Gặp gỡ đồng nghiệp của bạn bằng một ứng dụng như Zoom là một điều bình thường mới, nhưng hầu hết mọi người vẫn chỉ làm quen với nó.
Mặc dù trò chuyện video nhóm đã xuất hiện được một thời gian, nhưng rất có thể cho đến nay bạn vẫn chưa thực sự có lý do để sử dụng tính năng này. Điều đó có nghĩa là học một danh sách hoàn toàn mới về các quy tắc nghi thức và chuẩn bị kỹ thuật.
Tin tốt là bạn không phải lo lắng về hơi thở có mùi nữa, nhưng bạn nên thử thực hiện cách Thu phóng sau kiểm tra trước cuộc họp quan trọng tiếp theo của bạn.
Chuẩn bị môi trường của bạn
Mặc dù bạn có thể không ở trong cùng một không gian thực với đồng nghiệp của mình, nhưng Zoom kết nối tất cả các không gian riêng lẻ của bạn với nhau. Điều này cũng có nghĩa là bất kỳ vấn đề nào mà môi trường của bạn gặp phải đều có thể trở thành vấn đề trong cuộc họp của bạn. Những loại vấn đề? Chà, điều đó sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, nhưng đây là một số mẹo chính:
Đây không phải là danh sách đầy đủ, vì vậy hãy quan sát môi trường bạn sẽ sử dụng trong cuộc họp Thu phóng của mình và cố gắng nghĩ xem có điều gì gây ra sự cố hay không.
Cân nhắc việc sử dụng nền ảo
Zoom cung cấp khả năng thay thế nền của bạn bằng nền ảo. Điều này hoạt động giống như bất kỳ thiết lập "màn hình xanh" nào, nhưng đặc biệt bạn không cần màn hình xanh. Miễn là nền của bạn có màu đồng nhất và ánh sáng đồng đều, bạn sẽ có được kết quả tốt. Nền ảo của bạn không nhất thiết phải hoàn hảo nhưng bạn có thể kiểm tra nó trong cài đặt Thu phóng để đảm bảo rằng nó phù hợp với bạn.
Nếu bạn không nhận được kết quả tốt, bạn có thể thử chiếu sáng nền đồng đều hơn hoặc đầu tư vào một màn hình xanh bật lên. Thậm chí còn có những ý tưởng thú vị như Màn hình xanh gắn trên ghế Webaround giúp bạn dễ dàng thu được toàn bộ khung hình máy ảnh.
Có một giải pháp ghi chú
Điều này là một mẹo chuẩn bị cũng áp dụng cho các cuộc họp ngoài đời thực, nhưng bạn nên có một số giải pháp ghi chú. Nó có thể là bút và giấy, máy tính bảng có bút hoặc điện thoại có bàn phím ảo.
Một số cuộc họp Thu phóng được ghi lại. Trong trường hợp đó, bạn không cần phải ghi chú để tham khảo sau khi cuộc họp kết thúc. Thay vào đó, ghi chú rất hữu ích để sắp xếp các câu hỏi và phản hồi của bạn. Bản chất của các cuộc họp Zoom mà bạn có thể sẽ không có nhiều thời gian để nói khi đến lượt mình. Ghi chú giúp bạn tận dụng thời gian bạn có.
Kiểm tra xem màn hình của bạn có thích hợp để chia sẻ không
Cho dù bạn có định chia sẻ màn hình máy tính của mình với người khác trong cuộc họp hay không, hãy luôn chuẩn bị sẵn sàng để chia sẻ màn hình máy tính của bạn ngay lập tức. Điều đó có nghĩa là gì? Đảm bảo hình nền của bạn phù hợp với công việc, tốt nhất bạn nên thay đổi nó thành một trong các lựa chọn được tích hợp sẵn của Windows. Đóng mọi ứng dụng đang mở và có thể hiển thị nội dung riêng tư hoặc nhạy cảm.
Nếu bạn có khả năng sử dụng trình duyệt web, bạn có thể muốn tắt tính năng hoàn tất tìm kiếm tự động hoặc sử dụng trình duyệt di động không có lịch sử tìm kiếm của bạn. Điều cuối cùng bạn muốn là các trang web hoặc cụm từ tìm kiếm bạn đã truy cập vào thời gian cá nhân của mình hiển thị trên màn hình cho cả nhóm cùng xem.
Chạy Kiểm tra tốc độ Internet
Khi bạn đã tìm thấy một địa điểm tốt cho cuộc họp của mình và đã chuẩn bị sẵn sàng môi trường, bạn nên kiểm tra xem tốc độ internet của mình có đủ hay không. Chạy kiểm tra tốc độ Internet và kiểm tra xem bạn có đủ băng thông để tham gia cuộc họp Thu phóng hay không.
Yêu cầu tối thiểu cho cuộc gọi điện video nhóm Thu phóng là băng thông khoảng 1 Mbps. Đó là theo cả hai hướng. Băng thông thượng nguồn rất quan trọng đối với các cuộc gọi điện video. Nếu internet của bạn gửi thông tin chậm, điều đó sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của những người tham gia khác. Lý tưởng nhất là bạn muốn 3 Mb / giây ở cả hai hướng để đảm bảo truyền video HD chất lượng cao.
Nếu kiểm tra tốc độ cho thấy kết nối của bạn không nhanh như gói internet của bạn, thì bạn sẽ phải khắc phục sự cố hiệu suất internet của bạn. Điều đó có nghĩa là đảm bảo có đủ cường độ tín hiệu Wi-Fi và đảm bảo bạn không ở vào điểm chết. Xem hướng dẫn của chúng tôi trên internet tăng tốc độ WiFi hoặc xem xét sử dụng cáp Ethernet, nếu có thể.
Đảm bảo Webcam và Micrô của bạn đang hoạt động
Bây giờ chúng ta đến với có lẽ là bài kiểm tra quan trọng nhất cần làm trước cuộc họp Zoom của bạn: đảm bảo micrô và webcam của bạn hoạt động. Đây là những việc bạn cần làm:
Chúng tôi cũng khuyên bạn nên chọn hộp “Tắt tiếng micrô của tôi khi tham gia cuộc họp” , bởi vì đó chỉ là cách cư xử tốt. Ngoài ra, nó ngăn bạn vô tình nói điều gì đó mà bạn không muốn những người còn lại trong cuộc họp nghe thấy vì bạn quên tắt tiếng micrô của mình.
Để biết hướng dẫn chi tiết về thiết lập Thu phóng, hãy xem Cách thiết lập và sử dụng tính năng Zoom - Nó có tốt hơn Skype không? để được tư vấn từ chuyên gia.
Nếu webcam của bạn không hoạt động, hãy truy cập Các bản sửa lỗi nhanh khi Camera cuộc họp thu phóng của bạn không hoạt động để sắp xếp nhanh chóng.
Tham gia cuộc họp kiểm tra
Bước cuối cùng trong quy trình trước khi tham gia cuộc họp Zoom của bạn là gọi dịch vụ cuộc họp kiểm tra Zoom. Chỉ cần truy cập https://zoom.us/test và làm theo hướng dẫn. Bạn sẽ có thể xác nhận rằng tất cả các thiết bị của bạn đang hoạt động và liệu bạn có thể hiện tốt với những người tham gia khác trong cuộc họp hay không. Nếu bạn gặp bất kỳ sự cố nào với micrô, máy ảnh hoặc kết nối internet của mình ở đây thì bạn chỉ cần xem lại danh sách kiểm tra ở trên để tìm sự cố.
Hãy dành chút thời gian để tìm hiểu cách ghi lại cuộc họp Thu phóng. Bạn cũng có thể tìm hiểu cách tổ chức một cuộc họp Zoom.
Sự cố Kỹ thuật Xảy ra, Rồi Cuộc sống Xảy ra
Chúng tôi hy vọng cuộc họp Zoom của bạn diễn ra tốt đẹp và không gặp bất kỳ trở ngại nào, nhưng điều cuối cùng bạn phải biết rằng một số điều nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Bạn không thể chuẩn bị hoặc dự phòng để đảm bảo rằng cuộc họp của bạn sẽ diễn ra mà không gặp trở ngại nào. Sự cố kỹ thuật luôn có thể xảy ra và bạn chỉ nên xử lý chúng.
Điều tương tự cũng xảy ra đối với những thứ không nghiêm túc về kỹ thuật. Nếu con mèo của bạn nhảy lên bàn và chặn máy ảnh, đó chỉ là cuộc sống. Nó không đáng để làm việc lại. Tất cả chúng ta đều là con người và chúng ta hiện đang sống trong những hoàn cảnh bất thường. Vì vậy, hãy thư giãn, tận hưởng cuộc họp của bạn và yên tâm rằng bạn đã làm mọi thứ hợp lý để chạy các bài kiểm tra Thu phóng phù hợp trước cuộc họp. Bây giờ, tất cả những gì bạn cần làm là học cách chú ý giả trong một cuộc gọi Zoom.