Hiểu cách xây dựng công thức là một bước cơ bản trong học cách sử dụng Excel. Đây là phần sơ lược về cú pháp của các hàm và công thức trong MS Excel.
Mặc dù bạn có thể tiến xa bằng cách sao chép công thức từ các bảng tính khác hoặc chèn các hàm Excel từ menu chuyên dụng, nhưng bạn nên có ít nhất kiến thức cơ bản về cách thức hoạt động thực sự của cú pháp. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể sửa mọi lỗi hoặc điều chỉnh công thức để tận dụng tối đa bảng tính của mình.
Ý nghĩa của cú pháp là gì?
Ngôn ngữ lập trình được thiết kế để cho phép bạn hướng dẫn máy tính bằng các câu có cấu trúc. Cú pháp chỉ đơn giản đề cập đến các quy tắc của ngôn ngữ có cấu trúc như vậy vì máy tính không đủ thông minh để phân tích bất kỳ văn bản nào khác với tiêu chuẩn dự kiến.
Microsoft Excel tuy không phải là ngôn ngữ lập trình nhưng vẫn có khả năng hướng dẫn chương trình bằng cách sử dụng các công thức. Và cũng giống như bất kỳ hình thức hướng dẫn máy nào khác, điều này có cú pháp riêng. Hiểu cú pháp này là chìa khóa để tận dụng các khả năng của ứng dụng bảng tính.
Công thức trong Excel là gì?
Công thức Excel là một biểu thức có thể được nhập vào ô thay cho dữ liệu thực tế, sử dụng các phép toán hoặc các hàm khác để tạo ra kết quả. Ví dụ: một công thức có thể được viết để cộng tất cả các số trong một cột và hiển thị kết quả.
Tại sao lại sử dụng công thức cho việc này? Sau cùng, bạn có thể tự tính toán kết quả theo cách thủ công và chỉ cần nhập kết quả vào trường bắt buộc.
Ưu điểm của việc sử dụng công thức thay vì giá trị cố định để tính toán là điều này giúp việc cập nhật bảng tính dễ dàng hơn. Bất cứ khi nào bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong dữ liệu cơ bản dùng để tính toán, Excel sẽ tự động tính toán lại kết quả cho bạn.
Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng mở rộng quy mô công thức trên hàng trăm, hàng nghìn ô mà không làm mất đi độ chính xác. Bạn thậm chí có thể sao chép và dán các công thức này trên các sổ làm việc và để Excel tự động điều chỉnh các tham số cho phù hợp với vị trí mới của nó.
Xây dựng công thức cơ bản
Bạn nhập công thức vào ô bằng cách bắt đầu bằng dấu bằng rồi nhập biểu thức. Ví dụ: gõ cái này sẽ cho bạn tổng của hai số sau:.
= 30 + 40
Tất nhiên, việc thực hiện các phép tính trên các số tĩnh như thế này không đặc biệt hữu ích. Để cộng các số có trong một ô, bạn phải sử dụng tham chiếu ô.
Giống như hình vuông trên bàn cờ, các ô của bảng tính có thể được tham chiếu bằng cách kết hợp vị trí chữ cái và số của chúng. Số hàng số tăng lên khi bạn đi xuống bảng tính, trong khi số cột theo thứ tự bảng chữ cái tiến về phía bên phải.
Bạn có thể đã phát hiện ra vấn đề rõ ràng ở đây – bảng chữ cái hết khá nhanh, vậy còn các cột sau Z thì sao? Sau đó, chúng ta bắt đầu kết hợp các bảng chữ cái để tạo ra AA, AB, AC, v.v.
Sử dụng tham chiếu này, bạn có thể sử dụng giá trị của bất kỳ ô nào trong bảng tính trong công thức. Như thế này:
= A1 + A2
Lưu ý rằng khi bạn nhấn Enter, công thức sẽ chỉ xuất hiện trên thanh công thức – chính ô đó sẽ hiển thị giá trị kết quả. Vì vậy, bạn cần chọn một ô để xác định xem giá trị của nó có nguồn gốc từ công thức hay được nhập thủ công vào đó.
Đó là tất cả những gì bạn cần để tạo ra các công thức cơ bản có khả năng tự thực hiện các phép tính. Điều tuyệt vời nhất là nếu bạn sửa đổi bất kỳ ô nào đang được tham chiếu thì kết quả sẽ tự cập nhật.
Giới thiệu về hàm
Tham chiếu ô và số học cơ bản có thể đưa bạn đi xa nhưng chúng vẫn còn nhiều điều chưa được mong đợi. Chẳng hạn, việc viết các công thức tính tổng hàng trăm ô có thể rất tẻ nhạt, ngay cả khi bạn biết các tham chiếu.
Đó là lúc các hàm xuất hiện. Giống như bất kỳ ngôn ngữ lập trình nào, Excel bao gồm một loạt các hàm dựng sẵn có thể thực hiện các tác vụ phức tạp với cú pháp tương đối đơn giản.
Các hàm được gọi theo tên của chúng, theo sau là bất kỳ đối số nào được đặt trong dấu ngoặc đơn (hoặc dấu ngoặc đơn, vì chúng được gọi đúng). Ví dụ: bạn có thể sử dụng hàm SUM để thêm một số lượng lớn ô một cách dễ dàng:
Để rút ngắn công thức hơn nữa, chúng ta có thể chỉ định một phạm vi thay vì nhập tham chiếu của mỗi ô. Ví dụ: bạn có thể nhập A1:A4 để bao gồm toàn bộ phạm vi ô từ A1 đến A4. Điều này cũng có thể được mở rộng trên một hàng và bao gồm bao nhiêu ô tùy thích.
SUM không phải là hàm duy nhất bạn có. Có thể lấy danh sách đầy đủ bằng cách nhấp vào ƒ.