Sau khi học được cách thiết lập và sử dụng Zoom, bạn có thể cảm thấy mình đã sẵn sàng cho cuộc họp trực tuyến lớn đầu tiên. Tuy nhiên, một người dẫn chương trình giỏi biết rằng một bản trình bày Zoom thành công đòi hỏi rất nhiều sự chuẩn bị, cũng như tuân theo một số quy tắc.
Nếu bạn đang muốn hoàn thành cuộc họp lớn tiếp theo của mình trong Zoom, đây là một số mẹo mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và bạn trở thành một người thuyết trình tự tin và hấp dẫn.
Kiểm tra thiết bị của bạn
Điều đầu tiên cần làm để tránh trục trặc trong khi trình bày Zoom là kiểm tra thiết bị của bạn. Có nhiều thử nghiệm khác nhau mà bạn có thể thực hiện đối với kiểm tra xem webcam của bạn có hoạt động không cũng như các bản sửa lỗi mà bạn có thể thực hiện nếu mic có vẻ không hoạt động của bạn đúng cách.
Sau khi kiểm tra webcam, hãy đảm bảo bạn đặt nó sao cho mọi người có thể nhìn thấy khuôn mặt của bạn thay vì chỉ trán hoặc vai của bạn. Để làm điều đó, trước tiên hãy quyết định xem bạn đang thuyết trình ở tư thế đứng hay ngồi, sau đó điều chỉnh mức máy ảnh của bạn.
Một số điều quan trọng khác cần kiểm tra bao gồm pin máy tính xách tay của bạn. Hãy cắm điện nếu bạn không chắc chắn rằng pin sẽ sử dụng được trong toàn bộ thời lượng của bản trình bày của mình. Đồng thời kiểm tra kết nối internet của bạn. Video hoặc âm thanh bị trễ sẽ khiến người tham gia khó tập trung hơn.
Ăn mặc để gây ấn tượng
Khi bạn đã hoàn thành công việc về mặt kỹ thuật, hãy nhìn lại bản thân và môi trường của mình một cách nghiêm túc. Nếu bạn dự định bật video của mình, có thể là khôn ngoan khi thay đổi PJ ngay cả khi bạn đang ở nhà. Mặc đẹp sẽ giúp bạn tự tin hơn và tạo cho bạn động lực thích hợp.
Nếu không hài lòng với môi trường xung quanh, bạn luôn có thể sử dụng Tính năng nền ảo tuyệt vời của Zoom và đảm bảo rằng không có gì phía sau hoặc xung quanh bạn có thể khiến người tham dự bị phân tán khỏi tính năng Thu phóng của bạn sự trình bày.
Diễn tập trước bài thuyết trình của bạn
Ngay cả khi bạn là một diễn giả tự tin trước đám đông, việc luyện tập một vài khoảnh khắc quan trọng của bài thuyết trình cũng không bao giờ là vấn đề. Không thể dự đoán mọi vấn đề có thể phát sinh, đặc biệt là với bản trình bày Zoom, vì vậy, có thể khó ứng biến ngay nếu bạn không tập dượt trước toàn bộ.
Một ý tưởng hay là thực hiện một bài thuyết trình demo ở nhà với một thành viên trong gia đình hoặc với một người bạn qua internet. Nó sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về những gì sẽ xảy ra từ cuộc họp trong tương lai và loại thách thức bạn cần vượt qua trước khi thực hiện bài thuyết trình của mình.
Tắt thông báo tham gia cuộc họp
Một cách để giảm thiểu phiền nhiễu trong cuộc họp Thu phóng của bạn là tắt thông báo nhập cuộc họp cho người tham dự. Không phải ai cũng xuất hiện đúng giờ và tùy thuộc vào quy mô nhóm của bạn, việc nghe thấy tiếng chuông đó và nhìn thấy thông báo cho mọi mục nhập mới bật lên có thể không chỉ làm gián đoạn quá trình trình bày của bạn mà còn làm phiền bạn.
Để tắt các thông báo này, hãy chuyển đến tài khoản Thu phóng của bạn Cài đặt>Cuộc họp>Đang họpvà chuyển đổi Thông báo bằng âm thanh khi ai đó tham gia hoặc rời khỏicài đặt tắt.
Nhờ ai đó giám sát Phòng chờ
Zoom có Phòng chờ, nơi mọi người tham gia tập trung trước khi vào cuộc họp. Đó là một chiến lược hiệu quả để tránh những người ngẫu nhiên tham gia và làm hỏng bản trình bày của bạn. Nhược điểm của hệ thống này là bạn phải duyệt thủ công mọi yêu cầu từ Phòng chờ. Nếu ai đó đến muộn hoặc cố gắng tham gia lại cuộc họp sau khi cuộc họp đã bắt đầu, bạn có thể không nhận thấy thông báo và khiến người đó bị mắc kẹt trong tình trạng lấp lửng Zoom cá nhân của họ.
Để tránh điều đó, bạn có thể yêu cầu một trong các đồng nghiệp của mình xem cửa sổ Người tham gia để cho phép những người tham dự khác vào từ Phòng chờ.
Tìm hiểu các phím tắt cần thiết khi thu phóng
Học các phím tắt hữu ích nhất trong thu phóng có thể giúp bạn hoàn thiện bài thuyết trình của mình và trở thành người dẫn chương trình chuyên nghiệp. Thêm vào đó, một số trong số chúng sẽ giúp bạn nhanh chóng giải quyết mọi vấn đề không mong muốn và tiết kiệm thời gian trong khi trình bày. Dưới đây là một số phím tắt Thu phóng cần thiết nhất mà bạn cần biết.
Phím tắt này sẽ tắt tiếng mọi người cùng một lúc, ngoại trừ máy chủ lưu trữ (bạn).
Điều này sẽ bật tiếng cho mọi người trừ máy chủ.
Phím tắt tiện dụng khi bạn cần chụp ảnh màn hình cuộc họp Thu phóng của mình.
Nếu bạn đang tắt tiếng và cần trả lời nhanh một câu hỏi rồi quay lại chế độ tắt tiếng, hãy giữ khoảng cách trong khi nói để tạm thời tự tắt tiếng.
Bạn có thể tìm hiểu phần còn lại của các phím tắt Thu phóng hữu ích trong Cài đặt của ứng dụng. Mở ứng dụng Thu phóng trên màn hình của bạn, đăng nhập vào tài khoản của bạn và đi tới Cài đặt. Chọn Phím tắtđể xem danh sách phím tắt đầy đủ.
Yêu cầu người tham dự tắt âm thanh của họ
Yêu cầu mọi người tắt mic trong bản trình bày Zoom của bạn có vẻ là một mẹo rõ ràng. Tuy nhiên, nếu bạn có những người không quen với định dạng này của bản trình bày trực tuyến trong nhóm của bạn, chúng tôi khuyên bạn nên làm rõ điều này trước khi bạn bắt đầu trình bày.
Bạn có thể giúp họ bằng cách chỉ ra cách thực hiện việc này trong Zoom.
Bạn có thể tắt tiếng âm thanh của mình bằng phím tắt Alt + A(dành cho Windows) hoặc Cmd + Shift + A(dành cho Mac) hoặc thông qua Cài đặtcủa ứng dụng Thu phóng bằng cách làm theo đường dẫn Cài đặt>Âm thanh>Tắt tiếng micrô của tôi khi tham gia cuộc họp.
Tạm dừng bản trình bày của bạn để trả lời câu hỏi
Bất kể bạn nghĩ bản trình bày của mình chi tiết đến mức nào, khán giả của bạn có thể có câu hỏi hoặc nhận xét xuyên suốt mà họ muốn chia sẻ với nhóm. Nó giúp bạn thường xuyên tạm dừng bài thuyết trình để làm rõ xem thông tin có rõ ràng với mọi người hay không và đồng nghiệp của bạn có điều gì cần bổ sung hay không.
Lưu Nhật ký trò chuyện cho những lần theo dõi
Điều quan trọng là phải ghi chú trong buổi thuyết trình ngay cả khi bạn là người lưu trữ nó. Những câu hỏi và nhận xét quan trọng mà những người tham dự của bạn đưa ra trong suốt cuộc họp có thể rất tốt cho việc theo dõi trong tương lai. May mắn thay, Zoom có thể làm điều đó cho bạn với tính năng cho phép bạn lưu nhật ký trò chuyện của mình.
Tuy nhiên, Zoom sẽ không tự động lưu lịch sử trò chuyện của bạn, bạn phải bật chức năng này trước.
Để thực hiện, hãy chuyển đến tài khoản Thu phóng của bạn Cài đặtvà làm theo đường dẫn Cuộc họp>Trong Cuộc họp (Cơ bản) >Tự động lưu cuộc trò chuyện. Điều này sẽ tự động lưu tất cả các tin nhắn trong cuộc trò chuyện, ngay cả những tin nhắn được gửi riêng tư giữa những người tham dự.
Ghi lại bản trình bày thu phóng của bạn
Một mẹo cuối cùng là ghi lại bản trình bày Thu phóng của bạn. Nó có thể có lợi trên nhiều cấp độ. Bạn có thể gửi bản ghi cho những người không thể thực hiện cuộc họp, cũng như cho những người tham dự muốn xem chi tiết hơn một số phần nhất định. Bạn cũng có thể sử dụng bản ghi âm để phân tích kỹ năng trình bày và cải thiện kỹ năng của mình với tư cách là một diễn giả trước công chúng.
Nếu lo lắng rằng bạn sẽ quên ghi lại cuộc họp của mình, bạn có thể đi tới Thu phóng Cài đặt>Ghi âmvà bật Ghi tự độngcác cuộc họp Thu phóng của bạn khi chúng bắt đầu.
Đã đến lúc cải thiện kỹ năng trình bày thu phóng của bạn
Tổ chức các cuộc họp công việc lớn trong các ứng dụng như Zoom là một thực tế mới. Dù muốn hay không, chúng ta phải thích nghi với nó. Tin tốt là Zoom khá trực quan và dễ sử dụng. Miễn là bạn thực hiện tất cả các bài kiểm tra và kiểm tra trước, bản trình bày của bạn chắc chắn sẽ chạy trơn tru.
Bạn đã bao giờ tổ chức một cuộc họp lớn trong Zoom chưa? Một số mẹo mà bạn muốn chia sẻ với người sắp tổ chức một buổi thuyết trình trong Zoom lần đầu tiên là gì? Chia sẻ kiến thức về Zoom của bạn với chúng tôi trong phần nhận xét bên dưới.