Nếu bạn quen với việc sử dụng các phiên bản Excel cũ hơn, các tùy chọn định dạng có điều kiện trong Excel 2007, 2010 và 2013 sẽ làm bạn ngạc nhiên. Vậy tại sao bạn muốn bận tâm sử dụng định dạng có điều kiện? Vâng, đây là một vài lý do tại sao tôi thích sử dụng tính năng này của Excel:
1. Để làm cho dữ liệu của bạn hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh.
2. Để làm cho bảng tính của bạn dễ hiểu hơn.
3. Để xác định một số loại số nhất định để được trợ giúp trong việc giải quyết vấn đề.
4. Để hỗ trợ bạn trong việc rút ra kết luận từ dữ liệu của bạn.
5. Hiển thị trực quan cho người dùng “tốt” hoặc “xấu” bằng cách sử dụng màu xanh lá cây và đỏ.
Bây giờ, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để định dạng mọi ô trong một phạm vi dựa trên tiêu chí của riêng bạn (và có rất nhiều tùy chọn định dạng để chọn). Ví dụ: nếu bạn có bảng lợi nhuận và bạn muốn mã màu tất cả lợi nhuận lớn hơn 200 đô la dưới dạng màu xanh lá cây và tất cả lợi nhuận ít hơn 200 đô la dưới dạng màu vàng và tất cả các tổn thất là màu đỏ thì bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để nhanh chóng thực hiện tất cả công việc cho bạn .
Định dạng có Điều kiện trong Excel
Định dạng có điều kiện cho phép bạn định dạng một lượng dữ liệu đáng kể một cách nhanh chóng và dễ dàng - trong khi vẫn có thể phân biệt các loại dữ liệu khác nhau. Bạn có thể tạo quy tắc cho các tùy chọn định dạng cho phép Microsoft Excel tự động định dạng cho bạn. Bạn thực sự chỉ phải thực hiện theo ba bước đơn giản.
Bước 1:Chọn các ô bạn muốn định dạng.
Bước 2:Nhấp vào nút Định dạng có điều kiệntrong menu Trang chủ, phần Kiểu.
Bước 3:Chọn quy tắc của bạn. Có Quy tắc ô đánh dấuvà Quy tắc đầu / cuốiở trên cùng cho phép bạn so sánh với các giá trị. Trong ví dụ này, chúng tôi áp đặt ba quy tắc. Đầu tiên là bất kỳ giá trị nào lớn hơn 200 đô la đều có màu xanh lá cây.
Cần lưu ý rằng chỉ có phần Quy tắc ô đánh dấu cũng có thể được sử dụng để so sánh tập dữ liệu với tập dữ liệu khác. Mọi thứ khác sẽ chỉ sử dụng một tập dữ liệu mà bạn đã đánh dấu và so sánh các giá trị với nhau. Ví dụ: khi sử dụng quy tắc Lớn hơn, tôi có thể so sánh các giá trị từ A1 đến A20 với một số cụ thể hoặc tôi có thể so sánh A1 đến A20 với B1 đến B20.
Cùng một logic được áp dụng cho các quy tắc thứ hai và thứ ba. Quy tắc thứ hai là bất kỳ thứ gì giữa $ 0 và $ 200 được định dạng màu vàng. Quy tắc thứ ba là bất kỳ thứ gì nhỏ hơn $ 0 đã được định dạng màu đỏ. Đây là những gì một phần của bảng tính đã hoàn thành.
Nếu bạn không thích các tùy chọn định dạng này, Excel có nhiều Định dạng Có điều kiện mới khác tùy chọn mà bạn có thể sử dụng. Ví dụ: bạn có thể chèn các biểu tượng như mũi tên màu (Bộ biểu tượng), biểu đồ thanh như trong ví dụ thứ hai (Thanh dữ liệu) hoặc thậm chí một loạt các màu được chọn tự động như trong ví dụ cuối cùng (Thang màu). Ba tùy chọn này chỉ so sánh các giá trị từ cùng một tập dữ liệu. Nếu bạn chọn A1 đến A20, nó sẽ chỉ so sánh các giá trị đó với nhau.
Nếu bạn sau đó quyết định rằng bạn không muốn các ô của bạn được định dạng theo điều kiện, tất cả những gì bạn phải làm là xóa định dạng. Để thực hiện việc này, hãy chọn nút Định dạng có điều kiện và chọn Xóa quy tắc. Sau đó, chọn xem bạn có muốn xóa các quy tắc khỏi chỉ các ô đã chọn hoặc từ toàn bộ bảng tính.
