Một tính năng thường bị bỏ qua của Excel là công cụ Phân tích Cái gì nếu cho phép bạn khám phá các kịch bản khác nhau mà không thay đổi các giá trị trong bảng tính của mình. Chức năng này đặc biệt hữu ích cho các chuyên gia kinh tế và quản lý cũng như chủ doanh nghiệp vì bạn có thể thấy các giá trị khác nhau ảnh hưởng đến các mô hình, công thức và lợi nhuận dự kiến như thế nào.
Công cụ phân tích what-if của Excel
Giả sử bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ bán vật dụng và bạn đã xác định rằng bạn sẽ kiếm được 10 đô la cho mỗi tiện ích bạn bán. Để tính lợi nhuận của bạn khi bán các tiện ích này, bạn tạo một trang tính trong Excel giống như sau:
Lưu ý rằng hình trong ô A3 đại diện số lượng vật dụng được bán và con số trong B3 thể hiện lợi nhuận trên mỗi tiện ích được bán. Con số trong C3 được tính bằng công thức sau:
= A3 * B3
và thể hiện lợi nhuận từ việc bán 1 tiện ích ở mức lợi nhuận 10 đô la.
Tuy nhiên, bạn có thể quan tâm đến tổng lợi nhuận của mình tại các số tiện ích con được bán. Giả sử, ví dụ, bạn muốn biết lợi nhuận của bạn sẽ là gì nếu bạn bán 100, 200 hoặc 300 widget.
Một cách để làm điều này là thay đổi hình trong A3 cho mỗi kịch bản mà chúng tôi đã xác định ở trên. Nói cách khác, bạn có thể thay đổi A3 thành 100 và lưu ý thay đổi lợi nhuận trong C3. Sau đó, bạn có thể thực hiện tương tự cho 200 và 300. Tuy nhiên, chức năng Phân tích what-if của Excel được thiết kế chỉ trong một dịp như vậy.
Để sử dụng công cụ Phân tích what-if của Excel, hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào Tab Dữ liệutrên ruy-băng và tìm nút công cụ Phân tích gì nếu phân tíchtrong phần Công cụ dữ liệu. Nhấp vào nút Phân tích what-ifvà chọn Trình quản lý kịch bảntừ danh sách tùy chọn.
Bây giờ bạn sẽ nhìn vào cửa sổ Trình quản lý kịch bản. Nhấp vào nút Thêmvà Excel sẽ yêu cầu bạn đặt tên cho trường hợp đầu tiên. Bạn có thể chọn bất kỳ tên nào bạn muốn nhưng sẽ thận trọng khi chọn một tên mô tả về kịch bản bạn đang tạo. Ví dụ của chúng tôi ở đây, đặt tên cho trường hợp 100 Widget.
Trong hộp Thay đổi ô, nhập A3và sau đó nhấp vào OK .
Trong cửa sổ Giá trị kịch bản mở ra, nhập 100và nhấp vào OK. Về cơ bản những gì bạn đã làm được tạo ra một kịch bản mới nếu sẽ tính tổng lợi nhuận nếu số lượng vật dụng được bán trong A3 là 100.
Hoàn tất các bước ở trên để tạo thêm hai trường hợp, một cho 200 tiện íchvà một cho 300 tiện ích con. Khi hoàn tất, cửa sổ Trình quản lý kịch bản sẽ giống như sau:
Nhấp vào kịch bản có nhãn 100 Tiện íchvà sau đó nhấp vào nút Hiển thị. Lưu ý rằng ô A3 thay đổi thành 100 và ô C3 thay đổi thành 1.000 đô la. Bây giờ, hãy nhấp vào kịch bản có nhãn 200 Tiện íchvà sau đó nhấp vào nút Hiển thị. Lưu ý rằng ô A3 thay đổi thành 200 và ô C3 thay đổi thành 2.000 đô la. Làm tương tự cho trường hợp có nhãn 300 Tiện ích.
Kịch bản Điều gì xảy ra cũng cho phép bạn xem cùng lúc một bản tóm tắt tất cả các tình huống bạn đã tạo trong các bước trước đó. Nhấp vào nút Tóm tắtvà nhập C3vào hộp Kết quả.
Nhấp vào OKvà Excel tạo trang tính mới hiển thị tất cả các kịch bản của bạn trong một bản tóm tắt thuận tiện.
Mặc dù đơn giản, ví dụ này cho thấy chức năng Phân tích What-If của Excel mạnh mẽ như thế nào. Sử dụng một bảng tính chứa đầy dữ liệu và công thức, bạn có thể dễ dàng tạo các kịch bản Phân tích Điều gì xảy ra với Excel để giúp bạn khắc phục sự cố khi chỉnh sửa các ô riêng lẻ để xem những thay đổi này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các giá trị trong các ô khác. Hãy tận hưởng!