Cách thay thế màu hàng và cột trong Microsoft Excel

Đổi màu của hàng và cột trong Excel, còn được gọi là tạo dải, là một cách giúp tài liệu dễ đọc hơn. Cách thực hành này rất hữu ích khi bạn có tài liệu có nhiều dữ liệu, dù là dự án ở trường học hay cơ quan. Microsoft Excel không có nút chuyên dụng để thay thế màu hàng và cột, vì vậy, bạn sẽ phải sáng tạo để đạt được kết quả về các hàng có dải băng.

Tài liệu Excel cung cấp một số cách để xen kẽ màu hàng và cột. Ví dụ: bạn có thể chọn các hàng và cột cụ thể và áp dụng màu cho từng cột. Mặc dù điều này nghe có vẻ giống như một giải pháp đơn giản, nhưng việc áp dụng màu hàng và cột theo cách thủ công sẽ rất tẻ nhạt nếu bảng tính Excel của bạn chứa hàng nghìn mục nhập. Hãy tưởng tượng bạn phải làm điều đó với tất cả tài liệu trong sổ làm việc. Vì vậy, hãy xem bạn có thể làm gì để thay thế màu hàng và cột trong Microsoft Excel một cách nhanh chóng.

1. Màu hàng và cột bằng cách sử dụng dải kiểu bảng

Sử dụng các kiểu bảng được xác định trước là cách nhanh chóng để áp dụng các màu thay thế cho các hàng trong tài liệu Excel. Tất cả những gì bạn phải làm là chọn các ô và chuyển đổi chúng thành bảng.

Chuyển đổi các ô và hàng Excel thành bảng thật dễ dàng. Chỉ cần chọn chúng và nhấn Ctrl+Ttrên bàn phím của bạn. Phím tắt Excel này sẽ tự động biến lựa chọn của bạn thành một bảng và không có dữ liệu nào trong các ô sẽ bị mất. Nhấp vào OK khi được nhắc.

Một bảng được tạo theo cách này sẽ được áp dụng một dải hàng tự động cho nó. Các hàng lẻ và hàng chẵn trong bảng của bạn sẽ được tô bóng bằng các màu khác nhau và việc tạo dải sẽ tiếp tục ngay cả khi bạn thêm hoặc xóa các hàng khỏi bảng của mình.

Nếu bạn muốn chuyển sang cột có dải băng thay vì hàng:

Chọn bảng hoặc một ô trong bảng, sau đó chuyển đến tab Thiết kế.

Tìm nhóm Tùy chọn kiểu bảng.

Đánh dấu vào hộp Cột có dải băngvà bỏ chọn Hàng có dải băng.

Hãy nhớ rằng bạn có thể áp dụng phương pháp này cho toàn bộ tài liệu nhưng đây không phải là giải pháp tốt nhất cho quá nhiều dữ liệu hoặc nhiều trang tính. Có lẽ sẽ thông minh hơn nếu cân nhắc sử dụng Định dạng có điều kiện.

Thay đổi kiểu bảng

Nếu bạn không thích các màu được áp dụng cho bảng Excel với tính năng tạo dải tự động (thông thường chúng có màu xanh lam và trắng), bạn có thể thay đổi chúng. Đây là cách thực hiện:.

Nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong bảng của bạn để chọn bất kỳ ô nào nhằm hiển thị tabThiết kế bảngtrong dải băng Excel.

Xác định nhóm kiểu bảngtrong tab Thiết kế bảng.

Sử dụng các nút mũi tên ở bên cạnh nhóm để cuộn qua các kiểu.

Chọn kiểu bạn muốn áp dụng cho bảng của mình.

Sử dụng Kiểu bảng tùy chỉnh

Nếu cần đánh dấu số lượng hàng khác nhau trong một sọc khác nhau (thay vì mỗi hàng khác), bạn sẽ cần tạo kiểu bảng tùy chỉnh.

Chọn một ô trong bảng của bạn và chuyển đến tab Thiết kế bảng.

Nhấp chuột phải vào kiểu bảng bạn muốn áp dụng và chọn Sao chéptừ menu.

Trong hộp thoại, nhập tên kiểu bảng tùy chỉnh của bạn vào trường Tên.

Từ danh sách, chọn Sọc hàng đầu tiên(Sọc cột đầu tiên nếu bạn muốn các cột được tô bóng) và đặtKích thước sọcthành giá trị bạn chọn. Điều này sẽ phụ thuộc vào số lượng hàng bạn muốn tô màu trong cùng một sọc.

Chọn Sọc hàng thứ hai(hoặc Sọc cột thứ hai nếu bạn muốn cột được tô bóng) từ danh sách và nhập giá trị đã chọn.

Để tùy chỉnh thêm kiểu bảng của bạn, hãy nhấp vào nútĐịnh dạng.

Chọn tab Phông chữ, Biên giớihoặc Điềntừ hộp thoại mới để sửa đổi kiểu của bạn.

Nhấp vào OK,và kiểu bảng của bạn sẽ được lưu.

Áp dụng kiểu mới được tạo này cho bảng của bạn bằng cách chọn kiểu đó từ Thư viện kiểu bảng.

Hoàn nguyên về Phạm vi ban đầukhoảng>

Nếu bạn không muốn giữ dữ liệu của mình trong bảng Excel và thích các ô Excel hơn, bạn luôn có thể chuyển đổi bảng trở lại phạm vi Excel thông thường. Bấm vào bất kỳ đâu trong bảng của bạn để chọn một ô ngẫu nhiên, sau đó bấm chuột phải. Chọn Bảngtừ menu, sau đó nhấp vào Chuyển sang phạm vitừ menu ngữ cảnh.

Tuy nhiên, khi bạn thực hiện việc này, việc tạo dải tự động sẽ dừng lại. Mặc dù các hàng bạn đã chọn sẽ vẫn được tô bóng nhưng không có hàng mới nào bạn thêm vào sẽ được tô màu..

2. Màu hàng thay thế với định dạng có điều kiện

Việc sử dụng định dạng có điều kiện để tô màu các hàng trong tài liệu Excel sẽ phức tạp hơn. Tuy nhiên, quá trình này sẽ giúp bạn sáng tạo như bạn muốn với các đường sọc vằn trên bảng tính của bạn. Trong phần này, bạn sẽ học cách tô màu cho mỗi hàng khác và thêm màu thứ hai hoặc tô màu cho các nhóm hàng. Có một công thức khác cho các kiểu tô bóng khác nhau mà bạn muốn áp dụng.

Đánh dấu mọi hàng và cột khác bằng định dạng có điều kiện

Đánh dấu mọi hàng hoặc cột khác bằng Định dạng có điều kiện sẽ có tác dụng tương tự như thực hiện với Kiểu bảng. Sự khác biệt là bạn sẽ làm việc trực tiếp với các ô Excel thay vì chuyển đổi dữ liệu của bạn thành bảng và quay lại phạm vi ban đầu. Hơn nữa, với định dạng có điều kiện, dải màu sẽ vẫn được giữ nguyên ngay cả khi bạn thêm hoặc xóa hàng và cột.

Thực hiện theo các bước sau:

Chọn các ô bạn muốn tô màu. Bạn có thể chọn tất cả các ô để áp dụng dải màu cho trang tính. Chỉ cần nhấp vào nút ở góc trên bên trái của bảng tính.

Chuyển đến tabTrang chủvà tìm Nhóm kiểu.

Nhấp vào Định dạng có điều kiệnvà chọnQuy tắc mới…từ menu thả xuống.

Khi cửa sổ Quy tắc định dạng mở ra, hãy chọn Sử dụng công thức để xác định ô nào cần định dạng.

Trong hộp Giá trị định dạng, hãy nhập công thức sau: =MOD(ROW(),2)=0

Chọn Định dạng.

Sửa đổi màu nền cho các hàng có dải băng của bạn trong tab Điền.

Khi bạn hài lòng với màu sắc, hãy nhấp vào OK.