Ngoài ra, nếu bạn đã tạo một số quy tắc, bạn có thể quên những quy tắc nào bạn đã áp dụng cho những ô nào. Vì bạn có thể áp dụng nhiều quy tắc cho cùng một tập hợp các ô, nó có thể trở nên khá khó hiểu, đặc biệt nếu người khác tạo bảng tính. Để xem tất cả các quy tắc, hãy nhấp vào nút Định dạng có điều kiện và sau đó nhấp vào Quản lý quy tắc.
Khi bạn có nhiều quy tắc được áp dụng cho cùng một dải ô, các quy tắc được đánh giá theo thứ tự từ mức ưu tiên cao hơn đến mức ưu tiên thấp hơn. Theo mặc định, quy tắc mới nhất được thêm sẽ có mức độ ưu tiên cao hơn. Bạn có thể thay đổi điều đó bằng cách nhấp vào quy tắc và sau đó sử dụng các nút mũi tên lên và xuống để thay đổi thứ tự. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào menu thả xuống ở trên cùng và xem các quy tắc chỉ cho lựa chọn hiện tại hoặc cho từng trang tính trong sổ làm việc.
Ngoài ra còn có một hộp kiểm được gọi là Dừng nếu đúng, mà tôi sẽ không đi vào chi tiết ở đây bởi vì nó khá phức tạp. Tuy nhiên, bạn có thể đọc bài đăng này từ Microsoft để giải thích chi tiết.
Tùy chọn Định dạng Có Điều kiện Mới Excel 2010
Mọi thứ đều giống nhau Excel 2010 khi nói đến định dạng có điều kiện được bao gồm trong Excel 2007. Tuy nhiên, có một tính năng mới thực sự làm cho nó mạnh hơn rất nhiều.
Trước đó tôi đã đề cập rằng Quy tắc ô đánh dấu cho phép bạn so sánh một bộ dữ liệu với một tập hợp dữ liệu khác trên cùng một bảng tính. Trong năm 2010, bây giờ bạn có thể tham chiếu một trang tính khác trong cùng một sổ làm việc. Nếu bạn cố gắng thực hiện điều này trong Excel 2007, nó sẽ cho phép bạn chọn dữ liệu từ một trang tính khác, nhưng sẽ cung cấp cho bạn thông báo lỗi khi bạn cố bấm OK ở cuối.
Trong Excel 2010, bạn bây giờ có thể làm điều này, nhưng nó hơi phức tạp một chút nên tôi sẽ giải thích từng bước một. Giả sử tôi có hai trang tính và trên mỗi trang tính, tôi có dữ liệu từ B2 đến B12 cho một số thứ như lợi nhuận. Nếu tôi muốn xem giá trị nào trong B2 đến B12 từ trang tính 1 lớn hơn giá trị B2 đến B12 của trang tính 2, trước tiên tôi sẽ chọn giá trị B2 đến B12 trong trang tính 1 và sau đó nhấp vào Tuyệt vờibên dưới Quy tắc ô đánh dấu.
Bây giờ hãy nhấp vào nút tham chiếu ô mà tôi đã hiển thị ở trên. Hộp sẽ thay đổi và biểu tượng con trỏ sẽ trở thành chữ thập màu trắng. Bây giờ, hãy tiếp tục và nhấp vào trang tính 2 và chọn CHỈô B2. KHÔNGchọn toàn bộ dải ô từ B2 đến B12.
Bạn sẽ thấy hộp bây giờ có giá trị của = Sheet2! $ B $ 2. Chúng tôi sẽ cần phải thay đổi điều này thành = Sheet2! $ B2. Về cơ bản, chỉ cần loại bỏ các $mà đến trước khi 2. Điều này sẽ giữ cho cột cố định, nhưng cho phép số hàng thay đổi tự động. Vì lý do gì đó, nó sẽ không chỉ cho phép bạn chọn toàn bộ dải ô.
Nhấp lại vào nút tham chiếu ô rồi nhấp vào OK. Bây giờ các giá trị trong trang tính 1 lớn hơn trang tính 2 sẽ được định dạng theo các tùy chọn định dạng mà bạn đã chọn.
Hy vọng rằng, tất cả đều làm cho giác quan! Khi nhìn vào Excel 2013, dường như không có bất kỳ tính năng mới nào khi nói đến định dạng có điều kiện. Là mẹo cuối cùng, nếu bạn cảm thấy rằng các quy tắc mặc định không khớp với những gì bạn đang cố gắng hoàn thành, bạn có thể nhấp vào tùy chọn Quy tắc mớivà bắt đầu từ đầu. Điều tuyệt vời khi tạo quy tắc mới là bạn có thể sử dụng công thức để xác định ô nào cần định dạng, rất mạnh.
Mặc dù định dạng có điều kiện trông tương đối dễ dàng và đơn giản trên bề mặt, nó có thể trở nên khá phức tạp tùy thuộc vào dữ liệu và nhu cầu của bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng đăng nhận xét. Hãy tận hưởng!