Cho dù bạn là người mới sử dụng Microsoft Outlook hay bối cảnh cuộc họp, bạn đều có thể lên lịch cuộc họp chỉ trong vài phút. Chọn hoặc thêm người tham gia của bạn, theo dõi những người đang tham dự và thực hiện các thay đổi trước ngày họp.
Đối với hội nghị, buổi khai mạc hoặc cập nhật tiếp theo của bạn, đây là cách lên lịch cuộc họp trong Outlook.
Cách thực hiện Lên lịch cuộc họp trong Outlook
Khi muốn lên lịch cuộc họp sử dụng Microsoft Outlook, bạn có một số cách khác nhau để hiển thị cửa sổ sự kiện mới. Mở Outlook và đi tới vị trí bên dưới.
Từ Hộp thư đến Outlook của bạn
Khi xem hộp thư đến của bạn, hãy chuyển tới tab Trang chủ, mở menu thả xuống Mục mớivà chọn Cuộc họp. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+ Shift+ Q.
Bạn muốn tạo cuộc họp từ một email cụ thể trong Outlook? Chọn nút Hành động khác(ba dấu chấm) trên tin nhắn và chọn Cuộc họp.
Ngoài ra, hãy chọn email, đi tới tab Trang chủvà chọn Trả lời bằng cuộc họptrong dải băng hoặc sử dụng Ctrl+ Alt+ R.
Từ Lịch Outlook của bạn
Nếu bạn đang xem Lịch Outlook của mình, hãy đi tới tab Trang chủvà chọn Cuộc họp mớitrong dải băng. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+ Shift+ Q.
Ngoài ra, hãy chọn ngày bạn muốn sử dụng và nhấp chuột phải vào thời gian. Chọn Yêu cầu cuộc họp mớihoặc Cuộc họp định kỳ mớitheo tùy chọn của bạn.
Lưu ý: Nếu bạn bấm đúp vào thời gian trong chế độ xem lịch, thao tác này sẽ tạo Cuộc hẹn thay vì Cuộc họp theo mặc định.
Nhập chi tiết cuộc họp
Sau khi cửa sổ cuộc họp mới mở ra bằng một trong các phương pháp trên, bạn có thể thêm chi tiết theo bất kỳ thứ tự nào.
Cách thêm người tham dự
Tương tự như việc tạo cuộc họp trong Outlook, bạn có nhiều cách để thêm người tham dự. Bạn có thể bao gồm những người tham gia vào bất kỳ thời điểm nào trong quá trình thiết lập cuộc họp. Để mời những người tham dự sau khi bạn lên lịch cuộc họp, hãy đi tới phần sau.
Nhập người tham dự cuộc họp
Bạn có thể nhanh chóng thêm người tham dự vào cuộc họp của mình bằng cách nhập tên hoặc địa chỉ email của họ bên cạnh Bắt buộc(những người phải tham dự) hoặc Tùy chọn(những người có thể tham dự) tại phía trên cùng của cửa sổ.
Sử dụng Trợ lý lập lịch trình
Một cách khác để thêm người tham dự cuộc họp là sử dụng Trợ lý lập lịch trình. Tính năng này khả dụng cho Microsoft 365 và người dùng tài khoản Exchange.
Chuyển đến tab Trợ lý lập lịch trìnhvà thực hiện một trong những thao tác sau:
Khi bạn sử dụng xong Trợ lý lập lịch trình, hãy chọn tab Cuộc họpđể quay lại thiết lập cuộc họp của bạn.
Cách theo dõi người tham dự
Để xem ai đã chấp nhận, từ chối, có thể tham gia (dự kiến) hoặc chưa phản hồi yêu cầu họp của bạn, hãy đi tới Lịch trong Outlook..
Nhấp đúp vào cuộc họp để mở cuộc họp và chuyển tới tab Theo dõi. Bạn sẽ thấy từng người được mời, nếu họ là Bắt buộc hoặc Tùy chọn và Phản hồi của họ đối với lời mời họp của bạn ở bên phải.
Cách chỉnh sửa cuộc họp hiện có
Mọi việc luôn xảy ra có thể khiến bạn phải thay đổi cuộc họp đã lên lịch. Ví dụ: bạn có thể muốn thêm hoặc xóa người tham dự, thay đổi ngày hoặc giờ hoặc bao gồm tệp.
Chỉnh sửa dành cho người tổ chức không tổ chức cuộc họp
Nếu bạn không phải là chủ sở hữu cuộc họp nhưng muốn cập nhật sự kiện bằng cách thêm nhiều người tham gia hơn thì đây là một tùy chọn.
Lưu ý: Nếu người tổ chức cuộc họp tắt tính năng chuyển tiếp, bạn không thể gửi yêu cầu họp cho người tham gia khác.
Cách bắt đầu muộn hoặc Kết thúc sớm
Outlook dành cho Microsoft 365 cung cấp một tính năng tiện lợi để tự động bắt đầu cuộc họp muộn hoặc kết thúc sớm. Điều này rất hữu ích khi giúp mọi người có thêm vài phút giữa các cuộc họp..
Sẵn sàng gặp mặt
Việc thiết lập cuộc họp trong Outlook rất dễ thực hiện. Bạn có thể thêm nhiều người tham dự, đính kèm các mục và thực hiện các thay đổi trước cuộc họp nếu cần.
Bây giờ bạn đã biết cách lên lịch cuộc họp trong Outlook, hãy xem cách thêm Zoom vào Microsoft Outlook cuộc gọi điện video.
.