Nếu bạn đã cài đặt Microsoft Office, nhưng chưa bao giờ chạm vào Excel trước đây vì bạn không biết cách sử dụng hoặc không biết nó có thể làm gì cho bạn, thì bạn PHẢI đọc bài đăng này về việc học Làm thế nào để sử dụng Excel!
Microsoft Excel là một ứng dụng bảng tính mạnh mẽ có thể được sử dụng cho bất kỳ thứ gì từ một cơ sở dữ liệu đơn giản cho tới một ứng dụng Windows đầy đủ với các dạng cửa sổ, macro, và tiện ích bổ sung. Bạn có thể sử dụng Excel để tính toán khoản thanh toán cho vay xe, dữ liệu biểu đồ, quản lý hồ sơ khách hàng, giữ sổ địa chỉ, vv
Excel hiện đang được hầu hết các tổ chức tài chính lớn sử dụng để phân tích dữ liệu tài chính hàng ngày. Nó có rất nhiều chức năng tài chính, công thức và tiện ích bổ sung cho phép bạn sử dụng Excel để lưu trữ và phân tích dữ liệu một cách đơn giản, nhanh chóng.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ đi thông qua các khái niệm cơ bản của Excel: tạo sổ làm việc, sử dụng bảng tính, nhập dữ liệu, sử dụng công thức, v.v. để bạn có thể thoải mái với phần mềm và bắt đầu tự học bằng cách chơi với nó.
Bước đầu tiên Vào Excel
Trước tiên, hãy mở Excel và xem giao diện của chương trình. Mở Excel và một sổ làm việc mới sẽ tự động được tạo. Sổ làm việc là đối tượng cấp cao nhất trong Excel. Nó chứa Bảng tính, chứa tất cả dữ liệu thực tế mà bạn sẽ làm việc. Một sổ làm việc bắt đầu với ba trang tính, nhưng bạn có thể thêm hoặc xóa trang tính bất cứ lúc nào miễn là có ít nhất một trang tính trong sổ làm việc đã cho.
Bây giờ tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng, màn hình sau đây có thể trông hoàn toàn khác. Microsoft đã thay đổi giao diện cực kỳ từ Office 2003 đến 2007 thành 2010 và cuối cùng là vào năm 2013. Thật không may, tôi phải chọn một phiên bản để viết hướng dẫn này và tôi hiện đang chọn Excel 2010 vì nó nằm trong khoảng từ năm 2007 đến 2013 và cả ba các phiên bản sử dụng giao diện ribbon mới. Office 2013 chỉ làm cho giao diện đẹp hơn, nhưng bố cục tổng thể vẫn như cũ.
Trên đầu trang, bạn có dải băng Excel với nhiều tab và cũng có một loạt các biểu tượng nhỏ ở trên cùng trong Thanh công cụ truy cập nhanh. Các biểu tượng nhỏ này cho phép bạn thực hiện các hàm Excel rất phổ biến như thêm hoặc xóa các hàng trong trang tính hoặc các ngăn đóng băng, v.v.
Nếu bạn muốn tùy chỉnh giao diện ribbon, tức là thêm nút hoặc tùy chọn mà bạn bỏ lỡ từ phiên bản Excel cũ hơn, bạn có thể thực hiện điều đó bằng cách nhấp vào Tệprồi nhấp vào Tùy chọn.
Giờ hãy nhấp vào Tùy chỉnh Ribbonở dưới cùng bên trái và bạn sẽ có thể thêm hoặc xóa bất kỳ tùy chọn bạn có thể muốn. Theo mặc định, nó cho bạn thấy các lệnh phổ biến, nhưng bạn có thể nhấp vào menu thả xuống để xem tất cả các tùy chọn có thể có cho các tab khác nhau. Ngoài ra, một tùy chọn tôi thực sự thích là chọn Lệnh không trong ruy-băngtừ trình đơn thả xuống. Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng xem các lệnh nào chưa có trên ruy-băng và sau đó thêm bất kỳ lệnh nào bạn cảm thấy mình cần.