Nhấp vào OKtrong cửa sổ Quy tắc định dạng mới để áp dụng các thay đổi.

Tài liệu Excel của bạn bây giờ trông như thế này:

Nếu muốn tô các hàng màu trắng bằng các màu khác nhau, bạn cần lặp lại các bước này. Tạo quy tắc mới nhưng lần này hãy sử dụng công thức sau: =MOD(ROW(),2)=1

Chọn một màu khác và tài liệu Excel của bạn sẽ trông giống như sau:

Như bạn có thể nhận thấy, để tô màu các hàng chẵn, bạn sẽ sử dụng giá trị 0và để tô màu các hàng lẻ, bạn sẽ sử dụng giá trị 1..

Các nhóm hàng xen kẽ có màu sắc khác nhau

Việc tô bóng các nhóm hàng có định dạng có điều kiện đòi hỏi một công thức phức tạp hơn. Nhưng các bước vẫn giữ nguyên.

Để đánh dấu nhóm đầu tiên và mọi nhóm khác mà bạn sẽ sử dụng:

=MOD(ROW()-RowNum,N*2)+1<=N

Để đánh dấu nhóm thứ hai và tất cả các nhóm chẵn bạn sẽ sử dụng:

=MOD(ROW()-RowNum,N*2)>=N

Lưu ý: N là số hàng trong mỗi nhóm và bạn có thể xác định nó. Điều này có nghĩa là bạn nên thay thế N trong công thức bằng số bạn đã chọn.

Dưới đây là một số ví dụ:

Tô màu mỗi hai hàng (bắt đầu từ nhóm đầu tiên): =MOD(ROW()-2,4)+1<=2

Tô màu mỗi hai hàng (bắt đầu từ nhóm thứ hai): =MOD(ROW()-2,4)>=2

Tô màu ba hàng một lần (bắt đầu từ nhóm thứ hai): =MOD(ROW()-3,6)>=3

Màu các hàng bằng ba màu khác nhau (bạn sẽ sử dụng ba công thức để đạt được điều này): =MOD(ROW()+3-1,3)=1

=MOD(ROW()+3-1,3)=2

=MOD(ROW()+3-1,3)=0

3. Cột thay thế màu với định dạng có điều kiện

Nếu bạn muốn áp dụng màu cho cột thay vì hàng thông qua định dạng có điều kiện, điều duy nhất khác biệt là công thức bạn sử dụng. Tất cả các bước khác cho Quy tắc định dạng có điều kiện đều giống nhau.

Chọn tài liệu hoặc phạm vi ô bạn muốn tô bóng.

Trong tabTrang chủ, chọnĐịnh dạng có điều kiệnvà đi tới Quy tắc mới.

Chọn Sử dụng công thức để xác định ô nào cần định dạng.

Nhập công thức đúng.

ChọnĐịnh dạngvà chọn màu từ tab Tô. Nhấp vào OKkhi bạn hài lòng với lựa chọn của mình.

Nhấp vào OKtrong cửa sổ Quy tắc định dạng mới để áp dụng bóng cho các cột của bạn.

Dưới đây là một số công thức mẫu để tô màu các cột trong Tài liệu Excel của bạn:

Tô màu mọi cột khác: =MOD(COLUMN(),2)=0 hoặc =MOD(COLUMN(),2)=1

Nhóm màu của hai cột (bắt đầu từ nhóm đầu tiên): =MOD(COLUMN()-1,4)+1<=2

Cột màu có ba màu khác nhau:

=MOD(COLUMN()+3,3)=1

=MOD(COLUMN()+3,3)=2.

=MOD(COLUMN()+3,3)=0

Màu sắc hàng và cột xen kẽ trong Microsoft Excel là một kỹ năng có giá trị đối với bất kỳ ai làm việc với bảng tính. Nó tăng cường sức hấp dẫn trực quan cho dữ liệu của bạn và hỗ trợ khả năng đọc, giúp thông tin phức tạp dễ hiểu hơn trong nháy mắt.

.

bài viết liên quan: