Tại nơi làm việc, bạn có thể giải quyết hàng triệu nhiệm vụ khác nhau hàng ngày. Giữ tất cả chúng trong đầu của bạn có thể khó khăn. Có rất nhiều ứng dụng năng suất có thể giúp bạn ghi nhớ mọi thứ và quản lý công việc cho bạn.
Bạn không muốn tìm kiếm và cài đặt phần mềm bổ sung? Không thành vấn đề. Slack có một số tính năng năng suất. Dưới đây là các mẹo và thủ thuật Slack hàng đầu có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong năm nay.
Mẹo & Thủ thuật Slack hàng đầu để trở nên năng suất hơn
Slack luôn nhấn mạnh năng suất . Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các tính năng mới nhất gần đây đã được thêm vào Slack, cũng như các tính năng ẩn, cũ hơn mà bạn có thể chưa biết.
1. Tổ chức các kênh Slack của bạn
Vì mọi người đều có thể tạo kênh trong Slack nên không gian làm việc của bạn có thể trở nên lộn xộn với các cuộc trò chuyện và kênh mà bạn không sử dụng. Vấn đề với điều đó là bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian khi cần tìm thứ gì đó quan trọng giữa đống lộn xộn đó, chẳng hạn như khi bạn không nhớ tên kênh nơi chia sẻ liên kết hoặc tệp đính kèm mà bạn cần .
Một cách hay để phân loại các kênh Slack của bạn là giữ cho chúng có tổ chức. Bạn có thể chia tất cả các kênh của mình thành ba loại chính:
- <
Để tắt tiếng một kênh, hãy mở kênh đó trong Slack, sau đó chọn tên kênh trong tiêu đề cuộc hội thoại. Mở trình đơn thông báo và chọn Tắt tiếng kênh.
Tất cả các kênh bị tắt tiếng sẽ chuyển sang màu xám ở cuối danh sách kênh của bạn.
2. Thiết lập lời nhắc trong Slack
Bạn có thể sử dụng Slack to thiết lập lời nhắc thông minh cho chính mình hoặc đồng nghiệp để đảm bảo bạn không bỏ lỡ thời hạn của dự án.
Để đặt lời nhắc cho chính bạn, hãy mở cửa sổ tin nhắn trong Slack và nhập / nhắc tôisau đó là nội dung và thời gian của lời nhắc. Ví dụ: / nhắc tôi gửi email lúc 2 giờ chiều.
Bạn cũng có thể tạo lời nhắc cho đồng nghiệp của mình. Để làm điều đó, hãy mở cửa sổ tin nhắn trong Slack và nhập / nhắc @someone, sau đó là nội dung và thời gian của lời nhắc. Ví dụ: / nhắc @Anya gửi email lúc 2 giờ chiều.
Để tạo lời nhắc cho toàn bộ kênh, hãy mở kênh này trong Slack và nhập vào cửa sổ tin nhắn / nhắc #nameofchannel, sau đó là nội dung và thời gian của lời nhắc. Ví dụ: / nhắc #general gửi email lúc 2 giờ chiều.
3. Duyệt qua tất cả các tin nhắn chưa đọc của bạn
Để truy cập nhanh vào tất cả các tin nhắn chưa đọc của mình, bạn có thể sử dụng tính năng Tất cả các tin nhắn chưa đọc trong Slack.
Để thiết lập, hãy mở Slack và chọn Thêmtrong menu thanh bên ở bên trái. Sau đó, chọn Tất cả thư chưa đọc. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl+ Shift+ A(dành cho Windows) hoặc Cmd+ >Shift+ Ađể xem tất cả các tin nhắn chưa đọc của bạn.
4. Thiết lập câu trả lời Slackbot tự động
Nếu bạn thường thấy mình đang trả lời hoặc hỏi đi hỏi lại cùng một câu hỏi trên Slack, bạn có thể tiết kiệm thời gian cho mình bằng cách thiết lập câu trả lời Slackbot tự động.
Slackbot là một bot tích hợp có thể cung cấp các câu trả lời tự động cho bạn khi nó chỉ ra việc sử dụng các từ hoặc cụm từ kích hoạt trong tin nhắn hoặc kênh.
Để thiết lập phản hồi Slackbot tùy chỉnh, hãy chọn tên không gian làm việc của bạn ở góc trên bên trái màn hình và làm theo đường dẫn Quản trị>Tùy chỉnh.
Trong cửa sổ Tùy chỉnh không gian làm việc của bạn, trong tab Slackbotchọn + Thêm phản hồi mới.
Nhập từ hoặc cụm từ kích hoạt vào hộp Khi ai đó nóis ở bên trái và phản hồi trong Slackbot phản hồihộp. Phản hồi có thể là văn bản thuần túy, cũng như liên kết, hình ảnh hoặc biểu tượng cảm xúc.
5. Tùy chỉnh thông báo của bạn trong Slack
Thông báo từ Slack có thể vừa hữu ích vừa có hại nếu bạn nhận được quá nhiều. May mắn thay, bạn có thể tùy chỉnh thông báo nào bạn nhận được trong Slack và thời điểm bạn nhận được.
Để kiểm soát thông báo, hãy chọn ảnh hồ sơ của bạn trong Slack và làm theo đường dẫn Tùy chọn>Thông báo. Từ đó, bạn có thể chọn thông báo nào bạn muốn nhận.
Chọn xem bạn muốn nhận thông báo về Tất cả tin nhắn mới, Tin nhắn trực tiếp, đề cập và từ khóahay Không có gìcả.
Bạn cũng có thể nhận được thông báo khi ai đó đề cập đến một từ hoặc cụm từ cụ thể trong Slack. Nhập những từ đó vào hộp Từ khoá của tôis để bật tuỳ chọn này.
Trên cùng một trang, bạn có thể thiết lập Lịch thông báocủa riêng mình để đảm bảo bạn chỉ nhận được chúng khi thích hợp.
6. Sử dụng Slack Connect để mời những người bên ngoài công ty của bạn
Kết nối Slack là một dịch vụ mà Slack cung cấp để mời những người bên ngoài công ty tham gia kênh Slack của bạn. Bằng cách này, bạn không phải lo lắng về việc giữ bí mật và riêng tư cho việc liên lạc của mình (Slack đang giải quyết vấn đề này), cũng như chuyển đổi qua lại từ người đưa tin này sang người đưa tin khác để tiếp tục liên lạc của bạn.
Nếu bạn chỉ muốn trao đổi tin nhắn trực tiếp với ai đó bên ngoài công ty của mình, bạn có thể làm điều đó ngay cả khi sử dụng gói Slack miễn phí. Để gửi lời mời Slack Connect DM, hãy bắt đầu một tin nhắn mới và trong trường Tới:nhập địa chỉ email của người bạn muốn mời.
Sau đó, người kia sẽ có 14 ngày để chấp nhận lời mời của bạn.
Nếu bạn và người mà bạn muốn mời đều đang sử dụng một trong các gói Slack trả phí, bạn cũng có thể tạo các kênh chia sẻ để giao tiếp hiệu quả hơn trên Slack. Bạn cũng có thể mời những người bên ngoài tham gia bất kỳ kênh nào hiện có của mình (ngoại trừ #general).
Để mời ai đó vào một trong các kênh Slack của bạn, hãy chọn tên kênh và làm theo đường dẫn Cài đặt>Kết nối Slack>Làm việc với Người khác Công ty. Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời và chọn Hoàn tấtđể xác nhận.
7. Sử dụng định dạng văn bản để cải thiện giao tiếp của bạn trên Slack
Định dạng văn bản có thể giúp bạn hiểu rõ quan điểm của mình một cách dễ dàng và thêm rõ ràng cho giao tiếp trong Slack. Bạn có thể dễ dàng định dạng thư của mình trong Slack bằng cách sử dụng thanh công cụ định dạng trong hộp thư hoặc bằng cách sử dụng các ký hiệu đặc biệt cho từng định dạng.
Sử dụng định dạng văn bản trong Slack, bạn có thể đặt văn bản của mình thành In đậm , In nghiêng, sử dụng Gạch ngang, Dấu gạch ngang, Dấu đầu dòngvà Danh sách có thứ tự, cũng như thêm liên kết và dòng mã vào tin nhắn của bạn.
