Nếu bạn đang tìm kiếm tạo và in nhãn dưới bất kỳ hình thức nào, không tìm đâu xa hơn Microsoft Word và Excel. Bạn có thể lưu trữ dữ liệu nhãn của mình trong Excel và sau đó tìm nạp dữ liệu đó trong Word để lưu hoặc in nhãn của bạn.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách tạo bảng tính nhãn trong Excel tương thích với Word, định cấu hình nhãn của bạn và lưu hoặc in chúng.
1. Nhập dữ liệu cho nhãn của bạn trong bảng tính Excel
Bước đầu tiên là tạo bảng tính Excel với dữ liệu nhãn của bạn. Bạn sẽ chỉ định một tiêu đề thích hợp cho mỗi trường dữ liệu để bạn có thể truy xuất các tiêu đề trong Word.
Đối với ví dụ sau, chúng tôi sẽ tạo một bảng tính với các trường sau:
Tên
Họ
Địa chỉ Đường phố
Thành phố
Tiểu bang
Mã ZIP
Để bắt đầu tạo bảng tính Excel của bạn:
Khởi chạy Microsoft Excel trên máy tính Windows hoặc Mac và tạo một bảng tính mới.
Trên Excel's màn hình bảng tính, chọn ô đầu tiên trong hàng đầu tiên và nhập Tên.
Chọn ô đầu tiên trong cột Bvà nhập Họ. Tương tự, thêm Địa chỉ đường phố, Thành phố, Tiểu bangvà Mã ZIPvào CCác hàng đầu tiên của cột>, D, Evà Ftương ứng.
Bây giờ, hãy thêm dữ liệu vào bên dưới mỗi tiêu đề bạn vừa tạo. Bảng tính của bạn sẽ trông giống như sau:
Khi bạn đã hoàn tất việc thêm dữ liệu, hãy lưu bảng tính của bạn bằng cách chọn Tệpở trên cùng.
Chọn Lưutrong thanh bên trái.
Chọn Duyệttrong ngăn ở bên phải.
Chọn một thư mục để lưu bảng tính của bạn, nhập tên cho bảng tính của bạn trong Tên tệpvà chọn Lưuở cuối cửa sổ.
Đóng cửa sổ Excel.
Bảng tính Excel của bạn hiện đã sẵn sàng.
2. Định cấu hình nhãn trong Word
Bước thứ hai là định cấu hình các thứ nguyên các nhãn của bạn trong Word. Có một số bố cục nhãn được xác định trước mà bạn có thể chọn. Bạn thậm chí có thể tạo nhãn của riêng mình với kích thước tùy chỉnh, nếu bạn muốn.
Khởi chạy Microsoft Word trên máy tính Windows hoặc Mac và bắt đầu một tài liệu trống mới.
Trên màn hình chỉnh sửa tài liệu, chọn tab Thưtừ thanh công cụ trên cùng.
Trong tab Thư, chọn Bắt đầu trộn thưrồi chọn Nhãntừ menu.
Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn nhà cung cấp nhãn từ trình đơn thả xuống Nhà cung cấp nhãn. Sau đó, chọn một loại nhãn từ danh sách Số sản phẩm, Cuối cùng, chọn ĐĂNG KÝ.
Nếu bạn muốn tạo nhãn tùy chỉnh, hãy chọn nút Nhãn mớivà chỉ định kích thước nhãn của bạn theo cách sau cửa sổ.
Bố cục nhãn của bạn hiện đã được định cấu hình và giữ cho tài liệu này luôn mở trong Word.
3. Đưa Dữ liệu Excel vào Tài liệu Word
Bây giờ, các nhãn của bạn đã được định cấu hình, nhập dữ liệu bạn đã lưu trong bảng tính Excel vào tài liệu Word của bạn. Bạn không cần phải mở Excel để thực hiện việc này.
Để bắt đầu:
Trong khi tài liệu Word của bạn vẫn đang mở, hãy chọn Thưở trên cùng.
Trong tab Thư, chọn Chọn người nhậnvà chọn Sử dụng danh sách hiện có. Bạn đang nói với Word rằng bạn muốn sử dụng danh sách xác định trước cho các nhãn của mình.
Trong File Explorercửa sổ mở ra, điều hướng đến thư mục chứa bảng tính Excel mà bạn đã tạo ở trên. Nhấp đúp vào bảng tính để nhập nó vào tài liệu Word của bạn.
Word sẽ mở Chọn bảng cửa sổ. Tại đây, hãy chọn trang tính chứa dữ liệu nhãn.
Đánh dấu vào tùy chọn Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cộtvà chọn OK.
4. Thêm nhãn từ Excel vào tài liệu Word
Bây giờ bạn sẽ chỉ định các trường bạn muốn sử dụng trong nhãn của mình.
Để thực hiện điều đó:
Đảm bảo rằng bạn vẫn đang ở trên tài liệu nhãn trong Word.
Chọn tab Thưở trên cùng, sau đó chọn từ Viết & Chèn Phần trường, chọn tùy chọn Khối địa chỉ.
Trên Cửa sổ Chèn khối địa chỉmở ra, chọn nút Đối sánh các trường.
Word mở cửa sổ Các trường phù hợp. Tại đây, hãy đảm bảo mỗi trường trong Bắt buộc đối với Khối địa chỉkhớp với trường thích hợp trong bảng tính của bạn. Ví dụ: Địa chỉ 1phải được đặt để sử dụng Địa chỉ đường phốtừ bảng tính của bạn, v.v.
Chọn OKđể đóng cửa sổ.
Quay lại cửa sổ Chèn khối địa chỉ, bạn có thể thấy xem trước nhãn của bạn. Đảm bảo bản xem trước này đại diện cho các nhãn thực mà bạn muốn tạo. Sau đó, chọn OKở cuối cửa sổ.
Trong tài liệu Word của bạn, bạn sẽ nhận thấy nhãn đầu tiên bây giờ có nội dung <>
Chọn tab Thưở trên cùng, sau đó chọn Cập nhật Nhãn.
Tất cả các nhãn trong tài liệu của bạn giờ sẽ có nội dung <>
20
5. Tạo nhãn từ Excel trong tài liệu Word
Word hiện có tất cả dữ liệu cần thiết để tạo nhãn của bạn. Bây giờ bạn sẽ kết thúc quá trình và Word sẽ hiển thị dữ liệu thực tế cho từng nhãn:
Trong tab Thưcủa Word, chọn nút Kết thúc & Hợp nhất và chọn Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻtừ trình đơn.
Trong cửa sổ mở ra, chọn Tất cảvà chọn OK.
Tài liệu Word của bạn bây giờ sẽ hiển thị tất cả các nhãn của bạn với dữ liệu riêng lẻ của chúng.
Giờ đây, bạn có thể lưu tài liệu nhãn này, tạo PDF từ nó hoặc thực in tài liệu (nhãn).
6. Lưu nhãn Word được tạo từ Excel dưới dạng PDF
Bạn không cần phải sử dụng công cụ của bên thứ ba để lưu tài liệu nhãn Word của mình dưới dạng PDF:
Chọn tab Tệpở đầu cửa sổ Word.
Từ thanh bên ở bên trái, hãy chọn Lưu dưới dạng.
Chọn Duyệttrên ngăn bên phải.
Chọn một thư mục để lưu PDF của bạn trong, nhập tên cho PDF của bạn trong trường Tên tệp, chọn PDFtừ trình đơn thả xuống Lưu dưới dạngvà chọn Lưu.
7. In nhãn Word được tạo từ Excel
Bạn có thể in nhãn của mình trực tiếp từ Word. Đảm bảo máy in được kết nối với máy tính của bạn của bạn khi thực hiện in:
Chọn tab Tệpở đầu cửa sổ Word.
Chọn Inở thanh bên trái.
Chọn một máy in từ Máy intrên ngăn bên phải, sau đó chọn Inở trên cùng.
Và bạn tất cả đều được thiết lập.
Như bạn có thể thấy ở trên, Word và Excel giúp bạn tạo gần như tất cả các loại nhãn trên máy tính Windows và Mac của mình. Nếu điều này giúp bạn tạo loại nhãn trong Excel mà bạn muốn, hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét bên dưới.
bài viết liên quan: