Microsoft Word có một tính năng nhờ đó bạn có thể ẩn văn bản để nó không hiển thị rõ ràng trong tài liệu. Nếu bạn không muốn xóa hoàn toàn văn bản, hãy ẩn văn bản là một tùy chọn tốt.
Vậy tại sao bạn lại muốn ẩn văn bản trong tài liệu Word? Vâng, một lý do sẽ là nếu bạn muốn in ra hai phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu, nhưng không muốn tạo hai tệp riêng biệt. Trong trường hợp này, bạn có thể ẩn một số văn bản, in tệp và sau đó in lại tài liệu, nhưng chọn in văn bản ẩn trong hộp thoại tùy chọn in.
Trong bài viết này tôi sẽ hướng dẫn bạn cách ẩn văn bản trong Word, cách xem văn bản ẩn và cách ẩn văn bản và cách tạo văn bản để người khác không thể chỉnh sửa văn bản ẩn. Lưu ý rằng bạn có thể ẩn văn bản trong Office cho Mac theo cách chính xác như được hiển thị bên dưới.
Ẩn văn bản trong Word 2007, 2010, 2013
Trước tiên hãy mở bất kỳ tài liệu nào bạn có thể có có một số lượng văn bản trong đó. Đây là một tài liệu ví dụ tôi đang sử dụng cho các mục đích minh họa.
Đánh dấu văn bản bạn muốn ẩn và sau đó nhấp chuột phải vào nó và chọn Phông chữ.
Trong hộp thoại Phông chữ, bạn sẽ thấy hộp kiểm Ẩntrong phần Hiệu ứng. Hãy tiếp tục và chọn hộp đó.
Nhấp OK và POOF, văn bản của bạn hiện đã biến mất! Tất cả những gì tôi còn lại là một đoạn không có dấu hiệu nào của đoạn văn khác. Đoạn văn này vẫn còn tồn tại và có một số câu hỏi thú vị nảy sinh khi nó bị ẩn.
Câu hỏi đầu tiên xuất hiện trong tâm trí tôi là điều xảy ra nếu tôi bắt đầu nhập vào vùng trống giữ văn bản trước đó? Vâng, tôi đã đi trước và thử nghiệm nó bằng cách gõ một đoạn văn bản khác mà trước đây là văn bản ẩn.
Vậy chuyện gì đã xảy ra? Vâng, tôi sẽ giải thích rằng trong phần tiếp theo khi tôi nói về việc xem văn bản ẩn trong Word.
Xem văn bản ẩn trong Word
Ok, vậy làm thế nào để chúng ta tìm hiểu về văn bản ẩn trở lại để hiển thị lại tài liệu? Về cơ bản, chúng tôi thực hiện theo quy trình tương tự khi chúng tôi ẩn văn bản. Nhấn CTRL + Ađể đánh dấu mọi thứ trong tài liệu, nhấp chuột phải vào bất kỳ phần được đánh dấu nào và chọn lại Phông chữ. Lần này bạn sẽ thấy hộp kiểm Ẩnkhông có dấu kiểm trong đó, nhưng thay vào đó là màu xanh lá cây hoàn toàn.
Điều này có nghĩa là một số văn bản được chọn bị ẩn và một số có thể nhìn thấy được. Nhấp vào nó một lần sẽ thay đổi nó thành một dấu kiểm, có nghĩa là tất cả các văn bản trong tài liệu sẽ được ẩn và nhấp vào nó một lần nữa sẽ loại bỏ dấu kiểm, có nghĩa là không có văn bản trong tài liệu nên được ẩn.
Văn bản ẩn hiện có thể nhìn thấy, nhưng như bạn có thể thấy, nó ở một vị trí hơi khác. Nó bây giờ nằm dưới đoạn văn mà tôi đã gõ khi văn bản bị ẩn. Vì vậy, thay vì bị ghi đè, nó đơn giản bị đẩy xuống. Nếu bạn muốn văn bản vẫn ở một nơi nhất định, bạn có thể nhấp vào nút Hiển thị / Ẩn đoạn vănvà nó sẽ hiển thị cho bạn văn bản ẩn với gạch chân chấm đặc biệt.
Sau đó, bạn có thể bắt đầu một đoạn mới ở vị trí bạn muốn và sau đó nhấp vào nút để ẩn văn bản một lần nữa. Bây giờ bạn đã biết cách ẩn và hiển thị văn bản ẩn, hãy nói về cách in nó.
In Văn bản ẩn trong Word
In văn bản ẩn trong Word yêu cầu nhập vào phần tùy chọn của hộp thoại In. Khi bạn đi tới Tệprồi nhấn In, nhấp vào Thiết lập trangở dưới cùng.
Trong hộp thoại Thiết lập trang, nhấp vào tab Giấy và sau đó nhấp vào Tùy chọn in.
Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn Wordvới tab Hiển thịđã được chọn. Tại đây bạn sẽ thấy hộp In văn bản ẩntrong Tùy chọn in.
Bạn cũng có thể truy cập hộp thoại này bằng cách nhấp vào Tệp, sau đó nhấp vào Tùy chọnrồi nhấp vào tab Hiển thị. Cài đặt này là toàn cầu, vì vậy bạn sẽ phải quay lại và bỏ chọn sau này nếu bạn không muốn in văn bản ẩn cho một tài liệu khác.
Bây giờ chúng ta biết cách ẩn và hiển thị văn bản, có thể bạn cũng muốn ngăn người khác chỉnh sửa văn bản ẩn? Điều đó cũng có thể xảy ra khi tôi hiển thị bên dưới.
Bảo vệ tài liệu Word
Thật không may, không có cách nào để ẩn hoàn toàn văn bản ẩn trong Word. Nếu bạn gửi tài liệu cho người nào đó có văn bản ẩn, họ sẽ có thể xem tài liệu nếu họ biết bất kỳ thủ tục nào được hiển thị ở trên. Tuy nhiên, bạn có thể ngăn mọi người chỉnh sửa văn bản.
Bảo vệ tài liệu sẽ ngăn mọi người thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với bất kỳ văn bản nào. Nó sẽ cho phép người dùng xem tài liệu nhưng không thực hiện bất kỳ thay đổi nào.
Nhấp vào tab Đánh giávà nhấp vào Bảo vệ tài liệuhoặc Hạn chế chỉnh sửatùy thuộc vào phiên bản Office của bạn.
Kiểm tra Giới hạn định dạng cho lựa chọn kiểuHộp và nhấp vào nút Cài đặt.
Trong hộp thoại Hạn chế định dạng, hãy chọn lại hộp và nhấp vào Khôngđể đảm bảo không có gì có thể thay đổi về định dạng và kiểu.
Nhấp OK và bạn sẽ nhận được thông báo bật lên hỏi xem bạn có muốn xóa một số kiểu định dạng không được cho phép hay không. Đảm bảo nhấp KHÔNG. Nếu bạn nhấp vào Có, nó sẽ loại bỏ thuộc tính ẩn khỏi văn bản ẩn và nó sẽ hiển thị lại.
Tiếp theo, chọn hộp Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệuvà để nguyên là Không có thay đổi (Chỉ đọc).
Trong Ngoại lệ, bạn có thể bỏ chọn mọi thứ. Cuối cùng, nhấp vào nút Có, Bắt đầu thực thi bảo vệvà nhập mật khẩu để bảo vệ tài liệu Word. Cố gắng tạo mật khẩu nhiều hơn 8 ký tự, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng phiên bản Office cũ hơn.
Mặc dù những người khác có thể xem văn bản ẩn, không thể chỉnh sửa văn bản nào trong tài liệu. Nếu bạn cần văn bản hoàn toàn ẩn, bạn sẽ thực sự phải xóa nó khỏi tài liệu. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng đăng nhận xét. Hãy tận hưởng!