8. Sử dụng Phím tắt Slack
Các phím tắt bàn phím giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn, do đó tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bạn.
Bạn có thể tìm thấy danh sách tất cả các phím tắt của Slack bằng cách nhấn Ctrl+ /(dành cho Windows) hoặc Cmd+ /(dành cho Mac).
9. Quản lý email đến (Chỉ dành cho gói Slack trả phí)
Gửi email tới Slack là một tính năng tuyệt vời có thể giúp bạn giữ tất cả thông tin liên lạc trong công việc của mình trên một nền tảng. Tuy nhiên, một số người dùng thích giữ chúng riêng biệt. Nếu bạn là chủ sở hữu hoặc quản trị viên của không gian làm việc sử dụng gói Slack trả phí, bạn có toàn quyền kiểm soát tính năng này - bạn có thể quyết định xem các thành viên trong không gian làm việc có thể gửi email đến các kênh, DM hoặc Slackbot và đăng chúng lên Slack hay không.
Để quản lý các email đến, trước tiên hãy chọn không gian làm việc của bạn. Sau đó, đi tới Cài đặt & quản trịvà làm theo đường dẫn Cài đặt không gian làm việc>Email đến>Mở rộng. Từ đó, bạn có thể Bậthoặc Tắt email đến.
10. Xem hoạt động tin nhắn của bạn (Chỉ các gói Slack trả phí)
Nếu bạn muốn làm cho không gian làm việc Slack của mình hiệu quả hơn, bạn có thể sử dụng dữ liệu mà bạn thu thập bằng cách xem hoạt động tin nhắn. Đây là một tính năng có sẵn cho chủ sở hữu hoặc quản trị viên của không gian làm việc sử dụng một trong các gói Slack trả phí.
Để xem hoạt động tin nhắn, hãy tìm tin nhắn bạn muốn kiểm tra và chọn biểu tượng ba chấmbên cạnh tin nhắn đó. Sau đó chọn Xem hoạt động tin nhắn.
Những số liệu thống kê này có thể giúp bạn đo lường tác động của các thông báo và chiến dịch truyền thông nội bộ.
11. Tìm hiểu cách tìm kiếm thông tin trên Slack
Bạn có phải là một phần của không gian làm việc lớn và luôn cố gắng tìm kiếm thông tin trên Slack không? Theo mặc định, khi bạn tìm kiếm trên Slack, nó sẽ hiển thị cho bạn kết quả từ tất cả các kênh và tin nhắn từ tất cả người dùng từ không gian làm việc của bạn. Tuy nhiên, Slack cung cấp một số cách hiệu quả hơn để thực hiện tìm kiếm của bạn.
Sử dụng những cách sau trong tìm kiếm của bạn để có kết quả tìm kiếm tốt hơn:
Cuối cùng, một trong những dịch vụ năng suất tốt nhất mà bạn có thể sử dụng trong Slack là Trình tạo quy trình làm việc. Workflow Builder là một bộ công cụ cho phép bạn tự động hóa các công việc hàng ngày của mình để bạn không phải mất thời gian hoàn thành chúng theo cách thủ công. Cho dù đó là quy trình thông báo chào mừng dành cho người dùng mới hay yêu cầu chữ ký trên tài liệu - bạn sẽ quyết định quy trình làm việc của mình đơn giản hay phức tạp.
Để bắt đầu Trình tạo quy trình làm việc của bạn, chọn không gian làm việc của bạn và làm theo đường dẫn Công cụ>Trình tạo quy trình làm việc. Sau đó, chọn loại quy trình mà bạn muốn tự động hóa và bắt đầu tạo quy trình công việc đầu tiên của mình trên Slack.
Trở thành người dùng Slack Power
Slack thường chỉ được coi là một nền tảng giao tiếp. Tuy nhiên, nó cũng là một ứng dụng năng suất mạnh mẽ. Bạn chỉ cần biết cách sử dụng ứng dụng cũng như một vài mẹo và thủ thuật Slack ẩn để trở thành người dùng thành thạo.
Liệu Slack có giúp bạn trở nên hiệu quả hơn không? Một số mẹo và thủ thuật Slack yêu thích của bạn là gì? Chia sẻ chúng với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới.