Tính số tiền trong bảng tính là một trong những lý do cơ bản nhất để sử dụng chương trình bảng tính như Excel hoặc trang web bảng tính như Google Sheets. Nó rất hữu ích khi xử lý các tập hợp dữ liệu lớn, tự động hóa theo dõi chi phí và hơn thế nữa.
Một công thức tự động thêm các ô dễ dàng hơn nhiều so với việc rút ra một máy tính để làm toán bằng tay. Điều này cũng đúng với các phép tính toán khác. Tất cả những gì bạn cần là các giá trị mà bạn sẽ làm việc và các công thức chúng tôi sẽ xem bên dưới sẽ thực hiện tất cả các công việc nặng nhọc cho bạn.
Hầu hết các phần mềm bảng tính đều hoạt động giống hệt nhau khi thêm, trừ, nhân và chia, vì vậy các bước này nên hoạt động cho dù bạn đang sử dụng công cụ bảng tính nào.
Tự động thêm và trừ trong bảng tính
Hãy xem xét một bảng tính đơn giản chứa chi phí, tiền gửi, và số dư hiện tại. Bạn bắt đầu với số dư cho thấy số tiền bạn có sẵn và số tiền này cần phải trừ đi các khoản chi phí và tiền gửi được thêm vào để duy trì hiện tại. Các công thức được sử dụng để dễ dàng tính toán số dư.
Đây là một ví dụ đơn giản về cách trừ một khoản chi phí lớn từ số dư:
Chúng tôi muốn số dư hiện tại hiển thị dưới mức 10.000 đô la hiện có. Để làm điều đó, chúng tôi đã chọn ô mà chúng tôi muốn phép tính hiển thị và sau đó đặt dấu =theo sau là phép tính.
Dấu =luôn cần thiết để bắt đầu bất kỳ công thức nào trong bảng tính. Phần còn lại khá đơn giản: Lấy số dư hiện tại (C2) trừ đi chi phí (A3), giống như bạn sẽ làm nếu bạn trừ đi các giá trị này trên giấy. Nhấn Enterkhi hoàn thành công thức sẽ tự động tính toán giá trị $ 9,484,20.
Tương tự, nếu chúng tôi muốn thêm tiền gửi vào số dư, chúng tôi sẽ chọn ô chúng tôi muốn dữ liệu để hiển thị, đặt dấu =và sau đó tiếp tục với phép toán đơn giản cho những gì chúng ta cần thêm: C3 + B4.
Chúng ta đã làm gì cho đến nay chỉ ra cách thực hiện thêm và trừ đơn giản trong bảng tính, nhưng có một số công thức nâng cao chúng tôi có thể sử dụng để tính toán các kết quả này ngay sau khi bạn nhập chi phí hoặc tiền gửi. Sử dụng chúng sẽ cho phép bạn nhập số vào các cột đó để số dư cuối cùng tự động hiển thị.
Để thực hiện việc này, chúng tôi cần tạo công thức if / then. Có thể hơi khó hiểu nếu đây là lần đầu tiên bạn nhìn vào một công thức dài, nhưng chúng tôi sẽ chia tất cả thành từng phần nhỏ để xem tất cả chúng có nghĩa gì.
= ifs (A5>0, C4 - A5, B5>0, C4 + B5, TRUE, phạm lỗi)
Phần ifschỉ đơn giản nói rằng chúng tôi muốn khớp nhiều hơn một nếu if vì chúng tôi không biết nếu chi phí hoặc tiền gửi sẽ được điền vào. Chúng tôi muốn có một công thức để chạy nếu chi phí được điền vào (đây sẽ là phép trừ như được hiển thị ở trên) và một công thức khác (bổ sung) nếu khoản tiền gửi nếu được nhập.
Bây giờ chúng tôi có một công thức sẽ tự động tính toán các khoản này, chúng tôi có thể kéo công thức xuống bảng tính để chuẩn bị cho bất kỳ mục nào chúng tôi thực hiện trong cột chi phí hoặc tiền gửi.
Khi bạn điền các giá trị này, cột số dư sẽ tính toán số tiền ngay lập tức.
Các chương trình bảng tính có thể xử lý nhiều hơn hai ô cùng một lúc, vì vậy nếu bạn cần thêm hoặc bớt đồng thời nhiều ô, có một số cách để thực hiện:
Cách phân chia , Nhân, & Nhiều hơn
Chia và nhân cũng dễ dàng như cộng và trừ. Sử dụng *để nhân và /để chia. Tuy nhiên, điều có thể gây nhầm lẫn một chút là khi bạn cần hợp nhất tất cả các phép tính khác nhau này vào một ô.
Ví dụ: khi chia và bổ sung được sử dụng cùng nhau, nó có thể được định dạng là = sum (B8: B9) / 60. Việc này lấy tổng của B8 và B9 và sau đó lấy câu trả lờiđó chia cho 60. Vì chúng tôi cần bổ sung để được thực hiện trước, chúng tôi viết nó trước trong công thức.
Đây một ví dụ khác, trong đó tất cả các phép nhân được lồng trong các phần riêng của chúng để chúng được thực hiện cùng nhau và sau đó các câu trả lời riêng lẻ đó được thêm vào cùng nhau: = (J5 * 31) + (J6 * 30) + (J7 * 50 ).
Trong ví dụ này, = 40- (sum (J3: P3)), chúng tôi đang xác định số giờ còn lại là 40 giờ khi tổng của J3 đến P3 được tính toán. Vì chúng tôi trừ tổng từ 40, nên chúng tôi đặt 40 trước như một bài toán thông thường và sau đó trừ tổng của nó.
Khi lồng các phép tính, hãy nhớ thứ tự các phép toán để biết mọi thứ sẽ như thế nào được tính toán:
Đây là một ví dụ về sự phù hợp và Sử dụng không đúng thứ tự các phép toán trong một bài toán đơn giản:
30 chia cho 5 lần 3
Cách chính xác để tính toán điều này là bằng cách lấy 30 / 5 (là 6) và nhân nó với 3 (để có được 18). Nếu bạn không theo thứ tự và lấy 5 * 3 trước (để lấy 15) và sau đó lấy 30/15, bạn sẽ nhận được câu trả lời sai là 2.