6 cách hàng đầu để sao chép tài liệu Word

Khi tạo bản sao của tài liệu Word, bạn không chỉ có được bản sao lưu của tệp mà còn ngăn chặn những thay đổi vô tình đối với bản gốc và giúp việc chia sẻ nó với người khác ít rủi ro hơn.

Nếu bạn sử dụng Word cho máy tính để bàn hoặc thiết bị di động, Word Online hoặc quản lý tệp DOCX trong OneDrive thì bạn có một số cách để sao chép tài liệu hiện có. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng phương pháp.

1. Sao chép tài liệu Word bằng File Explorer hoặc Finder

Nếu bạn có tài liệu Microsoft Word trên bộ nhớ cục bộ của PC hoặc Mac, bạn có thể sử dụng hệ thống quản lý tệp của hệ điều hành để sao chép tài liệu đó giống như bất kỳ tệp nào khác.

Sao chép tài liệu Word trong Windows

Chọn tệp DOCX trên màn hình nền hoặc File Explorer.

Sử dụng phím tắt Ctrl+ Cđể sao chép tệp vào bảng nhớ tạm của Windows. Hoặc nhấp chuột phải và chọn Sao chép.

Nhấn Ctrl+ V,hoặc nhấp chuột phải và chọn Dán.

Một bản sao xuất hiện trong cùng thư mục với Copyđược thêm vào cuối tên tệp. Đổi tên hoặc di chuyển nó đi nơi khác. Hoặc sử dụng phím tắt Dánhoặc nhấp chuột phải vào tùy chọn menu ngữ cảnh để dán bản sao của tài liệu trực tiếp vào bất cứ nơi nào bạn muốn.

Sao chép tài liệu Word trong macOS

Chọn tài liệu Word bạn muốn sao chép.

Kiểm soát–nhấpvào tệp và chọn Sao y. Một tệp mới sẽ hiển thị với copyở cuối tên.

Ngoài ra, hãy sử dụng chức năng Sao chéptrên menu ngữ cảnh để sao chép tệp vào khay nhớ tạm của máy Mac. Sau đó, Kiểm soát–nhấp vàovị trí tương tự hoặc vị trí khác và chọn Dánđể tạo bản sao. Tìm hiểu thêm về tùy chọn sao chép và dán trên máy Mac.

2. Mở bản sao trùng lặp của tệp Word (Chỉ dành cho Windows)

Trong Microsoft Word dành cho Windows, bạn có thể mở bất kỳ tài liệu gần đây nào dưới dạng bản sao và ngăn chặn những thay đổi vô tình đối với tệp gốc ngay từ đầu. Để làm điều đó:

.

Mở Word (hoặc chọn tab Tệpnếu bạn đang ở trong tài liệu).

Di con trỏ chuột lên tệp trong danh sách Gần đây.

Nhấp chuột phải và chọn Mở dưới dạng bản sao.

Nếu sửa đổi tài liệu mới, bạn phải lưu tài liệu đó ở nơi khác trên ổ cứng, SSD hoặc OneDrive của PC. Bạn cũng phải cung cấp tên cho tài liệu.

Nếu không tìm thấy tài liệu trong danh sách Gần đây, bạn có thể mở bản sao qua hộp thoại Mở của Word. Hành động này sẽ tự động lưu bản sao vào vị trí ban đầu nhưng chỉ hoạt động nếu tệp nằm trên bộ nhớ cục bộ. Để làm điều đó:

Mở Microsoft Word (hoặc chọn tab Tệpnếu bạn đang làm việc trên tài liệu) và chọn Mở>Duyệt.

Chọn tệp Word bạn muốn mở.

Chọn mũi tên Xuốngbên cạnh nút Mởvà chọn Mở dưới dạng bản sao.

3. Sử dụng chức năng Lưu dưới dạng trong Word để tạo bản sao

Ngoài ra, bạn có thể mở tài liệu gốc nhưng lưu các thay đổi của mình vào một tệp khác. Tính năng này hoạt động trên cả PC và Mac.

Tắt tính năng Lưu tự động (tắt nút chuyển Lưu tự độngở trên cùng bên phải của cửa sổ Word) nếu bạn muốn ngăn bất kỳ thay đổi nào lưu vào bản gốc.