Ở cuối màn hình, bạn sẽ thấy ba trang tính có tên Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Đây là số mặc định mà mỗi sổ làm việc Excel bắt đầu bằng.
Trên các phiên bản cũ hơn của Excel, ngăn tác vụ được đặt ở bên phải của màn hình, tuy nhiên hiện đã bị xóa và tất cả các chức năng đã được chuyển đến tab Tệp. Đây là nơi bạn có thể thực hiện nhiều tác vụ phổ biến như mở sổ làm việc, tạo sổ làm việc mới, in và hơn thế nữa.
Bắt Bắt đầu với Excel
Cách tốt nhất để học bất cứ điều gì là thực sự làm điều gì đó hữu ích và Excel là ví dụ tốt nhất về điều này! Giả sử bạn là một trường trung học hoặc giáo viên đại học và bạn muốn theo dõi điểm số của học sinh, tính toán điểm trung bình và cho họ biết điểm thấp nhất mà họ cần để vượt qua bài kiểm tra cuối cùng để vượt qua lớp.
Âm thanh như một vấn đề đơn giản và đó là (một khi bạn nhận được công thức trong đầu của bạn)! Excel có thể làm điều này cho bạn rất nhanh, vì vậy hãy xem cách thực hiện.
Trước tiên, hãy nhập một số dữ liệu vào các ô trong Excel. Trong Excel, các cột được gắn nhãn bắt đầu từ A và tiếp tục Z và hơn thế nữa. Một ô chỉ đơn giản là một số hàng và cột cụ thể, tức là A1 là ô đầu tiên trong trang tính Excel.
Hãy nhập Sinh viênvào A1và sau đó nhập Aqua Ekhi tên học sinh tiếp tục xuống cột A như hình dưới đây:
Bây giờ, hãy nhập Kiểm tra 1, Kiểm tra 2và Kiểm tra 3vào ô B1, C1 và D1 tương ứng. Bây giờ chúng ta có một lưới 5 × 4, vì vậy chúng ta hãy điền vào một số điểm kiểm tra giả cũng như hình dưới đây:
Bây giờ chúng ta hãy tìm hiểu một số cơ bản về định dạng ô trong Excel. Ngay bây giờ bảng của chúng tôi trông không đẹp vì văn bản và các số được căn chỉnh khác nhau và các tiêu đề không tách biệt trực quan với dữ liệu. Trước tiên, hãy tập trung tất cả dữ liệu để mọi thứ trông đẹp hơn. Nhấp vào ô A1và kéo chuột của bạn xuống ô D6để đánh dấu toàn bộ tập dữ liệu:
Sau đó, nhấp vào tab Trang chủ và nhấp vào nút Căn giữa chính xác. Hiện tại lưới được đặt chính giữa với tất cả dữ liệu ngay bên dưới các tiêu đề.
Bây giờ, hãy xem thêm cách chúng tôi có thể định dạng các ô Excel. Hãy thay đổi màu của hàng đầu tiên thành một thứ khác để chúng ta có thể phân tách rõ ràng tiêu đề khỏi dữ liệu. Nhấp vào ô A1và kéo chuột trong khi giữ nút xuống ô D1. Nhấp chuột phải và chọn Định dạng ô.
Bây giờ có hai tùy chọn bạn có tại thời điểm này. Bạn sẽ thấy trong hình trên, một menu chuột phải bình thường bắt đầu bằng Cắt, Sao chép, v.v. nhưng bạn cũng sẽ nhận thấy một loại thanh công cụ nổi ngay phía trên menu. Menu nổi này là loại thanh công cụ tùy chọn phổ biến cho phép bạn thay đổi nhanh phông chữ, thay đổi kích thước văn bản, định dạng ô thành tiền hoặc phần trăm, cho phép bạn thay đổi màu nền hoặc màu phông chữ và thêm đường viền vào ô. Rất thuận tiện vì bạn không phải mở hộp thoại Định dạng Ô và làm ở đó.
Nếu bạn phải thực hiện một số định dạng nâng cao hơn không có sẵn trong thanh công cụ nhanh, hãy tiếp tục và mở hộp thoại. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn phương pháp của hộp thoại để chúng tôi có thể nhìn thấy nó. Trong hộp thoại Định dạng ô, nhấp vào tab Mẫuvà chọn màu từ bảng màu. Tôi đã chọn màu vàng để làm cho nó khác biệt.
Nhấp OK và bây giờ bạn sẽ thấy rằng màu sắc đã được thay đổi cho các ô đã chọn.
Hãy thêm một số đường viền giữa các ô để nếu chúng ta quyết định in ra trang tính Excel, sẽ có các đường màu đen giữa mọi thứ. Nếu bạn không thêm đường viền, các dòng bạn nhìn thấy trong Excel theo mặc định sẽ không in trên giấy. Chọn toàn bộ lưới và chuyển đến Định dạng ômột lần nữa. Lần này chuyển đến tab Đường viền. Nhấp vào các nút Bên ngoàivà Bên trongvà bạn sẽ thấy hộp hiển thị nhỏ ngay bên dưới các nút thay đổi tương ứng với các đường viền.
Nhấp OK và bây giờ bạn sẽ có các đường màu đen giữa tất cả các ô. Vì vậy, bây giờ chúng tôi đã định dạng lưới của chúng tôi để trông đẹp hơn nhiều! Bạn có thể thực hiện loại định dạng này cho dữ liệu của mình theo cách bạn thích hợp.
Sử dụng Công thức và Hàm trong Excel
Bây giờ hãy đến phần thú vị: sử dụng các hàm và công thức Excel để thực sự làm điều gì đó! Vì vậy, chúng tôi muốn tính toán điểm trung bình cho 5 học sinh của chúng tôi sau ba kỳ thi đầu tiên của họ. Excel có hàm trung bình mà chúng ta có thể sử dụng để tính toán giá trị này một cách tự động, nhưng chúng ta sẽ làm điều đó hơi khác một chút để chứng minh các công thức và hàm.
Thêm tiêu đề có tên Tổngtrong cột Fvà Trung bìnhtrong cột Gvà định dạng chúng giống như cách chúng tôi đã thực hiện với các ô tiêu đề khác.
Bây giờ đầu tiên chúng ta sẽ sử dụng hàm tổng của Excel để tính tổng của ba điểm cho mỗi học sinh. Nhấp vào ô F2và nhập "= sum (" không có dấu ngoặc kép. Dấu = cho Excel biết rằng chúng tôi dự định đưa một số loại công thức vào ô này. Khi bạn nhập vào dấu ngoặc đơn đầu tiên, Excel sẽ hiển thị một nhãn nhỏ cho bạn biết loại biến nào mà hàm này nhận được.
Từ SUM được xây dựng -in chức năng trong Excel mà tính tổng của một phạm vi quy định của các tế bào.Tại thời điểm này sau khi dấu ngoặc đơn đầu tiên, bạn có thể chọn phạm vi ô bạn muốn tổng hợp! Không cần phải gõ từng ô một! chọn các ô B2 đến D2 và bạn sẽ thấy rằng công thức được cập nhật tự động và có màu xanh lam.
Sau khi bạn chọn phạm vi, hãy nhập dấu ngoặc đơn đóng (Shift + 0)và nhấn Enter. Và bây giờ bạn có tổng các số! Không quá khó? Tuy nhiên, bạn có thể nói rằng nó sẽ là một nỗi đau hoàng gia để làm điều này cho một bộ 100 hoặc 500 sinh viên! n cách dễ dàng để sao chép công thức của bạn tự động cho các sinh viên khác.
Nhấp vào ô F2và sau đó di chuyển con chuột của bạn từ từ đến cạnh dưới bên phải của ô. Bạn sẽ nhận thấy rằng con trỏ thay đổi từ một chữ thập màu trắng thành chữ thập màu đen và phần dưới cùng bên phải của ô là một hộp đen nhỏ.
Nhấp và giữ chuột của bạn khi nó thay đổi và sau đó kéo nó vào hàng của học sinh cuối cùng. Và với điều đó, Excel sử dụng cùng một công thức, nhưng cập nhật các ô hàng hiện tại để tổng được tính cho mỗi hàng sử dụng dữ liệu của hàng đó.
Tiếp theo, nhấp vào ô G2và nhập dấu = để biểu thị chúng tôi đang bắt đầu công thức. Vì chúng ta muốn chia tổng cho 3 để lấy số trung bình, hãy nhập dấu = và sau đó chọn ô tổng F2. Tiếp tục với công thức bằng cách gõ "/ 3", có nghĩa là chia cho 3.
Nhấn Enter và bây giờ bạn đã nhập của riêng bạn forumla trung bình! Bạn có thể sử dụng dấu ngoặc đơn và thực hiện tất cả các hàm toán học theo cách tương tự. Bây giờ, hãy làm điều tương tự như chúng tôi đã làm với cột trung bình và nhấp vào hộp nhỏ màu đen ở góc dưới bên phải trong ô G2và kéo xuống dưới cùng. Excel sẽ tính trung bình cho phần còn lại của các ô sử dụng công thức của bạn.
Và cuối cùng, hãy đặt một công thức nữa để tính toán học sinh sẽ phải vào trận chung kết để có điểm A trong lớp! Chúng ta phải biết ba phần thông tin: lớp hiện tại của họ, điểm đậu cho lớp và phần trăm cuối cùng là giá trị của tổng số điểm. Chúng tôi đã có điểm hiện tại của chúng tôi mà chúng tôi tính toán và chúng tôi có thể giả định 70 là điểm vượt qua và trận chung kết có giá trị 25% tổng số điểm. Đây là công thức mà tôi nhận được từ trang web này.
Điểm cuối cùng = Bài thi có giá trị x Điểm thi + (1 - Điểm đáng giá) x Cấp hiện tại
Lớp cuối cùng sẽ là 70 vì đó là điểm vượt qua mà chúng tôi giả định, Bài kiểm tra có giá trị là 0,25 và chúng tôi phải giải quyết cho Điểm thi. Vì vậy, phương trình sẽ trở thành:
Điểm thi = (Hạng cuối cùng - (1 - Điểm đáng giá) x Lớp hiện tại) / Bài thi
Vì vậy, hãy tạo tiêu đề mới trong cột I và trong ô I2, gõ chữ “= (70- (1-.25) *” và sau đó chọn ô G2 và sau đó tiếp tục với “) /. 25” và sau đó nhấn Enter. Bây giờ bạn sẽ thấy điểm yêu cầu và cũng là công thức trong thanh công thức phía trên các tên cột. Như bạn có thể thấy bên dưới, Sinh viên A cần có ít nhất 49 điểm để đảm bảo họ đạt điểm 70 cho điểm cuối cùng của họ.
Một lần nữa, lấy ô đen dưới cùng của ô và kéo nó xuống dưới cùng của tập dữ liệu. Và viola! Bây giờ bạn đã sử dụng các hàm Excel, đã tạo các công thức của riêng bạn trong Excel và các ô được định dạng để làm cho chúng hấp dẫn trực quan.
Hy vọng điều này sẽ hữu ích! Tôi sẽ cố gắng và viết nhiều hơn như thế này cho các tính năng nâng cao hơn của Excel và các sản phẩm Office khác. Xin vui lòng để lại bình luận của bạn trên hướng dẫn Excel này! Hãy tận hưởng!