng phần nhanh, sau đó thay vì chọn một trong các hộp văn bản cho Phần nhanh, hãy nhấp vào thay vào đó nó hiển thị AutoText, bạn sẽ thấy menu thả xuống trông giống như sau:
Nhấp vào nơi bạn thấy văn bản đã lưu của mình làm cho văn bản được lưu sẽ được chèn vào tài liệu của bạn giống như với Phần nhanh.
Hai lựa chọn chèn khác từ trình đơn Phần nhanhlà Thuộc tính tài liệuvà Trường:
Thuộc tính Tài liệucho phép bạn chèn văn bản với tiêu đề được xác định trước vào tài liệu của mình; để xem cách hoạt động của tính năng này, hãy nhấp vào nó, sau đó chọn một trong các tiêu đề có sẵn từ trình đơn bật lên.
Trong ví dụ này, chúng tôi ' sẽ chọn Công ty. Sau khi chọn nó, chúng ta sẽ đưa nó vào trong tài liệu của chúng ta:
Nó đang chờ chúng ta gõ tên công ty của mình, một khi chúng ta làm như vậy , có vẻ như sau:
Sau đó, nhấp vào bất kỳ nơi nào khác trong tài liệu của chúng tôi khiến tài liệu trông giống văn bản thông thường. Tuy nhiên, lần sau chúng tôi cần nhập tên công ty của mình, thay vào đó, chúng tôi có thể nhấp vào biểu tượng Phần nhanh, chọn Thuộc tính tài liệuvà sau đó Công tytừ trình đơn thả xuống và tên công ty sẽ được chèn vào tài liệu.
Tùy chọn khác, Trường…được sử dụng để chèn các phần tử Word được xác định trước vào tài liệu; ví dụ: nếu bạn muốn chèn thời gian hiện tại vào tài liệu của mình, bạn sẽ nhấp vào Phần nhanh, sau đó chọn Trường…rồi chọn Thời giantừ cửa sổ danh mục. Sau đó, thời gian hiện tại sẽ được chèn vào tài liệu của bạn.
Cuối cùng, để xóa các mục văn bản Quick Parts, nhấp vào Phần nhanhbiểu tượng, sau đó nhấp chuột phải vào cửa sổ chứa văn bản bạn muốn xóa, sau đó nhấp vào vị trí hiển thị Sắp xếp và xóa:
Sau đó nhấp vào nút Xóaở cuối trình đơn Tổ chức và Xóa cửa sổ bật lên.
Các phần nhanh và AutoText hữu ích nhất khi bạn tìm thấy tự mình gõ lại một chút văn bản lặp đi lặp lại, đặc biệt là nếu gõ rất cồng kềnh, chẳng hạn như số dài hoặc khó đánh vần tên hoặc địa điểm.