Nếu bạn làm việc rộng rãi với Excel ở nhà, tại cơ quan hoặc tại văn phòng gia đình, bạn có thể thiết lập các bảng tính của mình một cách chính xác như bạn muốn. Tuy nhiên, mỗi người có những bí quyết và phương pháp riêng để làm việc với Excel. Một số người thích sắp xếp dữ liệu thành các cột và các hàng khác thành hàng.
Nếu ai đó cung cấp cho bạn tệp Excel và bạn muốn dữ liệu được hiển thị theo một sắp xếp khác, bạn có thể dễ dàng chuyển cột thành hàng và hàng thành cột bằng cách sử dụng Excel được tích hợp sẵn chức năng Transpose. Về cơ bản có hai cách để chuyển dữ liệu trong Excel: bằng cách sao chép và dán hoặc bằng cách sử dụng hàm chuyển vị. Mặc dù cả hai sẽ chuyển dữ liệu của bạn, chúng hoạt động khác nhau, chúng tôi sẽ giải thích bên dưới.
Chuyển đổi bằng cách sử dụng hàm TRANSPOSE
Giả sử ai đó cung cấp cho bạn tệp Excel với dữ liệu được sắp xếp thành các cột và bạn thích dữ liệu ở trong hàng.
Bắt đầu bằng cách chọn vùng mà bạn muốn chuyển dữ liệu từ cột này sang hàng khác. Lưu ý trong ví dụ trên, dữ liệu chiếm A1 đến B6. Đó là bảng dữ liệu 2 x 6 (2 × 6). Để chọn khu vực chuyển vị, bạn cần đối diện hoặc khu vực 6 x 2 (6 × 2). Bắt đầu từ ô A12 (hoặc bất kỳ nơi nào khác bạn muốn dữ liệu được chuyển đổi), đánh dấu một khu vực 6 × 2.
Lưu ý rằng các ô mà chúng tôi đã chọn bao gồm A12 đến F13, một vùng 6 × 2. Với khu vực này được chọn, nhấp vào thanh công thứcở trên. Đảm bảo rằng khu vực bạn đã chọn vẫn được chọn trước khi bạn bắt đầu nhập công thức. Bây giờ, hãy nhập công thức sau vào thanh công thức
=transpose(a1:b6)
nhưng chưa nhấn Enter. Nhập công thức này vào Excel khác với hầu hết các công thức khác. Bạn cần giữ phím Ctrl và Shift khi bạn nhấn Enter. Vì vậy, nhấn Ctrl + Shift + Enter. Bảng tính Excel của bạn bây giờ sẽ trông giống như sau:
Tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter đặt một cặp dấu ngoặc ôm quanh công thức. Điều này cho Excel biết rằng đầu ra của công thức sẽ là một mảng dữ liệu thay vì chỉ một ô đơn. Kỳ lạ thay, bạn không thể gõ niềng răng vào chính mình; bạn phải sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter.
Khi bạn sử dụng hàm chuyển vị để chuyển dữ liệu, cả hai tập dữ liệu được liên kết. Điều này có nghĩa rằng nếu bạn thay đổi dữ liệu trong A1, ví dụ, nó sẽ thay đổi giá trị trong A12 quá. Ngay cả khi các ô có công thức, nó sẽ cập nhật các giá trị ở cả hai vị trí.
Trong ví dụ bên dưới, tôi có một số dữ liệu về công nhân, giờ làm việc và tổng số tiền thanh toán. Tôi đã sử dụng chức năng chuyển đổi để chuyển dữ liệu.
Tôi đã tiếp tục và thay đổi một tên và giờ làm việc cho tất cả các cá nhân và như bạn có thể thấy, cả hai bộ dữ liệu được đồng bộ hóa.
Điều này cũng có nghĩa là nếu bạn xóa các ô hoặc các hàng dữ liệu gốc, bạn sẽ nhận được một lỗi tham chiếu trong các tế bào transposed! Nếu bạn không muốn hai bộ dữ liệu được liên kết, tùy chọn tốt hơn là sử dụng phương pháp sao chép và dán bên dưới, sao chép dữ liệu thay vì liên kết dữ liệu đó.
Chuyển đổi bằng Sao chép và Dán
Cách dễ dàng hơn để chuyển dữ liệu trong Excel là sử dụng tính năng sao chép và dán. Dữ liệu sẽ không được liên kết, vì vậy bạn có thể xóa một cách an toàn tập dữ liệu gốc nếu muốn. Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện thay đổi đối với tập dữ liệu ban đầu, dữ liệu sẽ không được phản ánh trong dữ liệu được chuyển đổi vì nó chỉ là bản sao.
Chọn dữ liệu bạn muốn chuyển đổi rồi nhấp chuột phải và chọn Sao chéphoặc nhấn CTRL + Ctrên bàn phím của bạn.
Bây giờ nhấp chuột phải vào bất kỳ ô trống nào mà bạn muốn dán dữ liệu và nhấp vào
Nếu bạn thay đổi bất kỳ dữ liệu nào trong tập dữ liệu ban đầu, nó sẽ không ảnh hưởng đến dữ liệu được chuyển đổi và ngược lại. Đó là về nó.