Google Docs có rất nhiều tính năng tuyệt vời, nhưng trong một số trường hợp, đôi khi có một số người cần Google Docs không có.
Có một số tiện ích bổ sung Google Doc- các tiện ích bạn có thể cho phép sẽ mở rộng cơ sở các tính năng có sẵn trong Google Docs. Sau đây là mười trong số những cái tốt nhất.
Công cụ tô sáng
Khi bạn đang chỉnh sửa tài liệu hoặc 0bất kỳ cách nào khác, khả năng làm nổi bật văn bản là vô giá.
Theo mặc định, có một cách để làm nổi bật trong Google Docs. Để làm như vậy, bạn cần chọn văn bản bạn muốn tô sáng, chọn biểu tượng tô sáng trong ruy-băng và chọn màu tô sáng bạn muốn sử dụng.
Điều này tạo ra hiệu ứng làm nổi bật tốt cho văn bản bạn đã chọn. Tuy nhiên, quá trình này mất một vài bước và các tùy chọn bị giới hạn.
Phần bổ trợ Google Doc Công cụ nổi bật làm cho quá trình làm nổi bật nhiều chức năng hơn.
Sau khi bạn cài đặt công cụ, bạn sẽ cần hoàn thành một vài bước thiết lập. Để thực hiện việc này, trong Google Docs, chọn Tiện ích bổ sungtừ menu, chọn Công cụ tô sángvà chọn Cài đặt.
Bật Tự động quét các bộ phát sáng khi bắt đầu.
Chọn X ở góc để đóng cửa sổ. Cuối cùng, khởi động công cụ tô sáng bằng cách chọn Tiện ích bổ sungtừ menu, chọn Công cụ tô sángvà chọn Bắt đầu.
Điều này sẽ khởi chạy Công cụ nổi bật.
Để bắt đầu tô sáng, chỉ cần chọn văn bản bạn muốn tô sáng bằng bất kỳ màu nào và chọn Thư viện tô sángtrong cửa sổ Công cụ tô sáng.
Chọn Bộ mớitrong cửa sổ đầu tiên. Đặt tên cho bộ và áp dụng màu thích hợp. Cho màu nhãn nếu bạn thích. Khi bạn thực hiện xong, chọn Lưu.
Khi bạn tạo các bộ màu tô sáng, những màu đó sẽ xuất hiện trong cửa sổ Công cụ tô sáng ở bên phải màn hình.
Ý tưởng là bạn có thể nhanh chóng chọn văn bản bạn muốn làm nổi bật và chọn từ bất kỳ bộ màu nổi bật nào bạn đã tạo. Điều này sẽ làm nổi bật văn bản đã chọn có màu đó.
Ý tưởng là bạn có thể tạo một tập hợp lớn bao nhiêu màu nổi bật mà bạn thích. Sau đó, bạn có thể nhanh chóng làm nổi bật văn bản đã chọn bằng bất kỳ màu nào trong số đó bằng cách nhấp vào bất kỳ màu nào bạn thích trong cửa sổ đó.
Nó tăng tốc quá trình tô sáng và làm cho nó đơn giản hơn nhiều.
Khối mã
Một tiện ích bổ sung tuyệt vời khác của Google Doc là Khối mã.
Nếu bạn thường xuyên cần tài liệu mã, một trong những cách tốt nhất để làm điều đó là sử dụng một trình xử lý văn bản có thể xử lý và định dạng các ngôn ngữ mã cụ thể.
Theo mặc định, Google Docs không thực sự xử lý định dạng mã rất tốt. Bạn cần định dạng khối mã theo cách thủ công bằng cách chọn các loại phông chữ khác nhau, thêm màu nền và hơn thế nữa. Nhưng tại sao tất cả những thứ đó hoạt động khi bạn có thể sử dụng một tiện ích bổ sung mà tất cả đều phù hợp với bạn?
Sau khi bạn cài đặt bổ trợ Khối mã, bạn có thể truy cập nó bằng cách chọn Add- menu, chọn Khối mã, sau đó chọn Bắt đầu.
Điều này sẽ mở một cửa sổ mới ở bên phải cho phép bạn chọn ngôn ngữ mã và chủ đề định dạng bạn muốn sử dụng.
Bây giờ, tất cả những gì bạn cần làm là dán mã của mình vào tài liệu, tô sáng toàn bộ khối mã, sau đó chọn nút Định dạngtrong cửa sổ Khối mã.
Điều này tạo ra mã nhúng được định dạng tuyệt vời d bên trong tài liệu Google của bạn.
Addon này xử lý một mảng ngôn ngữ ấn tượng và bao gồm một loạt các chủ đề định dạng mã tuyệt vời. / h2>
Một cách sử dụng Google Docs rất phổ biến là tạo mẫu biểu mẫu mà người khác có thể điền vào. Thật không may, Google Docs không có bất kỳ tính năng tốt nào cho phép bạn dễ dàng tạo một tài liệu có thể điền.
Rất may, có một tiện ích bổ sung Google Doc được gọi là Tài liệu có thể điền cho phép bạn làm chỉ vậy thôi.
Giống như các tiện ích bổ sung khác, khi bạn cài đặt nó, bạn cần chọn nó từ mục menu Tiện ích và chọn Bắt đầu.
Khi bạn chạy addon lần đầu tiên, bạn sẽ cần chọn Bắt đầu thiết lậpđể bắt đầu. Đối với Bước 1, bạn sẽ cần chọn bảng tính nơi bạn muốn lưu trữ dữ liệu từ biểu mẫu có thể điền của mình.
Bạn có thể tạo một bảng tính mới hoặc chọn từ một bảng tính hiện có. Chọn Tiếp theođể tiếp tục. Ở bước thứ hai, bạn sẽ chọn để chọn hoặc tạo thư mục đích.
Ở bước cuối cùng, bạn sẽ cần tạo một mẫu email để gửi biểu mẫu có thể điền của mình đến người nhận. Bước này là tùy chọn.
Khi bạn đã hoàn tất cài đặt, bạn có thể sử dụng cửa sổ Tài liệu có thể điền ở bên phải để tạo tất cả các trường cho tài liệu có thể điền của bạn. Chỉ cần chọn biểu tượng + bên cạnh Danh sách trường. Bạn cũng có thể chọn Tạo trường mới. Sau đó, bạn có thể chèn các trường đó vào tài liệu bằng cách chọn biểu tượng Chèn trường. .
Các trường đó hiển thị bên trong tài liệu với các trình giữ chỗ có ký hiệu $ phía trước chúng.
Bạn có thể xem phiên bản web của biểu mẫu bằng cách chọn Biểu mẫu web mở trong Fillable Cửa sổ tài liệu.
Khi bạn hoàn thành việc tạo biểu mẫu của mình, chỉ cần chọn Xuất bản biểu mẫu. Chọn tab Chia sẻđể cung cấp danh sách các địa chỉ email để gửi biểu mẫu có thể điền của bạn tới.
Chọn Xuất bản biểu mẫuđể hoàn tất và gửi ra email.
Trộn thư
Tiện ích bổ sung Mail Merge là một tiện ích bổ sung Google Doc mạnh mẽ cho phép bạn sử dụng các giá trị từ bảng tính Google Sheets và chèn chúng vào tài liệu mẫu.
Tại sao điều này hữu ích? Nếu bạn xem xét một doanh nghiệp mà chủ sở hữu cần gửi hóa đơn cho hàng trăm khách hàng, thì tiện ích bổ sung này sẽ cho phép họ tạo hóa đơn chính Tài liệu mẫu, nhưng điền vào các trường cụ thể bằng các hàng dữ liệu từ bảng tính.
Điều này tạo ra càng nhiều tài liệu hóa đơn cần thiết để xử lý tất cả dữ liệu từ bảng tính gốc. Để sử dụng tiện ích bổ sung này, bạn chỉ cần chọn Trộn thưtừ menu Tiện ích bổ sungvà chọn Bắt đầu.
Điều này sẽ mở cửa sổ Trộn thư ở bên phải.
Sử dụng cửa sổ này để chọn bảng tính chứa dữ liệu bạn muốn hợp nhất. Sau đó, bạn có thể chọn từng trường mà bạn muốn sử dụng để hợp nhất với mẫu tài liệu.
Bạn cũng có thể chọn Hiển thị cài đặt emailđể tùy chỉnh mẫu tiêu đề email nếu bạn muốn tự động hóa gửi lô tài liệu cho nhiều người dùng.
Nếu bạn muốn sử dụng tính năng email hàng loạt, hãy đảm bảo thiết lập cài đặt SMTP cho addon để sử dụng cài đặt SMTP chính xác cho tài khoản email của bạn.
Hình ảnh miễn phí Pixabay
Một tiện ích bổ sung hữu ích khác của Google Doc là Hình ảnh miễn phí. Đây là một trong những tiện ích bổ sung dễ sử dụng nhất, vì nó chỉ đơn giản là tìm kiếm hình ảnh miễn phí cho hình ảnh bạn có thể sử dụng trong tài liệu của riêng mình.
Để sử dụng, chỉ cần chọn Tiện ích bổ sungtừ menu, chọn Hình ảnh miễn phí Pixabayvà chọn Tìm kiếm hình ảnh.
Điều này sẽ mở một cửa sổ bên phải mà bạn có thể sử dụng để tìm kiếm hình ảnh miễn phí để sử dụng trong tài liệu Google của mình.
Chỉ cần chọn hình ảnh miễn phí để đặt nó vào tài liệu của bạn bất cứ nơi nào bạn có con trỏ.
Biến tài liệu
Một thay thế cho bổ trợ Trộn thư hoặc bổ trợ Tài liệu có thể điền là bổ trợ Biến tài liệu.
Tiện ích bổ sung này hoàn hảo nếu bạn muốn có nhiều người điền vào một tài liệu với các giá trị riêng của họ. Tiện ích bổ sung cung cấp một biểu mẫu cộng tác mà người dùng có thể sử dụng để nhập dữ liệu vào các biến bạn đã tạo trong tài liệu.
Khi bạn đã cài đặt bổ trợ, việc tạo tài liệu theo khuôn mẫu rất dễ dàng. Chỉ cần chọn Tiện ích bổ sungtừ menu, chọn Biến tài liệu, chọn Chèn biếnvà chọn loại biến bạn muốn nhúng vào tài liệu.
Khi bạn chọn loại biến, chỉ cần đặt tên cho nó và chọn xem đó là một trường đơn hay bao gồm nhiều dòng.
Chọn OK và bạn 'sẽ thấy biến xuất hiện trong tài liệu với biểu tượng của $ $ trước mặt.
Bạn có thể gửi tài liệu cho ai đó để điền và tất cả những gì họ phải làm là chọn Bắt đầutừ menu Bổ trợ.
Điều này sẽ mở một cửa sổ bên phải với các trường cho tất cả các biến bạn đã tạo cho tài liệu.
Người bạn đã gửi biểu mẫu sau đó chỉ cần điền vào các biến và nhấn mũi tên màu xanh để hoàn tất. Điều này sẽ tự động điền vào tài liệu với tất cả thông tin mà người đã nhập.
Đây là một cách tuyệt vời để tạo một biểu mẫu dễ điền, hoặc chỉ một tài liệu được tạo khuôn mẫu mà mọi người có thể dễ dàng điền vào chỉ bằng cách điền vào biểu mẫu bổ trợ.
Trình dọn dẹp văn bản
Nếu bạn chỉnh sửa nhiều tài liệu, Trình dọn dẹp văn bản Tiện ích bổ sung Google Doc có thể tự động hóa công việc của bạn.
Cài đặt tiện ích bổ sung này cho phép bạn truy cập vào các chỉnh sửa nhanh từ menu. Chỉ cần chọn Tiện ích bổ sungtừ menu, chọn Trình dọn dẹp văn bảnvà chọn bất kỳ chỉnh sửa nhanh có sẵn nào.
Ví dụ: bạn có thể thực hiện bất kỳ hành động nào trên toàn bộ tài liệu:
Nếu bạn muốn truy cập vào nhiều công cụ chỉnh sửa hơn, hãy chọn Định cấu hình. Một cửa sổ mới sẽ mở ra nơi bạn có thể tùy chỉnh các tính năng của Trình dọn dẹp văn bản.
Màn hình này không chỉ cho phép bạn tùy chỉnh tất cả các chỉnh sửa mà nó sẽ làm cho bạn, nhưng nếu bạn chọn mọi thứ bạn muốn và chọn Lưu và dọn dẹp ngay bây giờ, nó sẽ thực hiện tất cả các chỉnh sửa cùng một lúc trên tài liệu.
Công cụ này, giống như tất cả các công cụ khác được liệt kê trong bài viết này, nâng cao những gì bạn có thể làm với Google Docs. Việc làm những điều đáng ngạc nhiên dễ dàng hơn nhiều với các tài liệu của bạn.