Trình theo dõi chi phí rất quan trọng nếu bạn lập ngân sách hoặc bạn cần biết tiền của mình sẽ đi đâu. Google Forms là trình tạo biểu mẫu miễn phí hoạt động tuyệt vời như một công cụ theo dõi chi phí.
Google Forms có thể tùy chỉnh rất nhiều, do đó, nó cũng có thể được sử dụng làm khảo sát, công cụ RSVP, biểu mẫu liên hệ, bảng đăng ký sản phẩm hoặc bất kỳ dạng câu hỏi / câu trả lời nào khác, bạn có thể biến nó thành một trình theo dõi chi phí tùy chỉnh bằng cách chọn các câu hỏi liên quan đến chi phí.
Trình theo dõi chi phí Google Forms có thể giữ các tab trên bất kỳ thứ gì bạn muốn liên quan đến giao dịch và vì nó hoạt động tuyệt vời từ điện thoại, bạn sẽ có nó bên mình bất cứ nơi nào bạn đi.
Bạn có thể ngừng lưu biên lai hoặc cố gắng giải mã một khoản phí trên thẻ tín dụng của bạn; chỉ cần kéo theo dõi chi phí của bạn ngay sau khi bạn chi tiền để ghi lại tất cả các chi tiết quan trọng và gửi nó vào bảng tính mà bạn có thể xem lại sau.
Mẹo: Xem danh sách của chúng tôi về ứng dụng theo dõi ngân sách và chi phí tốt nhất cho một số cách khác để theo dõi chi phí. Chúng không thể tùy chỉnh như Google Forms nhưng chúng có những lợi ích riêng.
Quyết định theo dõi những gì
Ý tưởng về trình theo dõi chi phí là theo dõi những gì bạn đang tiêu tiền của mình, vì vậy có một vài chi tiết cơ bản mà biểu mẫu cần bao gồm. Nhưng tùy thuộc vào những gì bạn muốn theo dõi, bạn có thể cần một số trường bổ sung trong biểu mẫu.
In_content_1 all: [300x250] / dfp: [640x360]- >Dưới đây là một số ví dụ về những gì bạn có thể muốn theo dõi:
Khi quyết định nên đưa gì vào trình theo dõi chi phí của Google Forms, hãy nhớ rằng bạn muốn các trường càng rộng càng tốt để họ có thể áp dụng cho bất cứ thứ gì bạn đang mua. Bạn không nhất thiết phải có một lĩnh vực hỏi loại thực phẩm bạn mua, ví dụ, trừ khi đây chỉ là một công cụ theo dõi chi phí thực phẩm; bạn cũng có thể muốn sử dụng điều này để ghi lại thanh toán tiền thuê nhà và hóa đơn điện thoại.
Trên lưu ý đó, bạn có thể thực hiện bất kỳ trường nào trong biểu mẫu theo dõi chi phí của mình hoặc không bắt buộc. Vì vậy, nếu bạn thực sự muốn một trường thực sự cụ thể cho một cái gì đó, chỉ cần làm cho nó không bắt buộc để bạn không phải sử dụng nó cho mọi giao dịch.
Xây dựng Trình theo dõi chi phí Google Forms
Đây là một công cụ theo dõi chi phí mẫu, do đó, của bạn, không có nghĩa là, cần phải trông giống hệt như công cụ này. Chúng tôi sử dụng các câu hỏi rộng với các tùy chọn trả lời rộng hơn để cho thấy cách thức hoạt động của nó. Bạn sẽ học được rằng chỉnh sửa biểu mẫu cực kỳ dễ dàng, vì vậy bạn không nên có bất kỳ vấn đề nào khi tự mình chỉnh sửa biểu mẫu.
Điều này không cần thiết, nhưng hình thức của bạn cũng có thể bao gồm hình ảnh, tiêu đề và bảng màu độc đáo. Một hình thức đầy màu sắc có thể làm cho chi phí theo dõi trở nên thú vị, nếu điều đó hoàn toàn có thể! Biểu tượng sơn ở đầu trang là nơi bạn thực hiện những thay đổi đó.
Thiết lập tính toán
Mọi mục nhập từ biểu mẫu của bạn được tập hợp trong một bảng tính được định dạng độc đáo tại Google Sheets. Chọn GIẢI QUYẾTtừ đầu biểu mẫu của bạn rồi nhấp vào biểu tượng bảng tính để đổi tên bảng tính (nếu bạn muốn).
Sau khi bảng tính mở ra, hãy tạo một tab mới ở dưới cùng và đặt tên cho nó là Tính toán.
Từ đó, bạn có thể làm bất cứ điều gì mà Google Sheets hỗ trợ: cộng tất cả các chi phí của bạn trong một khoảng thời gian nhất định, tạo biểu đồ để hiểu trực quan về chi phí của bạn, xem ai chi tiêu nhiều tiền nhất, xác định cửa hàng nào khiến bạn tốn nhiều tiền nhất, v.v.
Sử dụng các loại công thức đó trong Google Sheets nằm ngoài phạm vi của bài viết này, nhưng hãy để xem xét một cái gì đó thực sự đơn giản như cộng tất cả các chi phí cho mỗi người để chúng ta thực sự có thể thấy ai là người chi tiêu nhiều nhất. Bạn luôn có thể điều chỉnh công thức cho tổng số tiền bạn chi tiêu tại mỗi cửa hàng.
Cách dễ nhất để tổng tất cả các chi phí bất kể người thực hiện giao dịch là chạy tổng hợp công thức, như thế này:
= sum ('Biểu mẫu phản hồi 1'! B: B)
Tính toán này hoạt động với ví dụ của chúng tôi vì cột giá từ các phản hồi của biểu mẫu nằm trong cột B.
Đây là một công thức Google Sheets cho thấy cái nhìn chi tiết hơn nhiều về số tiền mà mỗi người đang chi tiêu:
= sumif ('Biểu mẫu phản hồi 1! G: G, Giọt Jeff Jeff, 'Phản hồi mẫu 1'! B: B)
Cách thức hoạt động này là bằng cách nhập sumifvà sau đó chọn cột có chứa tên (Gtrong ví dụ của chúng tôi) . Phần tiếp theo là xác định tên, Jeff. Cuối cùng, chọn tiêu đề cột có giá để khi cột khác khớp với tên mà chúng tôi đặt sau, nó sẽ chỉ thêm các giá đó.
Xem qua danh sách các chức năng của Google Sheets của Google để biết một số những cách khác để có thể diễn giải dữ liệu từ biểu mẫu của bạn. Một cách khác để xem chi phí của bạn là với biểu đồ hoặc biểu đồ; Google có một hướng dẫn khi thực hiện điều đó.