PowerPoint là một ứng dụng mạnh mẽ có thể được sử dụng cho bất kỳ loại bản trình bày nào. Một ví dụ tuyệt vời của việc sử dụng PowerPoint là trình bày các quy trình và quyết định bằng cách sử dụng biểu đồ và biểu đồ luồng. Tất cả các phiên bản Office đều có khả năng thêm các biểu đồ lưu lượng tiêu chuẩn như Process, Decision, Data,… nhưng Office 2007 và các phiên bản sau này cũng có một tính năng mới gọi là SmartArt, là các mẫu để hiển thị trực quan các ý tưởng, quy trình và luồng .
Điều tuyệt vời về SmartArt là bạn có thể sử dụng nó kết hợp với các đối tượng biểu đồ luồng và chúng liền mạch phù hợp. Ví dụ, đây là biểu đồ luồng nhanh mà tôi đã tạo trong PowerPoint mất khoảng 5 phút.
Để bắt đầu tạo một sơ đồ, bạn cần nhấp vào tab Chènvà sau đó nhấp vào Hình dạng. Ở phía dưới cùng, bạn sẽ thấy một phần có tên Lưu đồ.
Nếu bạn di chuột qua bất kỳ các hình dạng, nó sẽ cung cấp cho bạn một mô tả nhanh chóng, đó là tiện dụng trong trường hợp bạn quên những gì hình dạng đại diện cho những gì khái niệm. Nhấp vào hình dạng bạn muốn sử dụng và sau đó nhấp vào bất kỳ đâu trên trang trình bày để tạo đối tượng hoặc nhấp và kéo để tạo đối tượng có kích thước tùy chỉnh.
Để nhập văn bản vào đối tượng lưu đồ, bạn phải nhấp chuột phải vào đối tượng đó và chọn Chỉnh sửa văn bản. Theo mặc định, Office sử dụng nền màu xanh và văn bản màu trắng cho tất cả các đối tượng này. Nếu bạn muốn thay đổi điều này, bạn có thể nhấp chuột phải vào đối tượng và sau đó chọn từ Kiểu, Điềnhoặc Đường viềnnhư được hiển thị ở trên hoặc bạn có thể làm điều tương tự trong thanh ribbon trong Công cụ định dạng.
Chỉ cần di chuột qua các phong cách khác nhau, lấp đầy, hiệu ứng để xem chúng sẽ trông như thế nào mà không thực sự phải thay đổi kiểu dáng hiện tại của đối tượng. Lưu ý rằng nếu bạn chèn một đối tượng và bạn muốn thay đổi hình dạng thành một thứ khác sau này, bạn có thể nhấp vào nút Chỉnh sửa hình dạngmà bạn thấy ở trên cùng bên trái của ảnh chụp màn hình.
Khi bạn có một vài đối tượng trên trang chiếu của mình, bạn có thể kết nối chúng bằng cách sử dụng các trình kết nối trong phần Đường. Các đường kết nối là sáu đường ở giữa được đánh dấu màu vàng. Nhấp vào một và sau đó nhấp vào một đối tượng và kéo chuột của bạn đến đối tượng khác để kết nối chúng.
Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ đối tượng hoặc trình kết nối nào và chọn Định dạng hình dạngđể điều chỉnh chiều rộng, màu sắc, kiểu, hiệu ứng, v.v.
Bây giờ bạn có thể dành nhiều thời gian làm cho sơ đồ của bạn trông đẹp bằng cách sử dụng tất cả các tùy chọn định dạng này, nhưng một cách dễ dàng hơn là tìm một đối tượng SmartArt thích hợp. SmartArt bao gồm các mẫu tìm kiếm hấp dẫn mà bạn có thể chỉ cần thả vào bản trình bày của mình. Nhấp vào tab Chènvà sau đó nhấp vào SmartArt để bắt đầu.
Một hộp thoại sẽ bật lên với một danh sách các danh mục ở bên trái, hình thu nhỏ nhỏ cho tất cả các mục trong danh mục và mô tả từng mục ở ngoài cùng bên phải. Để chỉ cho bạn tốc độ bạn có thể thêm đồ họa đẹp vào trang chiếu của mình, nhấp vào Danh sách, cuộn xuống, nhấp vào Danh sách hình thang, sau đó nhấp OK .
Bây giờ với đối tượng được chọn trên trang trình bày của bạn, hãy tiếp tục và nhấp Thiết kếtrong Công cụ SmartArtở phần trên cùng của PowerPoint. Ở đây bạn nên bấm vào kiểu cuối cùng ở bên phải được gọi là Brick Scene.
Bạn cũng sẽ xem nút có tên Thay đổi màu sắcở bên trái của các kiểu SmartArt sẽ cho phép bạn chọn một số kết hợp màu tuyệt vời thay vì toàn bộ đồ họa chỉ là một màu.
Tiếp tục và chọn thứ 4 từ bên trái dưới Đầy màu sắcvà bây giờ bạn sẽ có một đồ họa tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng trong bản trình bày của mình.
Giờ đây, bạn có thể không nhất thiết sử dụng đồ họa đó trong sơ đồ của mình, nhưng bạn có thể nhấp vào Quy trìnhvà các danh mục khác có nhiều sơ đồ hơn giống như đồ họa. Một số mục cho phép bạn bao gồm hình ảnh, điều thực sự tuyệt vời nếu bạn muốn thêm một số hấp dẫn trực quan vào sơ đồ của mình.
Nhìn chung, Office có rất nhiều công cụ tích hợp để tạo một số sơ đồ tìm kiếm tuyệt vời nhanh chóng và dễ dàng. Microsoft cũng định kỳ phát hành thêm Đồ họa SmartArt mà bạn có thể tải xuống miễn phí. Hãy tận hưởng!