Lưu tài liệu Word dưới dạng bản sao trên PC

Chọn tab Tệpở góc trái cửa sổ Word.

Chọn Lưu dưới dạngbản sao.

Chỉ định đích đến, đặt tên và chọn Lưu.

Lưu tài liệu Word dưới dạng bản sao trên máy Mac

Chọn Save Astrên thanh tiêu đề Word. Nếu bạn không nhìn thấy nút này, hãy chọn nút Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh(biểu tượng có ba dấu chấm) và chọn Lưu dưới dạngđể hiện nút đó. Hoặc mở thanh menu của máy Mac và chọn Tệp>Save As.

Chỉ định đích và tên.

Chọn Lưu.

4. Tạo bản sao tệp Word trong OneDrive.

Nếu bạn lưu trữ tài liệu Word trên OneDrive, hãy sử dụng chức năng Sao chépđể tạo bản sao trong thư mục khác trên dịch vụ lưu trữ đám mây. Điều đó cho phép bạn giữ lại bản sao của bản gốc trước cộng tác trên tệp DOCX với những người dùng Word khác.

Định vị tài liệu Word mà bạn muốn sao chép trên ứng dụng web OneDrive.

Chọn Tùy chọn khác(nút có ba dấu chấm) bên cạnh tài liệu và chọn Sao chép vào.

Chọn thư mục đích trong OneDrive rồi chọn Sao chép vào đây.

OneDrive cũng cho phép bạn tải xuống bản sao DOCX xuống PC hoặc máy Mac của mình. Chỉ cần chọn tùy chọn Tải xuốngtrên menu ngữ cảnh Tùy chọn khác. Nếu bạn có OneDrive được thiết lập để đồng bộ với thiết bị trên máy tính của bạn, hãy sao chép trực tiếp qua File Explorer hoặc Finder.

5. Tạo tài liệu trùng lặp trong Word Online

Trong Word Online, bạn có thể lưu các bản sao của tệp vào các vị trí khác của OneDrive hoặc tải tệp trực tiếp xuống PC hoặc máy Mac của bạn.

Mở tài liệu trong Word Online.

Chọn tab Tệp.

Chọn Lưu dưới dạngtrên menu. Sau đó, chọn Lưu dưới dạngđể lưu bản sao khác trên OneDrive. Hoặc chọn tùy chọn Tải xuống bản saođể tải bản sao xuống PC của bạn.

6. Tài liệu trùng lặp trong Word Mobile

Nếu sử dụng ứng dụng Word Mobile cho Android hoặc iPhone, bạn có một số tùy chọn khác nhau để tạo bản sao tệp mới từ các tài liệu hiện có. Ví dụ: bạn có thể:

Mở tài liệu, nhấn vào biểu tượng ba chấm ở trên cùng bên phải và chọn Lưu bản sao/Lưu dưới dạngđể tạo một tệp trùng lặp vào OneDrive hoặc bộ nhớ cục bộ trên điện thoại di động của bạn.

Nhấn vào biểu tượng Chia sẻở đầu màn hình và chọnGửi bản saođể gửi bản sao tài liệu trùng lặp qua email.

Sử dụng ứng dụng Tệp trên iPhone hoặc Android của bạn để tạo bản sao của tệp DOCX được lưu trữ cục bộ. Trên iOS, chỉ cần nhấn và giữ tệp và chọn Sao y. Nếu bạn sử dụng Android, hãy nhấn vào biểu tượng Thêm(ba dấu chấm) bên cạnh tệp và sử dụng chức năngSao chép vào..

Dễ dàng sao chép tệp Word trên mọi thiết bị

Như bạn vừa thấy, bạn có nhiều cách để sao chép tệp DOCX trong Word. Hãy chọn phương pháp tốt nhất phù hợp với bạn, tùy thuộc vào hoàn cảnh, và bạn sẽ làm tốt. Chúng cũng hoạt động với các ứng dụng Microsoft Office khác, vì vậy hãy nhớ sử dụng chúng vào lần tới khi bạn phải tạo thêm bản sao của bất kỳ tài liệu Excel hoặc PowerPoint nào.

.

bài viết liên quan: